【例文あり】自己PR「効率性」「業務の効率化」の魅力的な伝え方 | 言い換え一覧,長所/強みに使えるエピソードも

サイト監修者:岡本 恵典(株式会社Synergy Career)

この記事からわかること

皆さんこんにちは。「就活の教科書」編集部のはるなです。

今回は、自己PRとして「効率性」を魅力的に伝える方法を一緒に考えたいという就活生の皆さんに集まってもらいました。

「就活の教科書」編集部 はるな

就活生ちゃん

私は物事を効率的に行う方法を考えて行動できるところが自分のアピールポイントになるのではないかな、と考えているのですが…。

うまく文章化する自信がなくて困っています。

就活生くん

自己PRってエピソードと絡めて作成するとよいということはわかっているのですが、「効率性」をアピールするためにどのようなエピソードを選べばよいのかがわからなくて…。

確かに、「効率性」「業務の効率化」を自己PRで上手に伝えるための表現方法ってイメージしずらいですよね。

「就活の教科書」編集部 はるな

というわけで、この記事では自己PRで「効率性」「業務の効率化」を伝える上手な表現方法について考えていこうと思います。

合わせて自己PRで「効率性」「業務の効率化」を伝える例文やエピソードもご紹介します。

自己PRで効率性をどうやって伝えたらよいかがわからない」と困っている就活生の皆さん、「そもそも効率性って企業から求められているの」と疑問に思っている皆さんは、ぜひ最後までご覧になってくださいね。

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【人事目線】そもそも「業務の効率化」は自己PRで評価される?

就活生ちゃん

そもそも「効率性」って企業から必要とされているんですか?

企業にとって魅力的な要素と言えるのか、心配になってきました…。

では、まず初めに「効率性」が企業にとって魅力的なアピールポイントとなっているのかを確認していきましょう。

また、自己PRとして「効率性」をアピールするときの注意点についてもお伝えしますね。

「就活の教科書」編集部 はるな

結論:「業務の効率化」は自己PRで十分評価される

結論から言うと、自己PRとして「効率性」は十分評価の対象となります。

どの企業であっても、営利企業であれば「最小労力で最大パフォーマンスの実現」を目指していることには変わりがありません。

そのため、「効率性」は企業にとって非常に魅力的なアピールポイントの一つであるということができます。

注意点:強みが発揮された具体的なエピソードがないと説得力に欠ける

強みが発揮された具体的なエピソードがないと説得力に欠けてしまうことには注意が必要です。

「業務の効率化を図る」際に、あなたに何ができたのかが重要なのです。

「業務の効率化」を図る際には、広い視野をもって課題点を見つける「状況分析力」や課題を解決して「効率化」を実践する「課題解決力」、課題解決のために周囲に働きかける力などが必要となってくるはずです。

アルバイトやサークル活動などで「業務の効率化」を図った経験や、その結果良い影響をもたらすことができたというエピソードとともに話すことで、上記のような力を備えていることを伝えることができます。

「効率性」をアピールするときには「業務の効率化」を図った経験やこの強みが発揮された具体的なエピソードと共に伝えましょう。

補足:「業務の効率化」の過程でどのようなことをしたのかが重要

繰り返しになりますが、「業務の効率化」の過程でどのようなことをしたのかが重要です。

「業務の効率化」を達成するためには「状況分析力」や「課題解決力」、「周囲を巻き込む力」が必要不可欠です。

「業務の効率化」を通して、自分には上記のような力を発揮することができるとアピールすることが大切です。

加えて、「業務の効率化」をなぜ図るのかという視点に立つと、「より良いパフォーマンスをより少ないコストで実現する」という目標を達成しようとする向上心があるということもできます。


【例文3選】「業務の効率化」をアピールするための自己PR例

就活生くん

具体的なエピソードとともにアピールしなくてはならないことはわかっているのですが…。

実際にはどんなエピソードを使うことができるのかがわからなくて…。

他の就活生の皆さんはどのような自己PRを作成しているのでしょうか?

