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【断るなら電話orメール?】会社説明会をキャンセルするポイント | 例文も

【就活イベント主催者が教える】就活イベントキャンセルは電話?メール?例文,ポイントも

こんにちは。「就活の教科書」編集部の天野です。
この記事では、会社説明会をキャンセルする時のポイントを解説します。
就活生のみなさんは、会社説明会をキャンセルする時にきちんと連絡していますか?

「就活の教科書」編集部 天野

就活生くん

会社説明会には、連絡しなくても自分に悪影響はなさそうなので、キャンセルの連絡はしていません。
会社説明会をキャンセルする時って、連絡した方が良いんですか?

就活生ちゃん

会社説明会と他の予定が被ってしまったので、キャンセルする必要がありますが、どうやって連絡をすれば良いかわかりません。
会社説明会をキャンセルする連絡の仕方を教えてほしいです。

会社説明会をキャンセルする時って、どんな連絡をすれば良いのか悩みますよね。
しかし、会社説明会をキャンセルする時にはきちんと連絡をしないと、後で大変なことになる可能性がありますよ。

「就活の教科書」編集部 天野

 

そこでこの記事では、会社説明会をキャンセルする時のポイントを解説します。

合わせて、会社説明会を電話・メールでキャンセルする例文も紹介します。

この記事を読めば、「会社説明会って、どうやってキャンセルすれば良いかわからない…」と悩むこともなくなります。

「会社説明会のキャンセル方法が知りたい!」そんな就活生はぜひ読んでください。

 

会社説明会のキャンセルで連絡は必須

就活生くん

そもそも会社説明会のキャンセルって、事前に連絡は必要なんですか?
1人ぐらいキャンセルしても、会社説明会に影響は出なさそうだけど。

会社説明会のキャンセルでも事前の連絡は必須です。

「就活の教科書」編集部 天野

就活イベントでは、就活生同士でのグループワークが組まれている可能性があります。
そのため、会社説明会を無断キャンセルされると、グループ編成をし直す必要があり、主催者に迷惑をかけてしまいます。
会社説明会をキャンセルする際の連絡手段は、「電話」「メール」のどちらでも構いません。
次のイベントに参加できなくなる場合もあるので、会社説明会の無断キャンセルは避けましょう。

 

会社説明会の当日キャンセルは電話で連絡

就活生くん

会社説明会は無断キャンセルしてはいけないんですね。
会社説明会を当日キャンセルする時は、どうやって連絡すれば良いんですか?

会社説明会を当日キャンセルする場合は、電話で連絡しましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

電話で連絡することで、会社説明会をキャンセルする旨を、担当者に確実に伝えられます。

会社説明会の当日にメールで連絡をしても、担当者は忙しく、メールを確認できない場合が多いです。

そのため、会社説明会を当日キャンセルする場合は、電話で連絡するようにしましょう。

ちなみに、担当者の電話番号は、会社説明会主催者からのメールに書かれていることが多いです。

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“電話で”会社説明会をキャンセルする際の4つのポイント

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会社説明会の当日キャンセルは、電話で伝える必要があるんですね。
でも、電話で会社説明会をキャンセルする時には、どうやって伝えれば良いんですか?

「就活の教科書」編集部 天野

電話で会社説明会をキャンセルする際には、以下の4点に気をつけましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイント
  • 最初に自分の名前と大学名を伝える
  • キャンセルする理由を伝える
  • 当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える
  • 電波の良い、静かな場所で電話する

それでは電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントを1つずつ解説していきます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント①:最初に自分の名前と大学名を伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの1つ目は「最初に自分の名前と大学名を伝える」です。

いきなり会社説明会をキャンセルと伝えられても、誰からの連絡かわからず、担当者は困ってしまいます。

そのため、電話が繋がったら「〇〇大学の〇〇です。」と、自分の名前と大学名を最初に伝えましょう。

最初に自分の名前を伝えるのは、会社説明会のキャンセルに限らず、電話をする時のマナーです。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント②:キャンセルする理由を伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの2つ目は「キャンセルする理由を伝える」です。

自分の名前を伝えたら、次はキャンセル理由を伝えましょう。

担当者もキャンセル理由には深入りはしてこないはずなので、簡潔に伝えられれば大丈夫です。

キャンセル理由は「発熱のため」「急用のため」など、この程度の簡潔さで大丈夫です。
またキャンセル理由は嘘をつかずに、正直に伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント③:当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの3つ目は「当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える」です。

当日キャンセルは、当日の予定を変更させるなど、会社説明会の主催者に迷惑をかけています。

マナーとして、電話の最後に「当日キャンセルで申し訳ない」という気持ちを伝えましょう。

「次回は必ず参加させていただきますので、よろしくお願いいたします。」と最後に付け加えると、担当者に好印象を与えられるのでおすすめです。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント④:電波の良い、静かな場所で電話する

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの4つ目は「電波の良い、静かな場所で電話する」です。

会社説明会をキャンセルするのに加えて、うるさい場所や電波の悪い場所で連絡をしてしまうと、さらに悪印象です。

会社説明会をキャンセルする最低限のマナーとして、電波の良い、静かな場所で電話しましょう。

会社説明会を当日キャンセルされるだけでなく、電波の悪い電話だと、担当者をイライラさせてしまいます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

“メールで”会社説明会をキャンセルする時の例文

就活生くん

メールで会社説明会をキャンセルする場合には、どんな文章を書けば良いですか?

