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【内定者が教える】OB訪問のリマインドメールって何? 前日メールの書き方

【内定者が語る】OB訪問のリマインドメールって何?前日に送るメールの書き方

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内定者ライター 南田
内定者ライター 南田
こんにちは。内定者ライターの南田です。今回はOB/OG訪問におけるリマインドメールについて書きます。
OB訪問のメールにこんな疑問や悩みを持っているのではないでしょうか。
就活生くん
就活生くん
「OB訪問の約束をしたけど、相手が忘れてないか心配…。
前日にもう一度OBに連絡した方が丁寧なのかな…」
就活生ちゃん
就活生ちゃん
「OB訪問について調べたら、リマインドメールってでてきたけど何のこと?」

 

そこでこの記事では、リマインドメールの意味やテンプレート、リマインドメールを書くときのポイントやその重要性などをまとめています。

「OB訪問のリマインドメールについて知りたい!」そんな方はぜひ読んでください。

 

(参考)OB訪問についての情報は、こちらの記事に全てまとめています。

【内定者が完全解説】就活の"OB訪問"って何?社会人20人にOB訪問した僕が全て教えます そこでこの記事では、OB訪問とは何かを知らないあなたのために、OB訪問についてゼロから完全解説していきま...

そもそもリマインドメールって?

そもそも「リマインドメール」とは一体どういう意味なのでしょうか。

”リマインド”とは、英語で”remind”と表記します。この英単語には、”思い出させる・気づかせる”という意味があります。

 

つまり”リマインドメール”とは、”思い出させる・気づかせるメール”となります。

もう少しわかりやすくいうと、”相手に約束を思い出させる、あるいは気づかせるために、再確認として送るメール”です。

たとえば、重要な会議の日程を再確認したい時などに、リマインドメールを用います。

 

今回はOB訪問の前日、もしくは数日前に送るリマインドメールの書き方を紹介していきます。

 

OB/OG訪問におけるリマインドメールのテンプレート

最初に、OB/OG訪問におけるリマインドメールのテンプレートを以下に記載しておきます。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学のリア就花子です。

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

お世話になっております。
○○大学のリア就花子と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00に〇〇カフェ(住所)でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
リア就 花子(りあしゅう はなこ)

自宅TEL:000-0000-0000
携帯TEL:000-0000-0000
E-mail:hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

OB/OG訪問におけるリマインドメールのポイント

次に、OB/OG訪問におけるリマインドメールのポイントを項目別にまとめました。

以下で紹介するポイントは、リマインドメールに限らず、ビジネスメールにおいても大切なポイントばかりです。

ビジネスメールの基本を身に着けて、社会人に失礼のないメールを送れるようにしましょう。

 

リマインドメールのポイントは、4つに分けています。一つずつ見ていきましょう。

  • 件名
  • 宛名
  • 用件
  • 署名

 

件名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント1つ目は、件名についてです。

件名には、①メールの内容(簡潔に)②大学名③自分の名前をいれましょう。

その理由は、相手が一目で何のメールなのかを判断できるようにするためです。

 

社会人は毎日膨大な量のメールを処理しています。そのため、あなたのメールが瞬時にどういう要件であるのかがわかるということは、相手にとって非常に重要です。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学のリア就花子です。

 

宛名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント2つ目は、宛名についてです。

宛名には、①相手の所属企業名(所属部署・所属課)②相手の名前をいれましょう。

所属部署と所属課は、分かれば書くようにしてください。

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

 

本文

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント3つ目は、「本文」についてです。

本文には、①冒頭のあいさつ②日時や場所といった、リマインドに関する詳細と、③締めのあいさつをいれましょう。

お世話になっております。
○○大学のリア就花子と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00に〇〇カフェ(住所)でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

署名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント4つ目は、「署名(しょめい)」についてです。

署名には、①自分の所属大学・学部・学科②自分の名前③自分の電話番号④自分のメールアドレスをいれましょう。

署名を記すことによって、相手は誰からメールが来たのか一目でわかります。

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
リア就 花子(りあしゅう はなこ)

自宅TEL:000-0000-0000
携帯TEL:000-0000-0000
E-mail:hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

リマインドメールのNG例

リマインドメールでのNG例として、「件名に”リマインドメール”と書いてしまう」があります。

件名:【明日のOB訪問のリマインドメールです。】
○○大学のリア就花子です。

 

件名に「リマインドメール」と書いてしまうと、不愉快に感じる人が一定数います。

なぜ不愉快に感じるかというと、「あの約束覚えてる?返事がまだだから催促(リマインド)のメールを送ったよ!」という印象を相手がもってしまうからです。

そのため、件名には「リマインドメール」と書かず、【明日のOB訪問につきまして】【明日のOB訪問に関しまして】などと言い換えるようにしましょう。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学のリア就花子です。

件名:【明日のOB訪問に関しまして】○○大学のリア就花子です。

 

OB/OG訪問におけるリマインドメールの重要性と効果

最後に、OB/OG訪問におけるリマインドメールの重要性と効果について書きます。

なぜリマインドメールが重要かというと、相手が約束を忘れていたり、日時の覚え違いをしている可能性があるためです。

リマインドメールを送ることで、互いの認識のズレを埋めることができます。

 

またリマインドメールを送ることによって、相手に丁寧な印象を与える効果もあります。

学生のうちからリマインドメールができるようになっておけば、「お、しっかりした学生だな」とOBからの第一印象も良いものになるでしょう。

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は内定者ライターの南田が、OB/OG訪問におけるリマインドメールについての記事を書きました。

ちょっとした気遣いで、OBとのコミュニケーションが円滑になるので、ぜひリマインドメールを送ってみてください。

あなたのOB訪問が実りあるものになることを願っています。

内定者ライター 南田
内定者ライター 南田
他にも、OB訪問に関する記事がたくさんありますので、ぜひ合わせて参考にしてください。

 

「OB訪問をしたいけど、社会人の知り合いがいない!」という方には、OB訪問のアプリやサイトを使ってみましょう。

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南田
南田
大手IT業界N社の技術職の内定者。関西大学 文学部を卒業予定。就職活動を経験して得た、学生目線でのリアルな感想や気づきを皆さんに伝えたい。
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