では、自己PRで「効率性」があることをアピールしている例文をご紹介しますね。

以下の例文を読んで、実際にエントリーシートや面接の自己PRの作成の際に参考にしてみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 はるな

「業務の効率化」をアピールするための自己PR例
  • 例文①:アルバイト
  • 例文②:サークル活動
  • 例文③:学生委員会活動

例文①アルバイト

私の強みは状況を分析して課題を見つけ、その解決案を考えて実行することができることです。

私は、大学2年生の時にアクセサリーショップでアルバイトしていました。

従来は1人のお客様に対して1人のスタッフが会計、要望があった場合にはギフト包装もすべて対応していましたが、クリスマスのシーズンになるとギフト包装を頼むお客様が増えるため、業務が滞ってしてしまう傾向にありました。

そこでレジを1人で対応し、ギフト包装は別の2人で行い、ギフト包装を依頼するお客様には会計後に整理番号を渡して、レジ脇でお待ちいただくようにしました。

会計が滞らずに進むようになったことでお客様を待たせることが減り、また包装のみに集中して作業することが可能になったので以前より丁寧にギフト包装を行うことができるようになりました。

その結果、品物を渡したときにお客様の笑顔を見ることが増え、「こんなにきれいに包んでくれてありがとう」という言葉をいただく機会も多くなりました。

お客様にイライラする気持ちでお待ちいただいている状況や、スタッフが焦って包装がスムーズに進まなかった状況を分析し、最適な改善策が提案できたと考えています。

この経験を活かして、御社でもより良いパフォーマンスをするためにはどうすればよいかを常に考え、状況を分析して効率よく仕事をしていきたいと思っております。

業務の効率化」を通して「状況分析力」と「課題解決力」をアピールする例文となっています。

また、「業務の効率化」だけではなく「業務の質」を高めることができた点にも触れていることにポイントがありますね。

最後には、入社後にどのように働きたいかを示しておくことも重要なポイントです。

「就活の教科書」編集部 はるな

例文②サークル活動

私は状況をよく見て行動するということを大切にしています。

私はミュージカルサークルに入っていて、年に2回ほど学外で公演を行っていました。

主に代表と副代表が皆をまとめる役目を負っていましたが、公演の準備の際には、会場を確保して会場側と連絡を取ったり、練習のスケジュール計画を立てたりなどの公演に関わる仕事も、代表や副代表ばかりに集中してしまい業務が滞ってしまうことがありました。

そこで、サークル内を「総括部門」「会計部門」「ステージ部門」「広報部門」の4つの事務処理チームに分けて、分担して仕事を行う仕組みを考えました。

具体的には「会計部門」が会場の確保や会場側との連絡を担当し、「ステージ部門」が照明や音響などステージの裏方を担当する人をまとめたり、ステージの際に使う器具の使用方法を把握し、「広報部門」が宣伝動画やチケット関係の処理を担うことで、代表と副代表が所属する「総括部門」が練習やメンバーをまとめることに集中できるようにしました。

その結果、練習日直前になってようやく練習スケジュールが送られてくることで、練習が思うように進まなかったり、会場側への連絡が遅れてしまい相手側に迷惑をかけるといった不手際が減少しました。

実際に、練習日の前日までには練習スケジュールが送られてきて、練習がスムーズに進むようになる、会場側との意思疎通がしやすくなりました。また、今までサークルメンバーの関係者に口頭で宣伝するのみであったのに対し、宣伝動画や宣伝ポスターを作ってSNS上で流すことが可能となり、より多くのお客様に来ていただくことができるようになるなど、様々な良い影響をもたらすことができました。

貴社に入社した際には、業務の進捗状況や社内の状況を分析して、自分がどのように動けば効率的に仕事を進められるかを常に考えることを意識して、業務を進めたいと思っています。

「業務の効率化」を測ったことで、実際にどのような影響があったのか、何を成し遂げることができたのかを具体的に伝えることができているため、説得力が高い自己PRになっていると思います。

「状況をよく見る」ということで「広い視野を持っている」ことのアピールにもつながっていますね。

「就活の教科書」編集部 はるな

例文③学生委員会活動

私の強みは状況をよく見て課題を見つけ、課題の解決のために動く実行力があることです。

私は大学生の時に学生委員会に所属していて、学生食堂の利便性を高めたりイベントを企画したりしていました。

基本的に、イベント準備期間ではないときは業務が滞ることはなく、学内から寄せられた意見書の回答やSNSでの食堂の広報を行っているのですが、イベント準備期間には通常とは異なる様々な業務に追われることとなります。

