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【返信は不要です】内定辞退メールの送り方 | 例文,断るマナーも

みなさんこんにちは!
「就活の教科書」編集部の橋口です。
就活生の皆さんは、内定辞退をどのような方法で連絡しようと思っていますか?

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退の連絡はメールでしようと思っています。
電話で連絡をするのは緊張するので嫌ですね…。
メールのマナーや例文を知りたいです!

就活生くん

内定辞退のメールを送ったんですが、人事部から返信が返ってありません。
どのように対応したら良いですか?

複数内定をもらった時、内定辞退の方法に困りますよね。
そんな就活生の皆さんに、内定辞退で送るメールについて解説します!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

この記事では、実際に金融系企業2社の内定辞退をした僕が、内定辞退をメールで連絡して良いのか解説します。

さらに、内定辞退メールのマナーやポイント、例文を紹介しています。

  • 内定辞退メールを送りたいから例文を教えてほしい!
  • 内定辞退メールで守るべきマナーを知りたい!
  • 内定辞退メールの返信が来ない…。

就活生の皆さんの内定辞退メールに関する悩みを解決できる内容になっています。

ぜひ、最後まで読んでみてください!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退はメールのみだと不親切

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就活生ちゃん

内定辞退をメールのみで連絡しようと思っています。
電話で連絡するのは、緊張するので嫌です!

内定辞退の連絡は、メールのみで終わらせず、電話でも行うようにしましょう。
内定辞退がメールのみでは足りない理由を2つ紹介します。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのみではダメな理由
  • 理由①:企業が確認したかわからない
  • 理由②:企業が確認するのに時間がかかる

内定辞退がメールのみではダメな理由を解説します!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

理由①:企業が確認したかわからない

内定辞退がメールのみではダメな理由1つ目は、企業が確認したかわからないからです。

「就活生は連絡したのに、企業側が把握していない」という状況が生じて、トラブルになる可能性があります。

一方で、電話であれば、直接企業側に内定辞退を伝えられます。

企業側に確実に内定辞退を伝えるためにも、内定辞退はメールのみでは終わらせず、電話で行いましょう。

僕が就活していた時も、内定辞退は全て電話で行いました。
電話での連絡は怖いかもしれませんが、連絡は電話で行いましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

理由②:企業が確認するのに時間がかかる

内定辞退メールのみではダメな理由2つ目は、企業が確認するのに時間がかかるからです。

内定通知を出してから、企業は就活生の入社に向けて準備を進めています。

また採用人数の調整など、企業が採用計画を変更している可能性もあります。

そのため、企業側の負担を軽減するために、就活生はできるだけ早く内定辞退の連絡をする必要があります。

企業側に早く内定辞退の旨を伝えるために、内定辞退は電話で行いましょう。

メールや手紙だと、就活生の内定辞退連絡と企業側の確認に時間差が生じてしまいます。
この時間差が、企業に迷惑をかけてしまうことが多いので、内定辞退の連絡はメールに加えて電話をしましょう!

 

「就活の教科書」編集部 橋口

例外:内定辞退をメールのみで終わらせて良い場合もある

ただ、内定辞退の連絡をメールのみで終わらせても良い場合があります。
以下のような場合は、内定辞退の連絡をメールのみで終わらせても問題ありません。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのみでも良いケース
  • 採用人数が多い企業
  • メールでの連絡が指定されている企業

採用人数が多い企業は、多くの就活生のメールや電話に毎日対応しています。

そのため、就活生が電話をかけても企業は出られない場合が多いので、メールのみでの連絡でも良いです。

就活生ちゃん

基本的に、内定辞退はメールのみでの連絡ではダメなんですね。
具体的に、内定辞退のメールをする時はどのような文章を書けば良いのですか?

次に、内定辞退メールを送る時の例文を紹介しますね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールを送る時の例文

メールで内定辞退の連絡をする時の例文を紹介します。
以下の例文を参考にして、内定辞退のメールを送りましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

<件名>
【〇〇大学 橋口】内定辞退のご連絡


<本文>
××株式会社 人事部 △△様

 

先日、内定通知を頂きました、〇〇大学、〇〇学部の橋口です。

お世話になっております。

先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールでのご連絡となりました。

 

この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。

このような大変光栄な結果をいただきながら誠に身勝手ですが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

今後のキャリアを通して私が実現したいことを再度考え抜いた結果、このような決断に至りました。

 

採用担当の△△様をはじめ、貴社の方々には就職活動を通して、お世話になりました。

この度は、そのような貴社のご好意に背く決断となってしまい、申し訳ございません。

末筆とはなりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。


署名

内定辞退の連絡は、電話でもメールでも守るべきポイントは同じです!

