【いつまでに連絡?】内々定辞退の電話・メールでの例文 | 伝える時の注意点も

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こんにちは。「就活の教科書」編集部です。

今回は内々定辞退を電話やメールでする方法について解説していきます。

就活アドバイザー 京香

就活生ちゃん

内々定を辞退したいけど、できるのかな?

就活生くん

内々定を辞退したいけど、電話やメールでの適切な伝え方を知りたいなあ。

内々定を辞退することはできます。

ただ、どのように企業に辞退することを伝えてよいのか迷いますよね。

就活アドバイザー 京香

企業も辞退されることは、ある程度見越して採用活動を進めていますが、時間を割いて選考をしています。内々定を辞退するのは問題ありませんが、選考してもらった恩を忘れてはいけません。

辞退の仕方次第では、悪い印象を持たれてしまう可能性もあるので、伝え方には注意したいところです。

そこでこの記事では、内々定を辞退する方法注意点電話やメールでの適切な伝え方を紹介します。

内々定を辞退しようと考えている就活生は、ぜひ最後まで読んでみて下さい。

 

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内々定を辞退するのは法律上問題ない

ベンチャー企業や外資系企業だと比較的選考が早いので、早い企業では大学3年生の秋頃に内定を出すところもあります。

しかし、もう少し他の企業も見たいと思う方もいるでしょう。内々定を辞退するのが、中には申し訳なく思う方もいるかもしれませんが、辞退するのは法律的にも全く問題ありません。

企業からの内定通知には強制力がないため、企業と学生間で合意をして労働契約を結ばなければ、契約が結ばれたことになりません。

たとえ内定承諾後だとしても、内々定を辞退することは問題ありませんし、法律違反にもならないので安心してください。

ただ、内々定を辞退できるからといって適当に辞退していいわけではありませんが、内々定は辞退できることは覚えておきましょう。

 

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【いつまで?】内々定辞退の期限

内々定辞退の期限は、明確に決まっているわけではありません。しかし、大学4年生の10月を超えると、内々定から正式な労働契約を結ぶ内定状態に変わり、企業と正式な雇用契約を結びます。

法律的には入社2週間前まで内定辞退ができますが、常識的に考えて入社直前の辞退は失礼です。企業とトラブルに発展しかねないので、よっぽどのことがない限り、直前の辞退は控えましょう。

内々定を辞退するなら、正式に内定が出る10月1日よりも前にし、少しでも早く連絡します。辞退連絡が遅くなるほど、企業に及ぼす影響も大きくなるだけでなく、迷惑もかかります。

企業側も毎年新卒採用を行っていれば、学生からの辞退連絡の経験があるので、ある程度辞退数を見込んだ上で内々定を出しています。

自分を評価してくれた企業に辞退連絡するのは、気が引けて、申し訳ない気持ちになるでしょう。しかし、内々定辞退は珍しいことでも悪いことでもありません。

ファーストキャリアは大切なので、後悔しない選択をすることが大切です。辞退の仕方には注意する必要はありますが、採用担当者も就活生の事情は理解してくれています。

連絡が遅くなる方が良くないので、あまり気にしすぎないようにしましょう。

 

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内々定辞退はメールより電話でした方がいい

内々定を辞退する連絡手段は、メールと電話のどちらもでできますが、誠意を伝えやすい電話で辞退連絡することをおすすめします。

電話だと、辞退することに対する謝罪や、今まで時間を割いて選考してくれたことへの感謝の気持ちもセットで伝えられますよ。

メールで連絡するのは、時間を問わずいつでも自由に連絡できて、緊張しないメリットはあります。

しかし、他のメールに埋もれて見落とされたり、迷惑メールフォルダーに入ってしまったりと、見られないことも考えらます。

そのような事態を防ぐためにも、メールより電話で連絡するのが良いでしょう。内々定を辞退するのは重要な連絡でもあるので、確実に伝える意味でも電話の方が適しています。

電話で連絡する際は、朝早い時間帯や休憩時間、退勤間近の時間は避け、午後から夕方にかけて連絡するのが賢明です。

企業によって営業時間が異なりますが、通常は9時~18時までのところがほとんど。この場合は、10〜12時、14〜17時の間に連絡するおすすめですよ。

 

