【内定者が教える】電話の折り返し方とは? 会話の例文, マナー, 準備も

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こんにちは。「就活の教科書」編集部の淀川です。
就活をしているとスマホに企業から留守電が残されていること、けっこうありますよね。

「就活の教科書」編集部 淀川

就活生くん

電話の折り返しってこっちからしたほうが良いのかな?

就活生ちゃん

普段電話なんてあまりかけないし、ちゃんとしゃべれるか不安。。。
企業に電話をかけるのって、緊張しちゃうよね。

「就活の教科書」編集部 淀川

そこでこの記事では、内定者の僕が「就職活動での電話の折り返し方」をお伝えします。

折り返し電話の相手は志望業界や志望企業の社会人だと思います。絶対に失礼のないようにしたいところです。

ぜひこの記事を読んで、就活の折り返し電話について確認してみてください。

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確認したい!折り返し電話のマナー3つ

まず伝えたいのは、電話に出られなかったからといって気に病むことはないということです。

就活中は忙しく、電話に出れないこともあるということは、企業側もわかっています。

もちろん電話がかかってきた時に出ることができれば、それに越したことはありません。

 

肝心なのは、電話に気付いたあとの折り返しの対応です。

企業は電話のやりとりも評価の対象としています。きちんとマナーを守って電話しましょう。

では、就活に関する折り返し電話のマナーを見ていきます。

「就活の教科書」編集部 淀川

 

マナー①:折り返し電話はその日のうちに

折り返しの電話は、できるだけその日のうちにしましょう。

翌日以降に電話を持ち越すのは、ビジネスにおいてマナー違反となります。

折り返しの電話が遅くなると企業に迷惑をかけてしまいますし、対応が遅ければ遅いほど悪い印象を与えてしまいます。

反対に、素早く対応することで好印象を与えることもできます。

 

どうしてもその日のうちに電話できなかった場合は、翌日の午前中には電話をしましょう。

その際には念のため「折り返しが遅くなり申し訳ございません」と謝罪したほうが良いですね。

とにかく、折り返しの電話はスピードが大事です。

 

マナー②:電話する時間帯に注意

折り返しの電話をかける際には、時間帯にも注意が必要です。

社会人は1日のスケジュールがだいたい決まっています。

相手の仕事の邪魔にならない時間にかけることが望ましいです。

具体的には、以下の時間帯が理想的だと言われています。

  • 10:00〜12:00
  • 14:00〜16:00

どうしても上記の時間に電話をかけれない場合は、他の時間でも構いません。

 

逆に以下の時間帯は、忙しい可能性があるので出来るだけ避けましょう。

  • 8:00〜10:00(始業直後)
  • 12:00〜14:00(お昼休憩)
  • 16:00〜18:00(終業間近)

 

マナー③:大事な部分は復唱する

電話内容の大事な部分は、こちらから復唱して確認しましょう。

日程調整など、大事な部分を聞き違えてしまうと、取り返しのつかないミスにつながります。

時間の12時間表記を24時間表記に変えてみたり、言葉をゆっくり話し強調するなどの確認方法が効果的です。

これは多くの就活生が見落としがちなので、実践すれば企業側に好印象を残せるはずです。

 

この次は、就活の折り返し電話の準備すべきポイント3選をお伝えします。

 

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折り返し電話をする前に、準備すべきポイント3つ

では次に、就活の折り返し電話をかける前に準備すべきポイント3つを紹介します。

「就活の教科書」編集部 淀川

就活の折り返し電話で準備すべきポイントはこの3つです。

  • ポイント①:留守番電話の存在を確認する
  • ポイント②:周囲の環境を確認する
  • ポイント③:ペンとメモ帳を用意する

電話をかけている最中に慌てないよう、しっかりと準備しましょう。

 

ポイント①:留守番電話の存在を確認する

折り返し電話のポイント1つ目は、「留守番電話(留守電)が残されていないか確認する」です。

残されていた場合、どういった要件の電話だったのかをしっかりと確認し折り返すべきです。

 

