【例文あり】OB訪問のメールの返信の書き方 | 注意点,よくある質問も

そこで、この記事では「OB訪問のメールの返信の仕方」について解説します。

併せて、OB訪問の返信メールテンプレ例文、OB訪問の返信メールの書き方、OB訪問をする時にメールの返信が来ない時の対処法について解説します。

最後に、OB訪問の返信メールに返事するときの注意点、OB訪問の返信メールに関するよくある質問について解説します。

この記事を読めば、OB訪問の返信メールの作り方を理解することができます。

「OB訪問のメールをどうやって返信しようかな」と考えている就活生はぜひこの記事を読んで参考にしてください！

【コピペでOK！】OB訪問の返信メールテンプレ例文

日程調整の返信メール例文

お礼の返信メール例文

OB訪問の返信メールの書き方

書き方①：件名は見ただけでわかる内容にする

OB訪問の返信メールの書き方の1つ目は、件名は見ただけでわかる内容にすることです。

なぜなら社会人は忙しく、分かりやすい方が良い印象を持ってもらうことができるからです。

特に、件名は「OB訪問の日程について」や「OB訪問のお礼」など分かりやすいものにするように心がけましょう。

件名を見ただけでわかる内容にするだけで、たくさんメールが来ている社会人のメールボックスの中でスパムメールと扱われることが少なくなります。

書き方②：宛名は正式名称で書く

OB訪問の返信メールの書き方の2つ目は、宛名は正式名称で書くことです。

社会人のマナーとして宛名の名前はフルネームで書く、会社名は正式名称で書くことを意識しましょう。

また、宛名を書く時は相手の会社名・部署名・役職名・氏名（フルネーム）を正確に書くようにしましょう。

例えば、「（株）」は略さずに「株式会社」とするようにしましょう。

メールのやり取りが何回続いてもこの書き方で書くようにしましょう。

書き方③：本文を書く時は挨拶・自己紹介・返信のお礼を書く

OB訪問の返信メールの書き方の3つ目は、本文を書く時は挨拶・自己紹介・返信のお礼を書くことです。

本文を書く時はいきなり内容を書くのではなく、挨拶・自己紹介・返信のお礼を書くようにしましょう。

挨拶は「初めまして」「お世話になります」などから始めるようにしましょう。

また、自己紹介は大学名・学部名・名前を書くようにしましょう。

さらに、相手から返信をもらっている時は、返信のお礼を書くことで丁寧な印象になります。

書き方④：本文は簡潔に書く

OB訪問の返信メールの書き方の4つ目は、本文は簡潔に書くことです。

先程も述べたように、忙しい社会人に時間をとってもらっているので、本文は一読してすぐに内容が分かるようにしましょう。

本文を簡潔に書くコツは一文一文を短くする、結論ファーストで書くなどです。

また本文が簡潔であれば優秀な印象を与えることもできます。

書き方⑤：感謝文と署名を最後に書く

OB訪問の返信メールの書き方の5つ目は、感謝文と署名を最後に書くことです。

返信のお礼など最初に感謝を伝えたとしても、最後は感謝の言葉でメールの文を終わるようにしましょう。

また、最初に自己紹介をしたとしても、最後に署名を書くようにしましょう。

そうすることで、丁寧なメールという印象が残ります。

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OB訪問をする時にメールの返信が来ない場合の対処法

OB訪問をする時にメールの返信が来ない時はメールを再度送りましょう。

メールの返信が来ない理由として、後回しにされている・見落とされている・アドレスを間違えているの3つの可能性が考えられます。

後回しにされている以外は待っていても返信はこないので、もう一度メールを送ってみましょう。

メールが届いていないか再度確認したのち、「メールの返信が確認できなかったので念のためご連絡しました」などとメールを送るようにしましょう。

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OB訪問の返信メールに返事する時の注意点

注意点①：返信は24時間以内に行う

OB訪問の返信メールに返事するときの注意点の1つ目は、返信は24時間以内に行うことです。

素早い行動は「仕事が早い、仕事ができる」という評価につながり、信頼度があがります。

よほど手が離せない予定がない限りはできるだけ早い返信を心がけるように意識しましょう。

社会人にとって24時間以内に返信が返ってこない時は、遅いと感じるようです。

注意点②：誤字脱字に気をつける

OB訪問の返信メールに返事するときの注意点の2つ目は、誤字脱字に気を付けることです。

これは当たり前のように思いますが、案外誤字脱字に気づかずにメールを送ってしまう就活生は多いと思います。

メールを送信する際は、内容を書いてすぐに返信するのではなく、いったん確認してメールを送るようにしましょう。

もし、名前や日付など重要な部分を間違えてしまった場合は、後でお詫びのメールを送りましょう。

注意点③：返信する時間に気をつける

OB訪問の返信メールに返事するときの注意点の3つ目は、返信する時間に気を付けることです。

友達にメールを送る感覚で深夜などにメールを返信しないように心がけましょう。

メールを返信する際はできるだけ終業時間までには返信するようにしましょう。

もし、遅い時間帯に返信せざるを得なくなったとしても、21時までには返信するようにしましょう。

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OB訪問の返信メールに関するよくある質問

質問①：返信メールはどこまで返せばいいの？

OB訪問の返信メールに関するよくあり質問の1つ目は、「返信メールをどこまで返せばいいの？」です。

返信メールに関しては、最初にメールを送信した側がやり取りを終わらせるのが一般的です。

もし、自分からOB訪問の依頼メールなどを始めたのなら、自分のメールでやり取りが終わるようにしましょう。

しかし、相手が親切でメールのやり取りが終わらなさそうなのであれば、きりの良いところで終わって構いません。

やり取りの目的が果たせたのなら、やり取りを終えるようにしましょう。

質問②：メールの件名は「re:」を使ってもいいの？

OB訪問の返信メールに関するよくある質問の2つ目は、「メールの件名は『re:』を使ってもいいの？」です。

結論からいうと返信で「re:」を使っても大丈夫です。

そのまま返すのは失礼かな？と思う人もいるかもしれません。

しかし、何の要件への返信であるのか分かりやすいため、メールの件名は「re:」を使ったほうが好ましいです。

もし、メールが続いて「re:」の数が多くなりすぎて分かりにくくなった際は、タイミングを見計らって「re:」をやめましょう。

そして、内容にあった件名に変更するようにしましょう。

まとめ：OB訪問のメールに返信する時は例文を参考にしよう

本記事「【例文あり】OB訪問のメールの返信の書き方 | 注意点,よくある質問も」はいかがだったでしょうか？

この記事では、OB訪問の返信メールテンプレ例文を紹介しました。

併せて、OB訪問の返信メールの書き方、OB訪問をする時にメールの返信が来ない時の対処法について解説しました。

最後に、OB訪問の返信メールに返事するときの注意点、OB訪問の返信メールに関するよくある質問について解説しました。

最後にこの記事を簡単にまとめておきます。