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【例文多数】面接「日程調整メール」正しい返信の仕方とは?知っておくべきルールも

この記事でわかること
  • 【パターン別】面接の日程調整メールの例文
  • 気をつけよう!面接の日程調整メールの書き方ポイントとは?
  • 「返信の期限に遅れた」「面接を辞退したい」場合はどのようにメールすればいい?

就活生のみなさん、こんにちは。

「就活の教科書」編集部の後藤です。

就活面接の日程メールで、マナーやルールをしっかり守れていますか?

しっかりしたメール返信ができれば、企業に好印象を与えられますよ。

「就活の教科書」編集部 後藤

就活生くん

この前の面接時に、日程メールを送ったけど正しく書けてたかなぁ。

自分流で書いてしまったので、テンプレ例文を見て、改めて正しい書き方を知りたいです。

就活生ちゃん

わたしはちょうど今、企業から面接の日程メールが来ています。

失礼が無いように、メールの書き方で気をつけるべきことはありますか。

それでは、そのまま使える日程調整メールのテンプレを6つ紹介しますね。

さらに、企業に好印象を与える日程メールの書き方ポイントも解説します。

「就活の教科書」編集部 後藤

この記事では、面接の日程調整メールの返信の例文を6つ紹介します。

さらに、日程調整メールの書き方ポイントも5つ解説します。

この記事を読めば、日程メールのやりとりで企業に好印象を与えることができます。

就活面接における日程メールの書き方で困っている就活生は読んでみてくださいね。

【パターン別】面接の日程調整メールの例文

就活生くん

面接日程の候補日指定がある場合は、どうやってメール返信すればよいでしょうか?

返信パターンごとに、テンプレを紹介しますね。

具体的には「候補日でOKな場合」「候補日がNGな場合」「すぐに回答できない場合」「学生側から候補日を送る」など様々なパターンが考えられます。

「就活の教科書」編集部 後藤

【パターン別】面接の日程調整メールの例文
  • 例文①:企業に提示された候補日から希望日程を選ぶ場合
  • 例文②:企業に提示された候補日の都合が悪い場合
  • 例文③:予定が分からず、希望日をすぐに返信できない場合
  • 例文④:学生側から候補日を送る場合

それぞれ解説していきます。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

例文①:企業に提示された候補日から希望日程を選ぶ場合

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

希望日程を下記に記載いたします。日程のご調整の程、何卒よろしくお願いいたします。

第1希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜
第2希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜
第3希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜

上記の日程にてご確認・ご検討いただけますと幸いです。

ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

名前:

メールアドレス:

携帯番号:

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

「面接日程が候補日でOKな場合」のメール返信時のポイントは2つ。

①指定された面接日程でOKなことを示す

②面接日程の候補日が複数ある場合は、優先順位をつける

「就活の教科書」編集部 後藤

 

例文②:企業に提示された候補日の都合が悪い場合

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、ご提示いただきました日時にゼミ実習の予定が入っており、貴社にお伺いすることが難しい状況です。

勝手ながら、以下の日時にてご調整頂くことは可能でしょうか。

候補1 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
候補2 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯
候補3 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

名前:

メールアドレス:

携帯番号:

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

「面接日程が候補日すべてNGな場合」のメール返信時のポイントは2つ。

  • 面接日程の候補日がすべてNGである理由を伝える
  • 面接日程の代替となる候補日を提示する

「就活の教科書」編集部 後藤

 

例文③:予定が分からず、希望日をすぐに返信できない場合

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。

現在、スケジュールの見通しが立っておらず、回答が難しい状況です。

大変恐縮ですが「回答期日を◯月◯日(◯)◯◯:◯◯まで」にご調整頂くことは可能でしょうか。

ご多忙の折、大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

名前:

メールアドレス:

携帯番号:

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「面接日程の候補日をすぐに回答できない場合」のメール返信時のポイントは2つ。

  • 回答期日を延長できるか確認する
  • 延長が可能ならば、提示した回答期日までに必ず回答する

「就活の教科書」編集部 後藤

 

例文④:学生側から候補日を送る場合

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

面接のご案内をいただき、誠にありがとうございます。

大変恐縮ですが、希望日程を下記に記載いたします。

第1希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

第2希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

第3希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜◯◯:◯◯

上記の日程にてご確認・ご検討いただけますと幸いです。

ご多忙の折、大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

名前:

メールアドレス:

携帯番号:

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「スケジュール調整可能な場合」の返信時のポイントは2つ。

  • こちらから面接日程の希望を伝える
  • 第3希望日まで伝える

「就活の教科書」編集部 後藤

 

 

【気をつけよう】面接の日程調整メールで好印象を与える書き方ポイント

就活生くん

就活面接の日程調整において、メール返信時のマナーやルールみたいのものはありますか?