                                     

就活のやり方に関する記事一覧

「最近就活を始めたけど、何から手を付ければいいか分からない」という就活生には、 就職活動の流れ という記事がおすすめです。

以下の記事を読むだけで、就活の流れを完全に理解できるので、就活生なら必ず読んでほしいです。

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正しい内々定の辞退方法と注意点

「第一志望の企業から内定をもらったから辞退したい」「別の業界や職種に興味が出た」など、辞退に至る理由はさまざまでしょう。

正式な労働契約を結ぶ前ではありますが、企業があなたを評価して、内々定を出してくれたことには変わりません。

その企業の内々定を辞退するのは、その企業の期待を裏切るとも言えます。さらに、企業からすると、人材確保のために再度採用活動をする必要があります。

失礼な態度で断らないためにも、事前に正しい内々定の辞退方法と注意点を念頭に置いておきましょう。

正しい内々定の辞退方法と注意点は、以下の通りです。

辞退時の注意点
  1. 早めに連絡する
  2. 辞退理由をきちんと伝える
  3. 選考してもらったことの感謝と謝罪を伝える

特に、内々定を辞退すると決めたら、企業や他の応募者のためにも早めに連絡することが大切です。

 

ポイント①:早めに連絡する

内々定を辞退すると決めたら、企業側の事情も考えて早めに連絡しましょう。企業も毎年、採用計画を立てており、その採用目標人数を達成するために日々採用活動を行っています。

しかし、辞退者が出たとなればまた応募者を募って、書類選考から選考をしなければならず、時間やお金がかかります。

内々定として採用通知を出している企業は、10月1日になると正式に内定を出し始めます。

10月に近いタイミングで内々定が出た場合は仕方ないですが、基本的に内定式間近で辞退するのは企業に迷惑がかかることも。

企業に内々定の辞退連絡するのは少し気まずかったり、気が引けるかもしれません。しかし、企業のことも考えて、早めの連絡を心がけましょう。

 

ポイント②:辞退理由をきちんと伝える

内々定の辞退連絡をするときは、連絡手段に関わらず必ず辞退理由を伝えるようにしましょう。辞退するからといって、適当に扱ったり、失礼な態度を取るのはNGです。

内々定を辞退するときに、事実を述べるだけで問題ありませんが、理由について質問されることもあります。その場合は、正直に話しましょう。

企業側が辞退理由を正確に把握することで、さまざまな分析ができるので、今後の採用活動に生かせるようになります。

辞退理由を伝えるときは、なるべく正直な理由を話すのがおすすめです。下手に言い訳をするよりも納得されやすいでしょう。

例えば、「家族が病気になってしまった」のような理由は、採用担当者には嘘だと思われる可能性が高いです。

また、辞退した企業とはこれから入社する企業のお客様だったり、将来何かのご縁で一緒に仕事をする可能性もあります。

どこでいつ接点を持つか分からないので、無礼な態度を取るのは良くないことが分かるでしょう。学生時代に取った失礼な言動で社会人になってから困らないためにも、誠意をもった対応を心がけてくださいね。

 

ポイント③:選考してもらったことの感謝と謝罪を伝える

辞退理由を伝えるだけでなく、選考してもらったことへの感謝と謝罪を伝えることも大切です。

一度は自分のことを評価してくれた企業だということも忘れずに、辞退の際には感謝の気持ちも一緒に伝えましょう。その方が良い印象を与えられますよ。

 

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【例文あり】内々定辞退の際の電話の仕方

電話で内々定を辞退する際の、例文とポイントについて紹介します。断り方が分からない方は、例文を参考にしてみてください。

 