ただし、留守電の中で「折り返しの連絡は不要」と言われた場合は、折り返しをする必要はありません。

これに気づかず折り返しの電話をかけてしまうと、チェックの甘い学生という悪い印象を与えてしまう可能性もあります。

留守電は最初にしっかり聞いて、その上で折り返しの電話をかけるようにしましょう。

 

ポイント②:周囲の環境を確認する

折り返し電話の2つ目のポイントは、「自分の周囲の環境を確認する」です。

飲食店の中や駅のホームなどで電話をかけた場合、お互いに声が聞こえづらい可能性があります。

そのため折り返し電話する際は、できるだけ静かな場所へ移動しましょう。

 

また、折り返し電話で意外と見落としがちなのが、電波の状況です。

電波状況が悪いと、言葉が途切れがちになってしまったり、電話が途中で切れてしまったりする可能性もあります。

電波状況が良いかどうかも事前に確認しておきましょう。

 

ポイント③:ペンとメモ帳を用意する

折り返し電話の3つ目のポイントは、「ペンとメモ帳を用意する」です。

企業はあなたに伝えたいことがあるから電話をかけてきたはずです。

電話の内容を忘れないよう、メモを取る準備しておきましょう。

面接の日程調整などの場合も多いので、スケジュール帳も事前に用意しておくと良いですね。

 

 

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これを真似るだけ!折り返し電話の例

ここからは、就活に関する折り返し電話の会話の例をお伝えします。

これは僕が就活生時代、実際に電話で使っていた会話や表現をそのまま記したものです。

「就活の教科書」編集部 淀川

 

後日、人事の方とお会いした際「電話での受け答えがとてもしっかりしていると感じた」と褒めていただきました。ぜひ参考にして下さい。

僕の代わりに、就活くんに代弁してもらいました。

就活生くん

お忙しいところ、恐れいります。
私、◯◯大学の△△と申します。先ほど、◇◇様からお電話をいただいたいので、折り返させていただきました。
人事部の◇◇様をお願いいたします
お電話代わりました。採用担当の◇◇です。

人事さん

就活生くん

お忙しいところ、恐れいります。
私、先ほどお電話をいただいた◯◯大学の△△と申します。
いま、お時間よろしいでしょうか?
はい、大丈夫ですよ。

人事さん

就活生くん

ありがとうございます。
先ほどはお電話をいただいたにも関わらず、出ることができず申し訳ありませんでした。
いえいえ、折り返しの電話ありがとう。
留守電でも伝えた通り…

人事さん

〜要件を聞く〜

就活生くん

今日はお忙しい中、ご連絡いただきありがとうございました。
こちらこそありがとう。

人事さん

就活生くん

今後ともよろしくお願いいたします。
では、失礼いたします。

 

「会社説明会や面接を電話でキャンセルしたい」という方は、以下の記事で、電話での断り方がわかるので合わせて読んでみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 淀川

 

 

                                     

就活のやり方に関する記事一覧

「最近就活を始めたけど、何から手を付ければいいか分からない」という就活生には、 就職活動の流れ という記事がおすすめです。

以下の記事を読むだけで、就活の流れを完全に理解できるので、就活生なら必ず読んでほしいです。

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まとめ

いかがだったでしょうか。

この記事では、就活での折り返し電話のポイントや会話の例を紹介しました。

就活は選考が進むにつれ、電話がかかってくる機会が増えてきます。

そして、しっかりした電話の受け答えは好印象にもつながります。

ぜひこの記事を参考して、折り返しの電話を攻略して下さい。

「就活の教科書」では、他にも「就活」に役立つ様々な記事を書いています。
ぜひ、読んでみてくださいね!

「就活の教科書」編集部 淀川

 

就活のマナーはいくつも存在するため、出来ているつもりでも意外とマナーについて見落としてしまうことがあります。

マナーで評価を下げるのはもったい無いので、事前に把握しておくことが大切です。

就活マナーに関して自信がない方は、下記の記事を合わせて読むことをおすすめします。

「就活の教科書」編集部 淀川