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【返信は不要です】内定辞退の連絡方法 | 例文,断るマナーも

みなさんこんにちは!
「就活の教科書」編集部の橋口です。
就活が上手くいけばいくほど、内定辞退の連絡って凄く悩みますよね…。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

ありがたいことに3社から内定をいただきました!
でも、内定辞退のマナーやポイントがわかりません。

就活生くん

内定式に参加したけど、やっぱり内定辞退したいです。
内定辞退はいつまでならセーフですか?

就活が上手くいけばいくほど、内定辞退の連絡って凄く悩みますよね。
そんな内定辞退に関する悩みを全て解決しましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

この記事では、内定辞退のマナーやポイント、内定辞退を電話・メールで連絡するときの正解例文を紹介しています。

さらに、内定辞退メールに返信がきた場合や「内定辞退セット」についても解説しています。

内定辞退の連絡をする時、色々なことを考えてしまいますよね。
そんな就活生の全ての悩みに答えています!
ぜひ、最後まで読んでみてください!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

そもそも内定辞退はしてもいいのか?

就活生くん

なんとなく内定辞退はしても良いと思っているんですが、その理由は特にありません。
なぜ就活生は内定辞退をしても良いのか、その理由を知りたいです。

確かに、内定辞退をしても良い理由を知っている就活生は少ないでしょう。
そもそも内定辞退をしても良いのか、その理由も含めて解説しましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

結論から言うと、就活生は内定辞退をしても法律で守られているため問題ありません。

企業には、就活生の内定辞退を断る権利がありません。

一方で、就活生には内定辞退をする権利が法律で保障されています。

そのため、内定辞退は可能です。

ただ注意点として、内定辞退を決断した場合は、早く連絡するようにしましょう。

就活を終えた僕の意見としては、企業も就活生も対等の立場なので、企業が就活生を選考するのであれば、就活生が企業を選ぶのも当然だと思います!
「お祈りメール」を送り返すイメージですね(笑)

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

就活生はそんなに気楽じゃないですよ(泣)
企業に対しては、いつまでに内定辞退の連絡をすれば良いですか?

内定辞退の連絡は、早ければ早いほうが良いです。
それでは、次に内定辞退はいつまで可能かを解説します。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退はいつまで可能なのか?

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そもそも内定辞退には2つの段階があります。

それぞれの段階によって、内定辞退が可能な期間が変わってきます。

  1. 企業が出す「内定通知」をまだ承諾していない
  2. 企業が出す「内定通知」を既に承諾している

就活生の皆さんは、自分が置かれている状況に合った方を参考にしてください。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

段階①:「内定通知」をまだ承諾していない場合

「内定通知」をまだ承諾していない場合は、最低でも1週間以内に返答をしましょう。

また、企業側から回答期限を定められている場合は、その期日に従いましょう。

企業側も、今後の採用スケージュールや採用人数などを調整しなければなりません。

決断できた場合は、できるだけ早く連絡するように心がけましょう。

ただ、多くの就活生はこのような悩みを抱えているのではないでしょうか。

就活生くん

第一希望の企業の合否がまだわからないです。
内定通知を頂いた企業は、保険として残しておきたくて…。

この場合は、他企業の選考を受けることを正直に報告し、回答期限を延ばしてもらえるように交渉しましょう。

企業によっては、回答期限を延長してくれるので、それまでに回答すれば大丈夫です。

また、回答期限を延ばしてもらえない場合は、とりあえず内定を承諾することをおススメします。

ただ、一度承諾すると段階②に進んでしまいます。
少しルールが変わることに注意してください。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

段階②:「内定通知」を既に承諾している場合

「内定通知」を既に承諾している場合は、勤務開始日(基本的には4/1)の2週間前までに連絡しましょう。

「内定通知」を承諾すると、正式に労働契約が結ばれたことになります。

そのため、契約以降は法律に従う必要があります。

労働契約に関する法律(民法627条1項)には、このように書かれています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。
この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

 

このように、入社の2週間前までであれば、法律上は内定辞退が可能となっています。

法律では大丈夫だからと言って、入社前に内定辞退されると本当に辛いよ…。
内定者のために、懇親会や入社前研修も行ったのに。

人事さん

もちろん入社前ギリギリの内定辞退は、特殊な理由を除いて、絶対に行ってはなりません。

損害賠償などの請求も考えられるので、内定辞退の連絡はできるだけ早く行いましょう!

