【テンプレートあり】面接辞退したいときのメール/電話での断る方法 | 返信の書き方

サイト監修者：岡本 恵典（株式会社Synergy Career）

この記事でわかること

こんにちは。「就活の教科書」編集部の南田です。
今回は、就活の面接の辞退について書きます。
面接の辞退について、こんな疑問をもっていませんか？

「就活の教科書」編集部 南田

就活生くん

練習で受けた企業の面接に通ったのですが、どのようにして辞退すればよいのでしょうか・・・

就活生ちゃん

面接辞退の旨をメールで送ろうと思っているけど、どのように書いたらいいのだろう・・・

 

そこでこの記事では、面接辞退する時のメール/電話での断り方について解説していきます。

合わせて、面接を辞退する時のメールの書き方やテンプレートも解説します。

この記事を読めば、どのように面接辞退をすればいいのか悩む必要はありません。

メールや電話で面接を断る方法が知りたいという就活生の方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

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就活の面接を辞退する場合は必ず連絡しよう

就活生くん

面接の辞退って、気が重いから連絡しなくてもいいかな…

選考辞退の連絡は必ずしてください。

企業側はあなたのために時間を割いて面接の準備をしていますので、断りの連絡を入れるのは礼儀です。

また、社会人になってから辞退した企業と仕事で関わる可能性もありますので、失礼のないようにしましょう。

 


面接辞退の断り方（メールver）

面接における辞退の連絡方法は、企業に辞退を伝えるタイミングで使い分けると良いです。

辞退方法①：メールで一次面接を辞退まずは、メールで面接の辞退をする場合のテンプレートとポイントを簡単に解説します。

 

面接辞退メールのテンプレート

さっそくですが、メールで面接を辞退するテンプレートを紹介します。

辞退メールの書き方が全くわからないという方は、そのまま使ってもOKです。

「就活の教科書」編集部 南田

件名：【面接辞退のお願い】○○大学　就活 花子

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

 

〇〇大学○○学部○○学科の就活 花子です。

〇月〇日〇時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

 

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
就活　花子（しゅうかつ　はなこ）

自宅TEL：000-0000-0000
携帯TEL：000-0000-0000
E-mail：hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 


面接辞退メールを書く手順

しっかり自分の言葉でメールを書きたい人のために、面接における辞退メールの書き方を紹介します。

面接の辞退メールの書き方を4つに分けて紹介します。

「就活の教科書」編集部 南田

タイトル
  1. 件名
  2. 宛名
  3. 用件
  4. 署名

一つずつ見ていきましょう。

 

手順①：件名

面接における辞退メールの書き方１つ目は、「件名」についてです。

件名には、①メールの内容（簡潔に）、②大学名、③自分の名前をいれましょう。

採用担当の方は忙しい中、面接に加えて就活生からのメールなどにも目を通しています。

そのため、あなたのメールの要件が瞬時にわかるのは、相手にとって非常に重要です。

件名：【面接辞退のお願い】○○大学　就活 花子

 

手順②：宛名

面接における辞退メールの書き方２つ目は、「宛名」についてです。

宛名には、①相手の所属企業名（正式名称）・所属部署、②相手の名前をいれましょう。

採用担当者の名前がわからない場合は、「人事ご担当者様」「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。

○○株式会社
人事部
採用ご担当者様

 

手順③：用件

面接における辞退メールの書き方３つ目は、用件についてです。

本文には、①自己紹介、②辞退の意志、③締めの言葉を書きましょう。

〇〇大学○○学部○○学科の就活 花子です。←自己紹介

〇月〇日〇時より面接のお時間を頂戴しておりましたが、この度の面接を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。←辞退の意志

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
何卒よろしくお願い致します。

末筆ながら貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。←締めの文章

 

手順④：署名

面接後のお礼メールの書き方４つ目は、「署名（しょめい）」についてです。

署名には、①自分の所属大学・学部・学科、②自分の名前、③自分の電話番号、④自分のメールアドレスをいれましょう。

署名を記すことによって、誰からメールが来たのかが一目でわかります。

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
就活　花子（しゅうかつ　はなこ）

自宅TEL：000-0000-0000
携帯TEL：000-0000-0000
E-mail：hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

また、メールを送ると返信が来る場合があります。

就活メールの返信のマナーややり方については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 南田

合わせて読みたい

⇒ 【どこまで返す？】就活でのメール返信の例文と書き方 | 注意点,了解を使うのはあり？

 

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面接辞退の断り方（電話ver）

面接前日もしくは当日辞退の場合は、メールではなく必ず電話をしてくださいね。

面接までに採用担当者がメールを見ない可能性があるためです。

では、電話で面接を辞退する場合の流れを見ていきましょう。

「就活の教科書」編集部 南田

就活生ちゃん

いつもお世話になっております。〇〇大学の就活 花子と申します。面接の件で電話致しました。人事部の○○様はいらっしゃいますか？
はい。私です。

人事さん

※もし担当者が席を外している場合は、戻ってくる時間を聞いてかけ直しましょう。
電話に出られた方に伝言をお願いしてもいいと思います。

 