できるだけ企業に好印象を与えて、内定に近づきたいです。

それでは、内定に一歩近づくために、就活面接の日程メール返信時のマナーやルールを紹介しますね。

5つ紹介しますが、すべて大切です。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

就活生が面接日程メールで好印象を与えるポイント5つ
  • ポイント①:24時間以内のメール返信を厳守する
  • ポイント②:面接日程の確定後、了承メールを返信する
  • ポイント③:面接日程の変更をしたい場合は、電話もする
  • ポイント④:面接後のお礼メールをする
  • ポイント⑤:メールの基本的なマナーやはルールを守る

 

ポイント①:24時間以内のメール返信を厳守する

面接日程メールで好印象を与えるポイント1つ目は、「企業から面接日程の連絡を受けてから、遅くとも24時間以内にはメール返信をする」です。

なぜなら、企業は常に忙しいからです。

企業の採用担当者は通常の業務に加え、他の就活生や社内関係者とのスケジュール調整をしています。

そのため、企業としては面接のスケジュールを早く確定させ、関係者の予定も押さえたいと思っています。

企業に迷惑をかけないためにも、24時間以内にはメール返信をしましょう。

日程メールを含め、企業からのメールはなるべく早い返信を心がけましょう

「就活の教科書」編集部 後藤

 

ポイント②:面接日程の確定後、了承メールを返信する

面接日程メールで好印象を与えるポイント2つ目は、「面接日程の確定後に、了承メールを返信する」です。

なぜなら、企業が安心するからです。

例えば、あなたも知人とメールで約束をするとき、「明日◯◯時で了解」の確認メールの返信がないと、知人に伝わったかどうか不安になりますよね。

企業とのやりとりでも同じで、こちらから了承メールを送らないと、企業は心配します。

そのため、面接日時の確定後は必ず、了承メールを送りましょう。

企業の採用担当者を安心させるためにも、了承メールは送りましょう。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

ポイント③:面接日程の変更をしたい場合は、電話もする

面接日程メールで好印象を与えるポイント3つ目は、「面接の日程変更をしたい場合は、メールに加えて電話もする」です。

企業に日程変更の依頼をすばやく伝えるためです。

採用担当者は常にメールを見れる状況とは限りません

また、企業はスケジュール変更を早く知り、他のスケジュールも調整したいと考えています。

面接の日程変更をしたい場合は、メールだけでなく電話もして、企業に確実に伝えましょう。

電話は緊張しますが、日程変更を確実・迅速に伝えるためには大切です。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

ポイント④:面接後のお礼メールをする

面接日程メールで好印象を与えるポイント4つ目は、「面接後は、お礼メールも送る」です。

丁寧さが伝わり、企業にとって好印象だからです。

面接後のお礼メールをしない就活生は多いので、このメールを送ることで良い意味で目立つことができます。

ぜひ、面接後にお礼メールを送ってみましょう。

面接後の帰り道で、すぐにスマホでお礼メールを送ってしまいましょう。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

ポイント⑤:メールの基本的なマナーやはルールを守る

面接日程メールで好印象を与えるポイント5つ目は、「メールの基本的なルールは常に意識する」です。

採用担当者は、メールのマナーも見ています

神経質になりすぎる必要はないですが、メールのマナーやルールがあまりにも守れていないと、マイナス評価に繋がります。

メール作成時は、基本的なマナーやルールも見直してみましょう。

「敬語がうまく使えない」「何が言いたいのかわからない」「とにかく見づらい」とかでなければ、とりあえずOKです。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

【こんな時はどうする?】あらゆる場合に対応できる「面接の日程調整メール」例文2つ

ここでは、返信期限に遅れてしまった場合面接を辞退したい場合の例文を紹介します。

「就活の教科書」編集部 後藤

例文①:返信期限が過ぎてしまった場合

就活生くん

就活面接の日程メール、返信期限が過ぎてました・・・。

これはもう、企業に連絡しても面接してもらえないですよね?