それでは、次に内定辞退メールを送る時の例文を紹介しますね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退連絡の正解例文(メール・電話)

内定辞退の例文を、電話とメールにわけてそれぞれ紹介します。

電話もメールも上記のポイントを守ると、上手に内定辞退の連絡をすることが出来ますよ!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

例文①:電話で内定辞退の連絡をする場合

まずは、電話で内定辞退の連絡をする時の例文を紹介します。

お世話になります。
先日、内定の通知をいただきました△△大学、△△学部の橋口と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

はい、採用担当の〇〇です。

〇〇様、お世話になります。
△△大学、△△学部の橋口と申します。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変身勝手で申し訳ないのですが、御社から頂いた内定を辞退させていただきたいと考え、この度はご連絡差し上げました。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

そうなんですね…。
差し支えなければ、他の企業様をお選びになった理由を教えて頂けませんか?

はい、ありがたいことに複数の企業様から内定通知を頂くことが出来ました。
そこで、自分がキャリアを通して実現したいことを再度考え直した結果、最も実現できる企業が××社だと考えました。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

そういった理由があって、お選びになったんですね。
ただ、それなら弊社でも橋口さんの夢を実現できますよ!

そう仰っていただき、大変光栄です。
ただ、私も考え尽くして導いた決断ですので、改めて考え直すことはございません。
御社の社員の方々や採用担当の〇〇様には、就職活動を通して非常にお世話になりました。
ご好意を裏切る形となってしまい、またご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ございません。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

いえいえ、橋口さんが考え抜いて決断された結果です。
残念ではありますが、この電話をもちまして内定辞退の旨を承りました。
ご連絡ありがとうございました。

貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。
失礼いたします。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退を電話で行うと、このような流れで進みます。
企業側から引き留められる可能性もありますが、きっぱり断るようにしましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

例文②:メールで内定辞退の連絡をする場合

次に、メールで内定辞退の連絡をする時の例文を紹介します。

<件名>
【〇〇大学 橋口】内定辞退のご連絡


<本文>
××株式会社 人事部 △△様

 

先日、内定通知を頂きました、〇〇大学、〇〇学部の橋口です。

お世話になっております。

先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールでのご連絡となりました。

 

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような大変光栄な結果をいただきながら誠に身勝手ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

今後のキャリアを通して私が実現したいことを再度考え抜いた結果、このような決断に至りました。

 

採用担当の△△様をはじめ、貴社の方々には就職活動を通して、お世話になりました。

この度は、そのような貴社のご好意に背く決断となってしまい、申し訳ございません。

末筆とはなりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。


署名

内定辞退の連絡は、電話でもメールでも守るべきポイントは同じです!

それでは、次に内定辞退のを連絡するときのポイントについて解説します。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退のを連絡するときのポイント3つ

内定辞退の連絡をする場合は、以下のポイントを参考にしてください。

これは、電話・メール両方とも同じです。

内定辞退のポイント
  • ポイント①:感謝の気持ちを示す
  • ポイント②:内定辞退をはっきり伝える
  • ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

電話などで内定辞退を報告する時は、ポイント①から順番に伝えましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント①:感謝の気持ちを示す

内定辞退のポイント1つ目は、「感謝の気持ちを示す」ことです。

そもそも内定辞退が出来るのは、内定を出した企業があるからこそです。

就活生の皆さんは「内定を頂けたこと」、「就職活動を通してお世話になったこと」に感謝しましょう。

就活中のどんな場面でも、相手への感謝は重要ですよね!
時間・お金・労力を懸けて内定を出してくれた企業には、自分の口で感謝の気持ちを伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント②:内定辞退をはっきり伝える