  • 感謝する
  • 内定辞退を伝える
  • 謝罪する

この3つのポイントを守って、内定辞退を上手に終わらせましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールを送る時のポイント3つ

内定辞退のメールをする場合は、以下の3つのポイントを参考にしてください。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのポイント
  • ポイント①:感謝の気持ちを示す
  • ポイント②:内定辞退をはっきり伝える
  • ポイント③:自分に非がある場合は謝罪する

メールで内定辞退を報告する時は、ポイント①から順番に伝えましょう!
それでは、内定辞退メールを送る時のポイントをそれぞれ解説していきますね。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント①:件名に「内定辞退のご連絡」を入れる

内定辞退メールを送る時のポイント1つ目は、件名に「内定辞退のご連絡」と書くことです。

社会人は1日に大量のメールをチェックしており、それぞれメールの件名を見て要件を把握しています。

そのため、人事部に内定辞退を伝えたければ、件名に「内定辞退」の言葉を書く必要があります。

これは内定辞退においてだけでなく、ビジネスメールのマナーです。
就活中から正しいビジネスメールの書き方も勉強しておくと良いですね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント②:感謝の気持ちを示す

内定辞退メールを送る時のポイント2つ目は、「感謝の気持ちを示す」ことです。

そもそも内定辞退ができるのは、内定を出した企業があるからこそです。

就活生の皆さんは「内定を頂けたこと」「就職活動を通してお世話になったこと」に感謝しましょう。

就活中のどんな場面でも、相手への感謝は重要ですよね!
時間・お金・労力を懸けて内定を出してくれた企業には、内定辞退メールでも感謝の気持ちを伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント③:自分に非がある場合は謝罪する

内定辞退メールを送る時のポイント3つ目は、「自分に非がある場合は謝罪する」ことです。

内定辞退は、企業の期待を裏切る行為なので、もし自分に非がある場合は謝罪をした方が無難です。

自分に非があるとは、例えばこのような場合です。

  • 内定承諾期間を延ばしてもらったが、内定辞退をすることになった。
  • 面接では「第一志望だ」と言ったが、内定辞退した。
  • 企業側にOB/OG訪問の先輩を紹介してもらっていた。

 

「企業の好意を裏切ってしまった」と思う場合は、謝罪するようにしておきましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生くん

もっと具体的に、メールでどのような文章を書けばいいのか、例文を教えてください!

では、内定辞退メールを送る時のマナーを紹介しますね!
このマナーさえ守っていれば、内定辞退のメールは簡単に送れます。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールを送る時のマナー2つ

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内定辞退のメールを送る時に守るべきマナーは2つあります。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退メールのマナー
  • マナー①:内定の有効期限を守る
  • マナー②:正直に話す

就活をしていれば、どのマナーも身についていますよね!
内定辞退の連絡も特別なことは何もないので、基本的なマナーを守りましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー①:内定承諾の期限を守る

内定辞退のメールをするときに守るべきマナー1つ目は、「内定承諾の期限を守る」ことです。

当たり前のことですが、内定を承諾する期限は守りましょう。

もし期限以内に回答できない場合は、人事部に期限の延期を交渉しましょう。

全く連絡をしないまま期限を破る行為は、マナー違反です。

内定辞退の連絡の期限に関しては以下を参考にしてください。

  • 「内定」をまだ承諾していない:最低でも1週間以内
  • 「内定」を既に承諾している:入社日の2週間前まで

内定辞退の連絡は期限に関係なく、できるだけ早く連絡するようにしましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー②:正直に話す

内定辞退のメールをする時に守るべきマナー2つ目は、「正直に話す」ことです。

内定辞退のメールをすると、人事部から「なぜ辞退するのか?」と質問されることが多いです。

そこで、適当な嘘をついてごまかすのは、企業に非常に失礼な行為です。

正直に内定を辞退した理由は正直に答えるようにしましょう。

ただし、伝え方には注意してください!
例えば、「第一希望の企業から内定を頂きました。」は相手に失礼ですよね。
「自分の適性に近い企業を選択しました。」のように、相手を傷つけない表現に言い換えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退のメールを企業に送ったところ、返信がありました。
すごく丁寧な文章が返ってきたのですが、もう一度返信をする必要はありますか?