電話で辞退する場合の例文・テンプレ

電話で辞退する場合は、以下のように断ると良いでしょう。電話だと緊張すると思うので、慣れない方は電話をする前に練習してから連絡するのがおすすめです。

【例文】

学生:お世話になっております、〇〇大学の〇〇と申します。
新卒採用の件でご連絡いたしました。お忙しいところ恐れ入りますが、採用担当の〇〇様をお願いできますでしょうか。

採用担当者:はい、◯◯です。

学生:先日内定通知をいただきました、○○大学の○○です。この度は、内定のご連絡をいただき誠にありがとうございます。

大変身勝手な申し出ですが、御社の内定を辞退したく、ご連絡差し上げました。この度は、貴重なお時間をいただいたのにも関わらず、大変申し訳ありません。今後とも何卒、よろしくお願いいたします。

採用担当者:分かりました。差し支えなければ、理由を教えていただけますか。

学生:はい。御社と並行して選考を受けていた企業があり、その企業様からも内定をいただきました。最後まで悩んだのですが、自分の適性や今後やりたいことなどを考えた結果、その企業にご縁を感じ、このような決断となりました。

本来であれば、直接お詫びに伺うべきところですが、電話でのご連絡になってしまい申し訳ありません。

採用担当者:分かりました。ご連絡いただきありがとうございました。

学生:こちらこそありがとうございました。それでは、失礼いたします。

 

電話で辞退する場合のポイント

電話で辞退する場合のポイントは、以下の4つです。

電話での辞退のポイント
  1. 後回しにしないで、結論を先に伝える
  2. 理由を聞かれたら、正直に端的に答える
  3. 感謝の言葉をしっかり伝える
  4. 採用担当者が電話を切るのを待ってから切る

ここでは、電話で辞退する場合のポイントについて紹介します。

1. 後回しにしないで、結論を先に伝える

電話で辞退する場合は、後回しにせずに内々定を辞退したい旨を伝えましょう。電話だとメールに比べて伝えたい内容が、前置きが長くなって後回しになりがちです。

内々定辞退の話を切り出すのは、言いにくいかもしれませんが、採用担当者の都合も考えて結論から話すようにしましょう。

 

2. 理由を聞かれたら、正直に端的に答える

辞退の旨を伝えると、たいてい理由を聞かれるでしょう。その際に、曖昧な言い方や言い訳じみた内容だと、採用担当者も納得してもらえません。

うまく話せる自信がない方は、事前に話すことをまとめておくことをおすすめします。

 

3. 感謝の言葉をしっかり伝える

端的に理由を伝えるのも大切ですが、ここまでわざわざ時間を割いて選考してくれた企業に対して、感謝の気持ちも伝えましょう。

同じ内々定辞退でも、最後に感謝の気持ちを伝えるだけで、あなたの印象は変わるでしょう。

 

4. 採用担当者が電話を切るのを待ってから切る

要件を伝えた後、自分から電話を切らないように注意しましょう。採用担当者が電話を切ったのを確認できたら、自分も電話を切ります。

最低限のビジネスマナーなので、日頃から意識して電話すると良いですよ。

 

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【例文あり】内々定辞退の際のメールの送り方

メールで内々定を辞退する際の、例文とポイントについて紹介します。断り方が分からない方は、例文を参考にしてみてください。

 

メールで辞退する場合の例文

メールで内々定を断る場合は、以下のように断ると良いでしょう。

タイトル

【例文】
件名:内々定辞退のご連絡【〇〇大学◯◯学部 名前】

株式会社〇〇
人事採用担当 〇〇様

お世話になっております。
〇〇大学◯◯学部の◯◯と申します。

先日は、内々定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
貴社に評価いただけたこと、大変嬉しく思っております。

このような貴重な機会をいただきながら大変恐縮なのですが、自分のキャリアをよく考えた結果、別の企業様とご縁を感じたため、貴社の内々定を辞退できればと存じます。
〇〇様には貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、このようなご返事となってしまい誠に申し訳ありません。