内定辞退のポイント2つ目は、「内定辞退をはっきり伝える」ことです。

たまに、こんな悩みを持った就活生がいます。

就活生ちゃん

いざ電話をかけてみると、緊張して内定辞退を報告できなくなってしまいます。
そのまま人事の言葉に上手くのせられて、もう少し検討することになりました・・・。

このように、内定辞退の連絡がズルズルと伸びてしまわないために、内定辞退ははっきりと伝えましょう。

また、人事部に「もう少し考えてみて!」と言われても、断る覚悟を持って電話しましょう。

内定辞退の連絡が遅くなると、就活生も企業も両方とも損をします。
自分の進路を早く決めるためにも、内定辞退の連絡ははっきり伝えましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

内定辞退のポイント3つ目は、「自分に非がある場合は、謝罪する」ことです。

自分に非があるとは、例えばこのような場合です。

  • 内定承諾期間を延ばしてもらったが、内定辞退をすることになった。
  • 面接では「第一志望だ」と言ったが、内定辞退した。
  • 企業側にOB/OG訪問の先輩を紹介してもらっていた。

 

内定辞退は、企業の期待を裏切る行為になってしまうので、謝罪をする方が無難です。

「企業の好意を裏切ってしまった」と思う場合は、謝罪するようにしておきましょう。

企業側も謝罪されると言い返しにくくなります。
誠心誠意気持ちを込めて、謝罪するようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生くん

もっと具体的に、電話で何と話せばいいのかメールでどのような文章を書けばいいのか、教えてください!

そうですよね。
では、内定辞退の連絡をする時の例文を紹介しますね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

就活生くん

もっと具体的に、メールでどのような文章を書けばいいのか、例文を教えてください!

では、内定辞退メールを送る時のマナーを紹介しますね!
このマナーさえ守っていれば、内定辞退のメールは簡単に送れます。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退のマナー3つ

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就活生くん

内定辞退の連絡をする時に守るべきマナーはありますか?

企業に対して、内定辞退の連絡をするときのマナーは、就活中のマナーと変わりません。
ただし、内定辞退は企業を裏切る行為なので、相手に失礼のない対応が必要です。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退の連絡をするときに守るべきマナーは3つあります。

内定辞退のマナー
  • マナー①:電話で連絡する(メールだけはダメ)
  • マナー②:期限を守る
  • マナー③:正直に話す

就活をしていれば、どのマナーも勝手に身についていますよね!
内定辞退の連絡も特別なことは何もないので、基本的なマナーを守りましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー①:電話で連絡する(メールだけはダメ)

内定辞退の連絡をする時のマナー1つ目は、「電話で連絡をする」ことです。

就活中は、企業とのやり取りをメールで行う機会が多いですが、内定辞退の連絡に関しては電話で行いましょう。

なぜなら、内定辞退の連絡は、出来るだけ早く、かつ、確実に相手に確認してもらう必要があるからです。

ただし、採用担当が不在で、内定辞退の旨を伝えられなかった場合は先にメールで報告します。

採用担当には、連絡可能な時間に後日電話をしましょう。

メールだけで報告を済ますのは、マナー違反です。
また、仮に返信がなかった場合、相手が確認しているかわからないので後に問題になる可能性もあります。
面倒ですが、まず電話で直接連絡するようにしましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー②:期限を守る

内定辞退の連絡をする時のマナー2つ目は、「期限を守る」ことです。

これは、マナーとして当たり前ですね。

もし期限以内に回答できない場合は、人事部に期限の延期を交渉しましょう。

全く連絡をしないまま期限を破る行為は、マナー違反です。

内定辞退の連絡の期限に関しては、上部「内定辞退はいつまで可能?」で解説しているので、そちらを参考にしてください!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー③:正直に話す