就活生ちゃん

今お時間はよろしいでしょうか？
大丈夫ですよ。

人事さん

就活生ちゃん

大変申し訳ないのですが、○月○日○時に予定をしていた二次面接を辞退させて頂きたくご連絡致しました。
日程を調整いただいていたにもかかわらず本当に申し訳ございません。
なるほど。承知致しました。

人事さん

※辞退の理由を聞かれることもありますが、「他社から内定をいただいたため」「一身上の都合」などと伝えるのがベターです。

 

就活生ちゃん

この度は貴重なお時間を割いて面接していただいたにもかかわらず、私の都合で面接辞退をすることとなり、誠に申し訳ございませんでした。それでは失礼致します。
こちらこそ、ご連絡いただきありがとうございました。
失礼します。

人事さん

 

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就活の面接を断る判断基準

就活生ちゃん

面接を辞退するか悩んでいます…

面接を辞退するか悩んでいる方は、断る基準を決めておくと判断しやすいですよ。

面接を断る判断基準の例を挙げます。

  • 大阪住みで、二次面接が東京の場合
  • 面接で明らかに社風に合わないと思った場合
  • 明らかにブラックな雰囲気がした場合
  • 志望度が低く、他の企業との面接が被った場合

ちなみに私は、面接は基本的に辞退していません。
正直、「せっかく受かったのにもったいないなー」と思っていたからです。
逆に私の友人の中には、興味がなかったらバッサリ切っていた人もいますので、価値観は人それぞれだと思います。

「就活の教科書」編集部 南田

 

面接を辞退する基準には、自己分析で作った「就活の軸（企業選びの軸）」が役立ちます。

就活の軸の作り方や、自己分析のやり方は、以下の記事が役立ちます。ぜひ参考にしてください。

合わせて読みたい
⇒ 【内定者が教える】自己分析のやり方（実例付き）| 間違った方法

 

また、面接辞退以外の面接マナーも合わせて知りたい人は、面接に関するマナーが項目別で分かるので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

合わせて読みたい

⇒ 【内定者が教える】就活の面接の流れとマナー | 挨拶/入室/退室のやり方も

 

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Web面接の辞退も、必ず連絡しよう

最近では、選考でWeb面接を導入している企業が多いです。

普通の面接とは違い、Web面接では会場に行かなくてもいいため気軽に受けられます。

しかし、Web面接も普通の面接と同様に、就活の選考です。

辞退する際は、必ず連絡しましょう。

Web面接であっても、電話かメールで丁寧に辞退するようにしましょう。
また、Web面接での注意点やマナーについては以下の記事を参考にしてみてください。

「就活の教科書」編集部 南田

合わせて読みたい
⇒ 【内定者が教える】WEB面接(オンライン面接)のやり方と注意点 | 服装,場所,マナー,スマホについても

 

就活では、「面接の日程調整」をメールや電話ですることがあります。

日程調整にもマナーややってはいけないことがあるので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

合わせて読みたい

⇒ 【例文多数】面接「日程調整メール」正しい返信の仕方とは？知っておくべきルールも

 

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就活の面接は辞退してもいいの？

面接を辞退していいのかどうかで悩んでいる方もいらっしゃると思います。

「就活の教科書」編集部 南田

結論からいうと、面接を辞退しても問題ありません。

辞退を決めたら速やかに企業に連絡しましょう。

 

ただし面接を一度辞退すると、選考を再び受けることは基本的にできません。

面接の段階ではその企業にあまり興味がなくても、選考を進めるにつれて企業の志望度が上がることはあります。

そのため、面接を辞退するかどうかの選択は慎重に行いましょう。

 

また、面接に行きたくない人は何か原因があるはずです。

面接に行きたくないときの対処法を以下の記事で紹介しているので、合わせて読んでみてください。

合わせて読みたい

⇒ 【内定者が教える】面接に行きたくない原因と対処法 | おすすめサービスも

 

【無料でできる！】面接対策をしてくれるおすすめサービス

就活生ちゃん

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まとめ：面接は辞退してもいいけど、必ず連絡しよう！

いかがだったでしょうか。

今回は、「就活の教科書」編集部の南田が、面接の辞退についての記事を書きました。

面接の辞退メールのテンプレや、電話での辞退の流れについてもまとめているのでぜひこの記事を参考にしてくださいね。

また、バイトなどの面接を断りたいときでも、この記事を参考にすることができるので、幅広く活用してみてください。

「就活の教科書」には他にも、就職活動に役立つ記事がたくさんあります。
ぜひ合わせて参考にしてください。

「就活の教科書」編集部 南田