最後になりますが、貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

—————————————————
〇〇大学◯◯学部〇〇学科
名前
TEL:0◯0-◯◯◯◯-◯◯◯◯
MAIL:個人または学校のメールアドレス
—————————————————

 

メールで辞退する場合のポイント

メールで内々定を辞退する場合のポイントは、以下の3つです。

メールでの辞退ポイント
  1. 要件は簡潔にまとめて、内々定辞退の旨を記載する
  2. 送信前に誤字脱字がないか確認する
  3. 採用担当者への感謝の気持ちを記載する

中でも要件を簡潔に伝えることは意識しましょう。

ここでは、メールで辞退する場合のポイントをそれぞれ紹介します。

 

1. 要件は簡潔にまとめて、内々定辞退の旨を記載する

メールで辞退する場合は、件名をひと目見ただけ分かるように用件を記載します。一般的にビジネスメールでは、用件以外に長々と文章を書くのは良くないと思われています。

採用担当者に対しても、短い方が親切です。

 

2. 送信前に誤字脱字がないか確認する

当たり前のことですが、誤字脱字がないかもチェックしましょう。辞退メールのような重要なメールの場合は、特に注意して何度も読み直すことをおすすめします。

 

3. 採用担当者への感謝と謝罪の気持ちを記載する

その他に、メールには内々定を辞退する旨を伝えるだけでなく、しっかり感謝と謝罪の内容を入れましょう。

せっかく内々定を出して、評価してくれた会社なので、感謝の気持ちと謝罪を伝えるのは社会人として最低限のマナーです。

以上の内容に注意し、辞退メールを送るようにしてくださいね。

 

 

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企業から返信があった際の対応方法

企業は学生から内定辞退のメールが来たら、基本的には追わずに受け入れることがほとんどです。

企業からしても、深追いするのはコミュニケーションコストがかかるため、毎年一定の割合で内定辞退者が出るのは覚悟しています。

ただ、企業から返信があった場合に、お世話になった企業に何も返信しないのは失礼な態度だと思われるかもしれません。

企業から返信があった場合は、ちきんと対応するのがお世話になった企業へのマナーですよ。かしこまる必要はないですが、企業との関係性を考えた上で、気を遣いすぎないようにメールでのやり取りを終えましょう。

ここでは、企業から返信があった際の対応方法について、「深く理由を聞かれた場合」と「電話が来た場合」に分けて紹介します。

 

深く理由を聞かれた場合

辞退メールを送った後に、企業から返信があって辞退理由を聞かれることもあるかもしれません。もし深く辞退理由を聞かれた場合は、嘘をつかずに正直に答えるようにしましょう。

嘘をついてしまうと、「弊社でも◯◯ができます」のように言われてしまう可能性もあります。ここでは、自分の意思決定は揺らがない旨を伝えると良いでしょう。

主な理由例としては、業界や職種、勤務地などを理由にするのがおすすめです。例えば、以下のように断れば、それ以上突っ込まれることはないでしょう。

適切な辞退理由例
  • 営業ではなく、マーケティングができる企業に決めた
  • 地元で働きたいので、別の会社に行くことに決めた

採用担当者にしっかり辞退する旨を伝えて、納得してもらった上で辞退できると良いですよ。

 

電話が来た場合

内々定辞退の後に、企業から電話がかかって場合は、拒否せずに電話に取るのが賢明です。電話で辞退理由や、どこの企業から内定をもらったのか、聞かれることもあるかもしれません。

慌てる必要はなく、メールと同様に嘘をつかずに正直に辞退する理由を伝えましょう。その方が誠実な印象を与えられます。

しかし、電話に出ると内々定辞退が責められることが怖く、電話に出たくない方もいるでしょう。電話に出た方が良いですが、どうしても出たくなければ出ない選択もありです。

メールでしっかり辞退理由を伝え、自分の辞退の意思が固いことを伝えれば何も問題はありませんよ。無理はしないように、企業としっかりコミュニケーションを取って、内定辞退の電話対応をしましょう。

