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【内定者が教える】OB訪問のリマインドメールって何? 前日メールの書き方,必要性も解説

【内定者が語る】OB訪問のリマインドメールって何?前日に送るメールの書き方

こんにちは。「就活の教科書」編集部の南田です。今回はOB/OG訪問におけるリマインドメールについて書きます。
OB訪問のメールにこんな疑問や悩みを持っているのではないでしょうか。

「就活の教科書」編集部 南田

就活生くん

OB訪問の約束をしたけど、相手が忘れてないか心配…。
前日にもう一度OBに連絡した方が丁寧なのかな…

就活生ちゃん

OB訪問について調べたら、リマインドメールってでてきたけど何のこと?

 

そこでこの記事では、リマインドメールの意味やテンプレート、リマインドメールを書くときのポイントやその必要性などをまとめています。

「OB訪問のリマインドメールについて知りたい!」そんな方はぜひ読んでください。

 

OB訪問する社会人を探すには、専用のサイト/アプリを利用してみてください。

 

そもそもリマインドメールって?

そもそも「リマインドメール」とは一体どういう意味なのでしょうか。

”リマインド”とは、英語で”remind”と表記します。この英単語には、”思い出させる・気づかせる”という意味があります。

 

つまり”リマインドメール”とは、”思い出させる・気づかせるメール”となります。

もう少しわかりやすくいうと、”相手に約束を思い出させる、あるいは気づかせるために再確認として送るメール”です。

たとえば、重要な会議の日程を再確認したい時などにリマインドメールを用います。

 

今回はOB訪問の前日、もしくは数日前に送るリマインドメールの書き方を紹介していきます。

 

OB/OG訪問前日のリマインドメールのテンプレート

最初に、OB/OG訪問前日のリマインドメールのテンプレートを以下に記載しておきます。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学の就活 花子です。

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

お世話になっております。
○○大学の就活 花子と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00に〇〇カフェ(住所)でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
就活 花子(しゅうかつ はなこ)

自宅TEL:000-0000-0000
携帯TEL:000-0000-0000
E-mail:hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

このテンプレートのように、前日にリマインドメールを送れば失礼にならないです。
ぜひ参考にしてみてください。

「就活の教科書」編集部 南田

 

OB/OG訪問前日のリマインドメールのポイント

次に、OB/OG訪問前日のリマインドメールのポイントを項目別にまとめました。

以下で紹介するポイントはリマインドメールに限らず、ビジネスメールにおいても大切なポイントばかりです。

ビジネスメールの基本を身に着けて、社会人に失礼のないメールを送れるようにしましょう。

OB/OG訪問前日のリマインドメールのポイントは、次の4つです。

  • 件名
  • 宛名
  • 用件
  • 署名

この4つのポイントを意識すればリマインドメールは簡単に書けます。

それではポイントを1つずつ確認していきましょう。

「就活の教科書」編集部 南田

 

件名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント1つ目は「件名」です。

宛名には次の2つの項目を入れるようにしましょう。

  • メールの内容
  • 大学名
  • 自分の名前

その理由は、相手が一目で何のメールなのかを判断できるようにするためです。

社会人は毎日膨大な量のメールを処理しています。

そのため、あなたのメールが瞬時にどういう要件であるのかがわかるということは、相手にとって非常に重要です。

以下に件名の例を書いたので参考にしてみてください。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学の就活 花子です。

 

宛名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント2つ目は「宛名」です。

宛名には次の2つの項目を入れるようにしましょう。

  • 相手の所属企業名(所属部署・所属課)
  • 相手の名前

所属部署と所属課は、分かれば書くようにしてください。

以下に宛名の例を書いたので参考にしてみてください。

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

 

本文

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント3つ目は「本文」です。

本文には次の3つの項目を入れるようにしましょう。

  • 冒頭のあいさつ
  • 日時や場所
  • 締めのあいさつ

あいさつでリマインドの詳細を挟むことでうまく内容がまとまります。

以下に本文の例を書いたので参考にしてみてください。

お世話になっております。
○○大学の就活 花子と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00に〇〇カフェ(住所)でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

 

署名

リマインドメールを送る際に気をつけたいポイント4つ目は「署名(しょめい)」です。

署名には、次の4つの項目を入れるようにしましょう。

  • 自分の所属大学・学部・学科
  • 自分の名前
  • 自分の電話番号
  • 自分のメールアドレス

署名を記すことによって、相手は誰からメールが来たのか一目でわかります。

以下に署名の例を書いたので参考にしてみてください。

 

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
就活 花子(しゅうかつ はなこ)

自宅TEL:000-0000-0000
携帯TEL:000-0000-0000
E-mail:hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

OB/OG訪問前日のリマインドメールのNG例

ここから、OB/OG訪問前日のリマインドメールのNG例を紹介します。

OB/OG訪問前日のリマインドメールでのNG例は「件名に”リマインドメール”と書くこと」です。

件名:【明日のOB訪問のリマインドメールです。】
○○大学の就活 花子です。

 

件名に「リマインドメール」と書いてしまうと、不愉快に感じる人が一定数います。

なぜ不愉快に感じるかというと、「あの約束覚えてる?返事がまだだから催促(リマインド)のメールを送ったよ!」という印象を相手がもってしまうからです。

そのため、件名には「リマインドメール」と書かず、【明日のOB訪問につきまして】【明日のOB訪問に関しまして】などと言い換えるようにしましょう。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学の就活 花子です。

件名:【明日のOB訪問に関しまして】○○大学の就活 花子です。

 

OB/OG訪問前日のリマインドメールの必要性と効果

最後に、OB/OG訪問のリマインドメールの必要性と効果について書きます。

なぜリマインドメールが重要かというと、相手が約束を忘れていたり日時の覚え違いをしている可能性があるためです。

前日にリマインドメールを送ることで互いの認識のズレを埋めることができます。

 

また、前日にリマインドメールを送ることによって相手に丁寧な印象を与える効果もあります。

学生のうちからリマインドメールができるようになっておけば「お、しっかりした学生だな」とOBからの第一印象も良いものになるでしょう。

 

OB訪問で送るメールには、他にも「依頼メール」「お礼メール」があります。

それぞれのメールの送り方については以下の記事で解説しているので参考にしてみてください。

また、「OB訪問の連絡ってLINEでもいいの?」という疑問もあるかと思います。

OB訪問での連絡手段については、こちらの記事でまとめていますので参考にしてみてください。

 

 

まとめ

いかがだったでしょうか。

今回は「就活の教科書」編集部の南田が、OB/OG訪問前日のリマインドメールについての記事を書きました。

OB/OG訪問前日のリマインドメールを書く時に気をつけるべきポイントは次の4つです。

リマインドメールのポイント
  • 件名・宛名・本文・署名を意識する
  • 件名に「リマインドメール」と書かない

ちょっとした気遣いで、OBとのコミュニケーションが円滑になるので、ぜひリマインドメールを送ってみてください。

あなたのOB訪問が実りあるものになることを願っています。

他にも、OB訪問に関する記事がたくさんありますので、ぜひ合わせて参考にしてみてください。

「就活の教科書」編集部 南田

 

「そもそもOB訪問って何?」という就活生には、OB訪問のやり方を網羅的に解説したこちらの記事がおすすめ。

 

また、「OB訪問する知り合いいないよ!」という就活生には、社会人の連絡先を入手する方法をまとめた記事がおすすめです。

 

そして、「効率的にOB訪問したい!」という就活生には、OB訪問のアプリをまとめた記事をおすすめします。