【テンプレートあり】面接辞退したいときのメール/電話での断る方法 | 返信の書き方

そこでこの記事では、面接辞退する時のメール/電話での断り方について解説していきます。

合わせて、面接を辞退する時のメールの書き方やテンプレートも解説します。

この記事を読めば、どのように面接辞退をすればいいのか悩む必要はありません。

メールや電話で面接を断る方法が知りたいという就活生の方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

就活の面接を辞退する場合は必ず連絡しよう

選考辞退の連絡は必ずしてください。

企業側はあなたのために時間を割いて面接の準備をしていますので、断りの連絡を入れるのは礼儀です。

また、社会人になってから辞退した企業と仕事で関わる可能性もありますので、失礼のないようにしましょう。

面接辞退の断り方（メールver）

面接における辞退の連絡方法は、企業に辞退を伝えるタイミングで使い分けると良いです。

まずは、メールで面接の辞退をする場合のテンプレートとポイントを簡単に解説します。

面接辞退メールのテンプレート

面接辞退メールを書く手順

一つずつ見ていきましょう。

手順①：件名

面接における辞退メールの書き方１つ目は、「件名」についてです。

件名には、①メールの内容（簡潔に）、②大学名、③自分の名前をいれましょう。

採用担当の方は忙しい中、面接に加えて就活生からのメールなどにも目を通しています。

そのため、あなたのメールの要件が瞬時にわかるのは、相手にとって非常に重要です。

手順②：宛名

面接における辞退メールの書き方２つ目は、「宛名」についてです。

宛名には、①相手の所属企業名（正式名称）・所属部署、②相手の名前をいれましょう。

採用担当者の名前がわからない場合は、「人事ご担当者様」「採用ご担当者様」と書けば問題ありません。

手順③：用件

面接における辞退メールの書き方３つ目は、用件についてです。

本文には、①自己紹介、②辞退の意志、③締めの言葉を書きましょう。

手順④：署名

面接後のお礼メールの書き方４つ目は、「署名（しょめい）」についてです。

署名には、①自分の所属大学・学部・学科、②自分の名前、③自分の電話番号、④自分のメールアドレスをいれましょう。

署名を記すことによって、誰からメールが来たのかが一目でわかります。

面接辞退の断り方（電話ver）

※もし担当者が席を外している場合は、戻ってくる時間を聞いてかけ直しましょう。
電話に出られた方に伝言をお願いしてもいいと思います。

※辞退の理由を聞かれることもありますが、「他社から内定をいただいたため」「一身上の都合」などと伝えるのがベターです。

就活の面接を断る判断基準

面接を辞退するか悩んでいる方は、断る基準を決めておくと判断しやすいですよ。

面接を断る判断基準の例を挙げます。

面接を辞退する基準には、自己分析で作った「就活の軸（企業選びの軸）」が役立ちます。

就活の軸の作り方や、自己分析のやり方は、以下の記事が役立ちます。ぜひ参考にしてください。

また、面接辞退以外の面接マナーも合わせて知りたい人は、面接に関するマナーが項目別で分かるので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

Web面接の辞退も、必ず連絡しよう

最近では、選考でWeb面接を導入している企業が多いです。

普通の面接とは違い、Web面接では会場に行かなくてもいいため気軽に受けられます。

しかし、Web面接も普通の面接と同様に、就活の選考です。

辞退する際は、必ず連絡しましょう。

就活では、「面接の日程調整」をメールや電話ですることがあります。

日程調整にもマナーややってはいけないことがあるので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

就活の面接は辞退してもいいの？

結論からいうと、面接を辞退しても問題ありません。

辞退を決めたら速やかに企業に連絡しましょう。

ただし面接を一度辞退すると、選考を再び受けることは基本的にできません。

面接の段階ではその企業にあまり興味がなくても、選考を進めるにつれて企業の志望度が上がることはあります。

そのため、面接を辞退するかどうかの選択は慎重に行いましょう。

また、面接に行きたくない人は何か原因があるはずです。

面接に行きたくないときの対処法を以下の記事で紹介しているので、合わせて読んでみてください。

面接を突破するために、自分の強みを明らかにしよう

>> キミスカ適性検査で診断してみる

面接の勝率を上げるために、場数を踏んでおこう

>> OfferBoxで面接の場数を踏んでみる

また、面接のおすすめ練習方法をこちらの記事で紹介していますので、自分に合った方法を見つけてみてください。

まとめ：面接は辞退してもいいけど、必ず連絡しよう！

いかがだったでしょうか。

今回は、「就活の教科書」編集部の南田が、面接の辞退についての記事を書きました。

面接の辞退メールのテンプレや、電話での辞退の流れについてもまとめているのでぜひこの記事を参考にしてくださいね。

また、バイトなどの面接を断りたいときでも、この記事を参考にすることができるので、幅広く活用してみてください。