内定辞退の連絡をする時のマナー3つ目は、「正直に話す」ことです。

内定辞退の連絡をすると、「なぜ辞退するのか?」と質問されることが多いです。

そこで、適当な嘘をついてごまかすのは、相手に非常に失礼な行為です。

正直に内定を辞退した理由を話すようにしましょう。

ただ伝え方には注意してください!
例えば、「本当に第一希望だった企業から内定を頂きました。」は相手に失礼ですよね。
「自分の適正とより近い他社を選択しました。」のように相手を傷つけない表現に言い換えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退の連絡のマナーって、結構面倒くさいですね…。
内定辞退の連絡をする時のポイントは無いんですか?

上記のマナーさえ守っていれば、内定辞退の連絡は問題なく終えることが出来ます

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退のメールを企業に送ったところ、返信がありました。
すごく丁寧な文章が返ってきたのですが、もう一度返信をする必要はありますか?

内定辞退メールに返信をする必要があるのか、気になりますよね。
では最後に、内定辞退メールの連絡に返信は必要かどうかを解説しますね。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールの連絡に返信は必要なのか

就活生くん

内定辞退メールの返信に対して、企業側から返信が返ってきません。

就活生ちゃん

内定辞退メールに対して返信がきたんですが、もう一度返信すべきですか?

内定辞退メールに対する返信が来ない場合、来た場合の2パターンに分けて、対応を解説します。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールに返信がない場合:電話で連絡する

内定辞退メールに返信がない場合は、直接人事部に電話をしましょう。

内定辞退メールに返信がない場合は、以下のような事態が発生している可能性があります。

内定辞退メールに返信がないケース
  • そもそも内定辞退メールが人事部まで届いていない
  • 人事部が内定辞退メールに気付いていない
  • 内定辞退メールへの対応を考えている

送り主である就活生には、実際にどのような事態が発生しているかわかりません。

内定辞退メールに返信がない場合は、人事部に電話をして状況を確認するようにしましょう。

「メールアドレスを間違えていた…」なんて、よくある話です。
間違っても、そのまま放置だけは絶対にしないように気をつけましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールに返信が来た場合:連絡は不必要

内定辞退メールに返信が来た場合は、それに対する返信は不必要です。

人事部も忙しいため、1人の就活生に時間を割いていられません。

また、そもそも内定辞退をしているため、丁寧に再返信して自分の評価が上がっても意味がありません。

そのため、内定辞退メールに返信があった場合、就活生側からの返信は必要ありません。

ただし、人事部からの返信の内容が質問などの場合は、無視せず返信しましょう。

就活生くん

それでもやっぱり返信しておきたいです!

そんな就活生は、以下のように返信しましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

××株式会社 人事部 △△様

 

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。

またのご機会がございましたら、その際はよろしくお願い致します。

 

橋口

このように、内定辞退メールの返信に対する連絡は、簡潔な内容にしましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退はメールのみだと不親切

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就活生ちゃん

内定辞退をメールのみで連絡しようと思っています。
電話で連絡するのは、緊張するので嫌です!

内定辞退の連絡は、メールのみで終わらせず、電話でも行うようにしましょう。
内定辞退がメールのみでは足りない理由を2つ紹介します。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのみではダメな理由
  • 理由①:企業が確認したかわからない
  • 理由②:企業が確認するのに時間がかかる

内定辞退がメールのみではダメな理由を解説します!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

理由①:企業が確認したかわからない

内定辞退がメールのみではダメな理由1つ目は、企業が確認したかわからないからです。

「就活生は連絡したのに、企業側が把握していない」という状況が生じて、トラブルになる可能性があります。

一方で、電話であれば、直接企業側に内定辞退を伝えられます。

企業側に確実に内定辞退を伝えるためにも、内定辞退はメールのみでは終わらせず、電話で行いましょう。

僕が就活していた時も、内定辞退は全て電話で行いました。
電話での連絡は怖いかもしれませんが、連絡は電話で行いましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

