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【内定者が教える】会社説明会のキャンセル方法,例文 | 断るなら電話orメール?

【就活イベント主催者が教える】就活イベントキャンセルは電話?メール?例文,ポイントも

こんにちは。「就活の教科書」編集部の天野です。
今回は、会社説明会をキャンセルする電話やメールでのポイントや会社説明会をキャンセルするメールの例文を紹介していきます。
みなさんは、会社説明会をキャンセルするときに、きちんと連絡していますか?

「就活の教科書」編集部 天野

就活生くん

企業の説明会のキャンセルには連絡しています。
でも会社説明会には連絡しなくても自分に悪影響はなさそうなので連絡していません。

就活生ちゃん

会社説明会と他の予定が被ってしまいました。
会社説明会をキャンセルするメールの内容を教えてほしい。

そこでこの記事では、「就活の教科書」編集部の天野が、会社説明会をキャンセルする電話や、メールでのポイントを解説します。

加えて、会社説明会をキャンセルするメールの例文も紹介していきます。

「会社説明会のキャンセルのやり方が知りたい!」そんな就活生はぜひ読んでください。

 

会社説明会のキャンセルで連絡は必須

就活生くん

そもそも会社説明会のキャンセルって事前に連絡は必要なんですか?
1人ぐらいキャンセルしても悪影響はあまり出なさそう。
会社説明会のキャンセルでも事前の連絡は必須です。
就活イベントでは就活生同士でのグループワークが組まれてる場合があります。
そのため、無断キャンセルをされると、グループ編成をし直す必要があって、就活イベントの主催者に迷惑をかけてしまいます。
次のイベントに参加できなくなる場合もあるので、会社説明会の無断キャンセルはやめましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

会社説明会の当日キャンセルは電話で連絡

就活生くん

会社説明会は無断キャンセルしてはいけないんですね。
会社説明会を当日キャンセルするときは、電話かメールのどちらが良いですか?
会社説明会を当日キャンセルする場合は、メールではなく電話で連絡しましょう。
就活イベントの当日にメールで連絡しても、メールを確認されない場合が多いです。
そのため、確実に担当者にキャンセルの旨を伝えられる電話で連絡しましょう。
担当者の電話番号は、就活イベント主催者からのメールに書かれていることが多いです。

「就活の教科書」編集部 天野

 

電話で会社説明会をキャンセルする際の4つのポイント

就活生くん

会社説明会の当日キャンセルは電話で伝える必要があるんですね。
それでは、電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントを教えてください。
電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントには以下の4つがあります。

「就活の教科書」編集部 天野

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイント
  • 最初に自分の名前と大学名を伝える
  • キャンセルする理由を伝える
  • 当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える
  • 電波の良い、静かな場所で電話する
それでは電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントを1つずつ解説していきます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント①:最初に自分の名前と大学名を伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの1つ目は「最初に自分の名前と大学名を伝える」です。

いきなり会社説明会をキャンセルと伝えられても、誰からの連絡かわからず、担当者にとって不親切です。

そのため、電話が繋がったらまず「〇〇大学の〇〇です。」と最初に自分の名前と大学名を伝えましょう。

最初に自分の名前を伝えるのは、就活イベントのキャンセルに限らず電話をする時のマナーです。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント②:キャンセルする理由を伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの2つ目は「キャンセルする理由を伝える」です。

自分の名前を伝えたら、次はキャンセルの旨を伝えて、キャンセル理由を伝えましょう。

担当者もキャンセル理由には深入りはしてこないはずなので、簡潔に伝えられれば大丈夫です。

「発熱のため」「急用のため」など、この程度の簡潔さで大丈夫です。
またキャンセル理由は嘘をつかずに正直に伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント③:当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの3つ目は「当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える」です。

当日キャンセルは担当者に連絡したとは言えど、少なからず就活イベント主催者に迷惑をかけています。

そのためマナーとして、電話の最後に当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝えましょう。

「次回は必ず参加させていただきますので、よろしくお願いいたします。」と最後に言うとさらに好印象です。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント④:電波の良い、静かな場所で電話する

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイントの4つ目は「電波の良い、静かな場所で電話する」です。

会社説明会をキャンセルするのに加えて、うるさい場所や電波の悪い場所で連絡をしてしまうとさらに悪印象です。

会社説明会をキャンセルする最低限のマナーとして、電波の良い、静かな場所で電話しましょう。

当日キャンセルをされて会社説明会主催者も忙しいのに、電波の悪い電話が来るとイライラしてしまいます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

前日までの会社説明会のキャンセルはメールでもOK

就活生くん

会社説明会の当日キャンセルは電話でするべきなのですね。
メールでのキャンセルはダメですか?
前日までのキャンセルであれば、メールでもOKです。
ただし、メールで伝える場合は、自分の細かい表現が伝えにくいのでいくつか注意するポイントがあります。
ポイントはあとで詳しく解説しますね。