日程調整がまだ間に合う可能性があります。

期限を過ぎていることに気づいたら、すぐにメール返信しましょう。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

面接日程のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

面接希望日時の回答が遅くなり、大変申し訳ございません。

大変恐縮ですが、まだ可能であれば、下記の日程を希望させて頂きます。

第1希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜

第2希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜

第3希望 ◯月◯日(◯)◯◯:◯◯〜

ご多忙の折、大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

ーーーーーーーーーーーーーーーーー

名前:

メールアドレス:

携帯番号:

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「返信期限を超えてしまった場合」のメール返信時のポイントは2つ。

  • メールの返信が遅れたことを詫びる
  • (企業からの候補日が過ぎていなければ)希望日時を提示する

「就活の教科書」編集部 後藤

 

例文②:面接を辞退したい場合

就活生くん

他企業の面接日程とも被るし、志望度も低いし、面接辞退したいです。

面接辞退したい場合のメールテンプレも紹介しますね。

「就活の教科書」編集部 後藤

 

株式会社◯◯

◯◯部◯◯課(分かれば正式名称) ◯◯ ◯◯(分かればフルネーム)様

 

お世話になっております。

この度、貴社の求人に応募させていただきました、◯◯ ◯◯(フルネーム)と申します。

一身上の都合により、面接を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。

直接お詫びをすべきところでございますが、メールでのご連絡となりお詫び申し上げます。

お忙しいところ大変貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、

このような結果となり、申し訳ございません。

身勝手なお願いで恐れ入ります。

大変お手数おかけいたしますが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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名前:

メールアドレス:

携帯番号:

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「就活面接を辞退したい場合」のメールはポイントが2つあります。

  • 「一身上の都合で」を用いて、面接辞退したい旨を伝える
  • お詫びの言葉を添える

「就活の教科書」編集部 後藤

 

面接力診断で、苦手な分野を見つけよう

今年の就活は、web面接で選考を行う企業も増え対策法がわからず、戸惑っている方も多いはず。

そんな時は、「面接力診断」を活用してみましょう。

面接力診断は、24の質問に答えるだけで、自分の面接力をグラフで見える化し、どこを伸ばせば面接力が高くなるのかが一目で分かります。

web面接も、通常の面接と押さえるべきポイントは同じです。面接力診断で弱点を把握し、効率的に対策することで、選考の突破しましょう。

面接の勝率を上げるために、場数を踏んでおこう

就活生ちゃん

面接での対策はなんとなくわかったけど、面接当日にうまく話せないんですよね。

面接の勝率を上げるためには、今から何をしたらいいんでしょうか・・・?

頭で理解することも大切ですが、面接では場数を踏むことが最も重要です。

面接のおすすめ練習方法をこちらの記事で紹介していますので、自分に合った方法を見つけてみてください。

就活アドバイザー

 

まとめ:面接の日程調整メールのポイントをおさえて、好印象を残そう

この【例文多数】面接「日程調整メール」正しい返信の仕方とは?知っておくべきルールもいかがだったでしょうか。

この記事では、就活面接の日程メールをパターンごとに紹介しました。

また、日程メールで企業に好印象を与えるポイントも5つ解説しました。

それでは、この記事を簡単におさらいします。

この記事のまとめ

◆【気をつけよう】面接の日程調整メールで好印象を与える書き方ポイント

  • ポイント①:24時間以内のメール返信を厳守する
  • ポイント②:面接日程の確定後、了承メールを返信する
  • ポイント③:面接日程の変更をしたい場合は、電話もする
  • ポイント④:面接後のお礼メールをする
  • ポイント⑤:メールの基本的なマナーやはルールを守る

あなたが無事に面接の日程調整でうまくいき、就活が成功することを祈っています。

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「就活の教科書」には、他にも面接に役立つ記事がたくさんあるのでぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 後藤