会社説明会を初めてキャンセルする時には、どんな文章を書けばよいのか悩みますよね。
会社説明会のキャンセルメールは、以下のような例文が書けると完璧です。

「就活の教科書」編集部 天野

件名 
【○月○日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い】

本文
株式会社〇〇
会社説明会ご担当者様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の天野と申します。

現在、〇月〇日開催予定の会社説明会への参加を予約しておりますが、
(キャンセル理由)のため、
予約をキャンセルさせていただきたく、ご連絡を差し上げました。

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
天野 陽馨
携帯:xxxx-xxxxx-xxxxx
メール:xxxxx@xxxxxxxxxx.ne.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

会社説明会のキャンセルメールでは、このように用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

“メールで”会社説明会をキャンセルする際の5つのポイント

就活生くん

会社説明会をキャンセルする例文を読んで、なんとなくイメージは掴めました。
でも、実際に会社説明会のキャンセルメールを書く時には、どのようなことを意識すれば良いでしょうか。

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントには、以下の5つがあります。

「就活の教科書」編集部 天野

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイント
  • メールの件名はわかりやすく簡潔に書く
  • 企業名は省略せずに正しく書く
  • キャンセルの理由を明確に書く
  • メールの最後に自分の署名を書く
  • メールに顔文字や絵文字は使わない
それではメールで会社説明会をキャンセルする際のポイントを1つずつ解説していきます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント①:メールの件名はわかりやすく簡潔に書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの1つ目は「メールの件名はわかりやすく簡潔に書く」です。

キャンセルメールの件名では「何をどうしたいのか」という結論を伝えましょう。

またキャンセルメールの件名を【 】で囲むと、目立ちやすくなるので、担当者から見落とされにくくなります。

会社説明会の主催者は、一度にいくつもの会社説明会を並行して開催しています。
そのため、何月何日の会社説明会をキャンセルしたいのかを書くと、担当者にとってより親切です。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント②:企業名は省略せずに正しく書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの2つ目は「企業名は省略せずに正しく書く」です。

メールを企業宛に送る場合は、企業名は省略せずに、正式名称で正しく書くのがマナーです。

そのため、会社説明会のキャンセルメールでは、企業名は省略せずに正しく書きましょう。

 

ポイント③:キャンセルの理由を明確に書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの3つ目は「キャンセルの理由を明確に書く」です。

会社説明会をキャンセルする理由を伝えれば、信憑性が上がり、会社説明会の主催者もキャンセルに納得できます。

会社説明会の主催者は、キャンセル理由について必要以上に詮索してこないはずなので、キャンセルの理由は明確に書きましょう。

キャンセル理由は、「体調を崩したため」「外せない用事ができたため」など、簡潔に書きましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント④:メールの最後に自分の署名を書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの4つ目は「メールの最後に自分の署名を書く」です。

署名を書くことで、企業があなたに連絡を取ろうとした際に、連絡先を示すことができます。

署名には、携帯電話番号やメールアドレスなど、最低限の連絡先を示しておきましょう。

以下に署名の例を用意したので、コピーして使ってみてください。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
天野 陽馨
携帯:xxxx-xxxxx-xxxxx
メール:xxxxx@xxxxxxxxxx.ne.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

署名の前後には、横棒などを引いて、署名だとわかるようにしておきましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント⑤:メールに顔文字や絵文字は使わない

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの5つ目は「メールに顔文字や絵文字は使わない」です。

公的なメールに顔文字や絵文字は使わないのは、社会人としての常識です。

普段から顔文字や絵文字をよく使う就活生は、注意しましょう。

申し訳ない気持ちを表すために「m(_ _)m」などの顔文字は使わないようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

また合同説明会では、他にも知っておくべきマナーがたくさんあります。

合同説明会のマナーに不安がある人は、合同説明会の服装やメールや当日の持ち物などが分かりますので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 天野

 

 

まとめ:会社説明会のキャンセルは、事前にメールで連絡しよう

今回は、会社説明会をキャンセルする電話やメールでのポイントや会社説明会をキャンセルするメールの例文を紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

当日キャンセルは電話、前日までのキャンセルはメールでするのでした。
また、電話とメールで会社説明会をキャンセルする際のそれぞれのポイントは以下の通りでした。

「就活の教科書」編集部 天野

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイント

  • 最初に自分の名前と大学名を伝える
  • キャンセルする理由を伝える
  • 当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える
  • 電波の良い、静かな場所で電話する

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイント

  • メールの件名はわかりやすく簡潔に書く
  • 企業名は省略せずに正しく書く
  • キャンセルの理由を明確に書く
  • メールの最後に自分の署名を書く
  • メールに顔文字や絵文字は使わない

会社説明会では、就活生同士でのグループワークが組まれている場合があり、無断キャンセルは多大な迷惑をかける可能性があります。

僕も就活イベントを主催したことがあるのですが、キャンセル理由はどうでもよくて、キャンセルの連絡がほしいです。

会社説明会主催者のためにも、会社説明会の無断キャンセルはやめましょう。