「就活の教科書」編集部 天野

 

会社説明会のキャンセルメールの例文

まずは会社説明会のキャンセルメールの例文を紹介しますね。

「就活の教科書」編集部 天野

件名 
【○月○日開催予定の会社説明会キャンセルのお願い】

本文
株式会社〇〇
就活イベントご担当者様

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
大変お世話になっております。

現在〇月〇日開催予定の会社説明会への参加を予約しておりますが、
(キャンセル理由)のため、
予約をキャンセルさせていただきたくご連絡しました。

ご多忙の中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご了承の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
(名前)〇〇
〇〇大学〇〇学部〇〇学科 〇年
携帯:xxxx-xxxxx-xxxxx
メール:xxxxx@xxxxxxxxxx.ne.jp
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

このように用件を簡潔に伝えることを意識しましょう。

 

メールで会社説明会をキャンセルする際の5つのポイント

就活生くん

例文があると参考にしやすいです。
この例文は、どのようなポイントに注意して書かれているんですか?
メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントには以下の5つがあります。

「就活の教科書」編集部 天野

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイント
  • メールの件名はわかりやすく簡潔に書く
  • 企業名は省略せずに正しく書く
  • キャンセルの理由を明確に書く
  • メールの最後に自分の署名を書く
  • メールに顔文字や絵文字は使わない
それではメールで会社説明会をキャンセルする際のポイントを1つずつ解説していきます。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント①:メールの件名はわかりやすく簡潔に書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの1つ目は「メールの件名はわかりやすく簡潔に書く」です。

キャンセルメールの件名では「何をどうしたいのか」結論を伝えましょう。

またキャンセルメールの件名を【 】で囲むと、目立ちやすくなって担当者から見落とされにくくなります。

会社説明会主催者は一度にいくつもの会社説明会を並行して開催しています。
そのため、いつの会社説明会をキャンセルしたいのかを書くと担当者にとってより親切です。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント②:企業名は省略せずに正しく書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの2つ目は「企業名は省略せずに正しく書く」です。

メールを企業宛に送る場合は、企業名は正式名称で省略せずに正しく書くのがマナーです。

また就活イベントのキャンセルメールはお詫びの気持ちで書く必要があります。

そのため、就活イベントのキャンセルメールでは企業名は省略せずに正しく書きましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント③:キャンセルの理由を明確に書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの3つ目は「キャンセルの理由を明確に書く」です。

会社説明会をキャンセルする理由を伝えれば、信憑性が上がり、会社説明会の主催者もキャンセルに納得できます。

活イベントの主催者はキャンセル理由について必要以上に詮索してこないはずなので、キャンセルの理由は明確に書きましょう。

キャンセル理由は詳しく書きすぎる必要もありません。
簡潔に書きましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント④:メールの最後に自分の署名を書く

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの4つ目は「メールの最後に自分の署名を書く」です。

住所や自宅電話番号まで、詳しすぎる情報を書く必要はありません。

しかし、携帯電話番号やメールアドレスなど最低限の連絡先は示しておきましょう。

署名の前後には横棒などを引いて、署名とわかるようにしておきましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

ポイント⑤:メールに顔文字や絵文字は使わない

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイントの5つ目は「メールに顔文字や絵文字は使わない」です。

公的なメールに顔文字や絵文字は使わないのは常識です。

顔文字や絵文字を使うのは家族や友達だけにしましょう。

申し訳ない気持ちを表すために「m(_ _)m」などの顔文字は使わないようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 天野

 

まとめ:会社説明会のキャンセルは事前連絡が大切

今回は、会社説明会をキャンセルする電話やメールでのポイントや会社説明会をキャンセルするメールの例文を紹介しましたが、いかがだったでしょうか。

当日キャンセルは電話、前日までのキャンセルはメールでするのでした。
また、電話とメールで会社説明会をキャンセルする際のそれぞれのポイントは以下の通りでした。

「就活の教科書」編集部 天野

電話で会社説明会をキャンセルする際のポイント

  • 最初に自分の名前と大学名を伝える
  • キャンセルする理由を伝える
  • 当日キャンセルで申し訳ない気持ちを伝える
  • 電波の良い、静かな場所で電話する

メールで会社説明会をキャンセルする際のポイント

  • メールの件名はわかりやすく簡潔に書く
  • 企業名は省略せずに正しく書く
  • キャンセルの理由を明確に書く
  • メールの最後に自分の署名を書く
  • メールに顔文字や絵文字は使わない

会社説明会では就活生同士でのグループワークが組まれてる場合があり、無断キャンセルは多大な迷惑をかける場合があります。

僕も就活イベントを主催したことがあるのですが、キャンセル理由はどうでもよくて、キャンセルの連絡がほしいです。

会社説明会主催者のためにも、会社説明会の無断キャンセルはやめましょう。