 

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企業からメールの返信がなかった際の対応方法

企業に辞退メールを送ったのに、返信がないと「ちゃんと届いたのか」と不安になりますよね。企業からメールの返信がなかった際の適切な対応方法は、「電話をする」「確認メールを送る」の2つです。

ここでは、企業からメールの返信がなかった際の対応方法について紹介します。

 

対応方法①:電話をする

3営業日経っても企業から連絡がなければ、電話をするのがおすすめです。電話をして採用担当者に繋がった場合、「メールでお伝えした件ですが……」と言います。

要件を伝えれば、採用担当者も気付いてくれるでしょう。メールが迷惑フォルダーに入って見てなかったり、単純に見落としていることも考えられるので、その意味でも電話すると確実です。

電話をかけることに抵抗を感じる方も多いかもしれませんが、基本的にメールで送った内容を電話で伝えれば問題ありませんよ。

 

対応方法②:確認メールを送る

次に、確認メールを送る方法です。確認メールも電話と同様に、3営業日経っても連絡がなければ、一度メールで確認するのが良いでしょう。

メールを送る際は、初めのメールの後につなげて送ってあげることで、気付いてもらいやすくなります。

 

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内々定辞退前に意思確認をしよう

内々定を辞退する前に、本当に辞退していいのかよく考えることをおすすめします。「辞退しなければ良かった」と後悔しても遅いので、辞退する前に自分の意思を確認しましょう。

辞退するのは簡単ですが、一度辞退したら採用枠にも限りがあるので、再度内々定をもらうことは難しいです。

「よく分からないけど何か違う気がする」のように、辞退理由が明確でないなら辞退しない方が良いでしょう。ファーストキャリアに関わる大切な選択なので、慎重に判断することをおすすめします。

 

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内々定辞退に関するよくある質問

それでは、最後に内々定辞退に関するよくある質問3つに答えていきます。

よくある質問
  • 質問①:内々定承諾後に内々定は辞退してもいいの?
  • 質問②:内々定を辞退すると怒られるの?
  • 質問③:内々定の辞退をする人の割合は?

 

質問①:内々定承諾後に内々定は辞退してもいいの?

内々定を承諾した後でも、内々定を辞退することは可能です

内々定は内定とは異なり「契約」にあたらないので、承諾後に辞退することは法律的に何の問題もありません。

 

質問②:内々定を辞退すると怒られるの?

内々定を辞退したとしても、企業の採用担当者から怒られることはほぼありません。

内々定を辞退する学生は多くいるため、それを見越してあらかじめ人数を多く採用している企業がほとんどです。

そのため、内々定を辞退したとしても、滅多に怒られることはありません。

 

質問③:内々定の辞退をする人の割合は?

内々定を辞退する人の割合は約30%です。

リクルート就職みらい研究所の調査によると、2022年卒の大学生のうち、2社以上の内々定を辞退した学生は31.3%で、就活生全体では平均で1.26社の内々定を辞退しています。

 

内定辞退の方法については以下の記事で紹介しています。

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まとめ:内々定を辞退するのは問題ないが、マナーに気を付けよう!

さまざまな企業を受けていれば、複数社から内々定をもらうことはあるでしょう。内々定を複数社からもらっても、働けるのは1社のみなので、他は辞退することになります。

辞退することは問題ないですが、辞退の仕方には社会人のマナーとして気をつけたいところです。これまで選考してくれた企業に感謝と謝罪の気持ちを伝えれば、問題ありません。

辞退の仕方が不安は方は、この記事の内容を参考に、失礼のないように辞退の連絡をしてくださいね。

内々定について解説している記事には以下のようなものもあります

【博士就活・体験談】内々定の承諾を待ってもらった方法