内定辞退メールに返信をする必要があるのか、気になりますよね。
では最後に、内定辞退メールの連絡に返信は必要かどうかを解説しますね。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールに返信がきたら、もう連絡しなくても良い

就活生くん

内定辞退メールの返信に対して、企業側から返信が返ってきません。

就活生ちゃん

内定辞退メールに対して返信がきたんですが、もう一度返信すべきですか?

内定辞退メールに対する返信が来ない場合、来た場合の2パターンに分けて、対応を解説します。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールに返信がない場合:電話で連絡する

内定辞退メールに返信がない場合は、直接人事部に電話をしましょう。

内定辞退メールに返信がない場合は、以下のような事態が発生している可能性があります。

内定辞退メールに返信がないケース
  • そもそも内定辞退メールが人事部まで届いていない
  • 人事部が内定辞退メールに気付いていない
  • 内定辞退メールへの対応を考えている

送り主である就活生には、実際にどのような事態が発生しているかわかりません。

内定辞退メールに返信がない場合は、人事部に電話をして状況を確認するようにしましょう。

「メールアドレスを間違えていた…」なんて、よくある話です。
間違っても、そのまま放置だけは絶対にしないように気をつけましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退メールに返信が来た場合:連絡は不必要

内定辞退メールに返信が来た場合は、それに対する返信は不必要です。

人事部も忙しいため、1人の就活生に時間を割いていられません。

また、そもそも内定辞退をしているため、丁寧に再返信して自分の評価が上がっても意味がありません。

そのため、内定辞退メールに返信があった場合、就活生側からの返信は必要ありません。

ただし、人事部からの返信の内容が質問などの場合は、無視せず返信しましょう。

就活生くん

それでもやっぱり返信しておきたいです!

そんな就活生は、以下のように返信しましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

××株式会社 人事部 △△様

 

お忙しい中、ご丁寧にお返事をいただきましてありがとうございます。

またのご機会がございましたら、その際はよろしくお願い致します。

 

橋口

このように、内定辞退メールの返信に対する連絡は、簡潔な内容にしましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

「内定辞退セット」は買うべき?

内定辞退する方法として最近、内定辞退するために必要なものをまとめた「内定辞退セット」が発売されています。

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「内定辞退セット」のセット内容
  • 表紙(解説付):B4判2つ折り
  • 内定辞退用便箋:4枚
  • キレイに書ける記載例入下敷:1枚
  • 郵送用封筒:2枚

 

「内定辞退セット」を利用するかは個人に任せますが、個人的にはメールや電話で連絡すればいいかなと思います。

「内定辞退セット」の特徴や評判については、以下の記事で解説していますので、合わせて参考にしてください。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

 

まとめ:内定辞退はメールだけでなく電話もしよう

今回の「【内定者が解説】内定辞退はメールのみでも良い?返信は必要?マナー,例文も」はいかがだったでしょうか。

この記事では、内定辞退の連絡はメールのみではなく、電話で連絡すべき理由を解説しました。
また、内定辞退メールを送る場合のマナーやポイント、内定辞退メールの正解例文を紹介しました。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退はメールだけで良い?まとめ

<内定辞退メールのみではダメな理由2つ>

  • 理由①:企業が確認したかわからない
  • 理由②:企業が確認するのに時間がかかる

<内定辞退メールを送るときのポイント3つ>

  • ポイント①:件名に「内定辞退のご連絡」を入れる
  • ポイント②:感謝の気持ちを示す
  • ポイント③:自分に非がある場合は謝罪する

<内定辞退メールを送るときのマナー2つ>

  • マナー①:期限を守る
  • マナー②:正直に話す

内定辞退の連絡は、より確実に、かつ早く連絡することが重要です。
就活生の皆さんは、メールを送る前にまず電話で連絡をするようにしましょう。
また内定辞退の連絡は、速さと確実性が肝心です!
面倒ですが、就活生の皆さんはメールのみでなく、電話での連絡も行いましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

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