理由②:企業が確認するのに時間がかかる

内定辞退メールのみではダメな理由2つ目は、企業が確認するのに時間がかかるからです。

内定通知を出してから、企業は就活生の入社に向けて準備を進めています。

また採用人数の調整など、企業が採用計画を変更している可能性もあります。

そのため、企業側の負担を軽減するために、就活生はできるだけ早く内定辞退の連絡をする必要があります。

企業側に早く内定辞退の旨を伝えるために、内定辞退は電話で行いましょう。

メールや手紙だと、就活生の内定辞退連絡と企業側の確認に時間差が生じてしまいます。
この時間差が、企業に迷惑をかけてしまうことが多いので、内定辞退の連絡はメールに加えて電話をしましょう!

 

「就活の教科書」編集部 橋口

例外:内定辞退をメールのみで終わらせて良い場合もある

ただ、内定辞退の連絡をメールのみで終わらせても良い場合があります。
以下のような場合は、内定辞退の連絡をメールのみで終わらせても問題ありません。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのみでも良いケース
  • 採用人数が多い企業
  • メールでの連絡が指定されている企業

採用人数が多い企業は、多くの就活生のメールや電話に毎日対応しています。

そのため、就活生が電話をかけても企業は出られない場合が多いので、メールのみでの連絡でも良い場合もあります。

 

番外編:「内定辞退セット」は買うべき?

内定辞退する方法として最近、内定辞退するために必要なものをまとめた「内定辞退セット」が発売されています。

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「内定辞退セット」のセット内容
  • 表紙(解説付):B4判2つ折り
  • 内定辞退用便箋:4枚
  • キレイに書ける記載例入下敷:1枚
  • 郵送用封筒:2枚

 

「内定辞退セット」を利用するかは個人に任せますが、個人的にはメールや電話で連絡すればいいかなと思います。

「内定辞退セット」の特徴や評判については、以下の記事で解説していますので、合わせて参考にしてください。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

まとめ:内定辞退は怖くない!

今回の「【返信は不要です】内定辞退の連絡方法 | 例文,断るマナーも」はいかがだったでしょうか。

この記事では、内定辞退の連絡はメールのみではなく、電話で連絡すべき理由を解説しました。
また、内定辞退メールを送る場合のマナーやポイント、内定辞退連絡の正解例文を紹介しました。

「就活の教科書」編集部 橋口

この記事のまとめ

そもそも内定辞退はしてもいいのか?

内定辞退はいつまで可能なのか?

  • 段階①:「内定通知」をまだ承諾していない場合
  • 段階②:「内定通知」を既に承諾している場合

内定辞退はメールのみだと不親切

  • 理由①:企業が確認したかわからない
  • 理由②:企業が確認するのに時間がかかる
  • 例外:内定辞退をメールのみで終わらせて良い場合もある

内定辞退連絡の正解例文(メール・電話)

  • 例文①:電話で内定辞退の連絡をする場合
  • 例文②:メールで内定辞退の連絡をする場合

内定辞退のを連絡するときのポイント3つ

  • ポイント①:感謝の気持ちを示す
  • ポイント②:内定辞退をはっきり伝える
  • ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

内定辞退のマナー3つ

  • マナー①:電話で連絡する(メールだけはダメ)
  • マナー②:期限を守る
  • マナー③:正直に話す

内定辞退メールの連絡に返信は必要なのか

  • 内定辞退メールに返信がない場合:電話で連絡する
  • 内定辞退メールに返信が来た場合:連絡は不必要

番外編:「内定辞退セット」は買うべき?

まとめ:内定辞退は怖くない!

 

就活生の皆さんは、内定辞退を難しいものに感じているかもしれません。
実際の内定辞退の連絡は、ある程度のマナーとポイントさえ意識しておけば簡単に解決することができます。
この記事の情報を活用して、大切な就活の時間を内定辞退に悩まないようにしましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口