いつまでに何をするのかという計画を立てたり、生協専務の方とイベントに関する連絡を取り合ったり、イベントのための物品を手配したりと様々な仕事を2年生が中心となって行っていたのですが、一部の人に仕事が偏り業務が滞ってしまうことも多々ありました。

そこで、業務の分担の見直しを行うべきと考えて会議で提言を行い、生協専務の方とやり取りを行う業務と外部と連絡を取って物品のやり取りを行う業務を区別してそれぞれ担当チームを決定し、イベントの際の広報を担当する人々を広報部チームとして独立させました。

その結果、生協専務の方や外部との意思疎通がスムーズになり、連絡をお待たせしてしまうことが減りました。

また、広報部がSNS上や学内でのイベントの告知・宣伝に集中できるようになったことで、以前と比べておよそ2倍の学生が生協の活動に興味をもってイベントに参加してくれるようになりました。

御社に入社することができた際には、この経験を活かして一部に負担を負わせることなく、周囲を巻き込んでスムーズに業務が回る環境づくりに常に目配りしていきたいです。

「業務の効率化」に絡めて「実行力」をアピールする自己PRとなっている点に注目ですね。

入社後にどのように働きたいかを明確に示すことができている自己PRになっていると思います。

「就活の教科書」編集部 はるな

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自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ

就活生ちゃん

どのように「効率性」をアピールすればよいか、だんだんイメージがわいてきたような気がします!

では、自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツを改めて確認していきましょう。

「就活の教科書」編集部 はるな

自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ
  • コツ①:「業務の効率化」能力が発揮された具体的なエピソードを交える
  • コツ②:過程でどのような取り組みをしたのかを書く
  • コツ③:結果は定量的に(具体的な数字を使って)伝える

コツ①:「業務の効率化」能力が発揮された具体的なエピソードを交える

自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ1つ目は、「業務の効率化」能力が発揮された具体的なエピソードを交えることです。

「私は効率的に物事を成し遂げることができるように意識しています」といった具体性に欠ける文章では、いったい何を意識しているのかが全く伝わってきませんよね。

このような自己PRだと、「業務を効率化」する能力の裏付けがない、説得力に欠けた自己PRとなってしまいます。

「就活の教科書」編集部 はるな

企業はあなたに「業務の効率化」を成し遂げる能力が本当に備わっているのかを見極めたいと思っています。

あなたに「業務の効率化」を成し遂げるためにどのような能力が備わっているのかを、企業側にきちんと理解してもらうために、具体的なエピソードを交えてイメージしやすい自己PRの作成を心がけましょう。

コツ②:過程でどのような取り組みをしたのかを書く

自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ2つ目は、過程でどのような取り組みをしたのかを書くことです。

「業務の効率化」は行動ではなく最終的なゴールです。

「業務の効率化」を達成するためには、状況を分析して業務が滞っている原因を見つけたり、滞りの原因をなくすための方法を考えたり、それを実行するために周囲の人に働きかけたりする必要があります。

重要なことは、「業務の効率化」を達成するためにあなたができることは何かを企業側に示すことです。

そのためにも、「業務の効率化」を図る過程でどのような取り組みを行ったのかに焦点を当てた自己PRを作成しましょう。

コツ③:結果は定量的に(具体的な数字を使って)伝える

自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ3つ目は、結果は定量的に(具体的な数字を使って)伝えることです。

「お客様にギフト包装をお待ちいただく時間を短縮することができました」

「お客様にギフト包装をお待ちいただく時間を従来の約6分から約3分程度にまで短縮することができました。」

上記の2つの文は同じように効率的に業務が行えるようになったことをアピールする文章ですが、どちらの方がより説得力がある文章と言えると思いますか?

後者の方が、イメージしやすく説得力があると感じる方が多いのではないかと思います。

「就活の教科書」編集部 はるな

具体的な数字を使ってどのくらい効率的に仕事ができるようになったのかを伝えることで、よりイメージがしやすく納得できる文章になります。

また、どのくらい短縮することができたのかを表す数字は、自分に「効率性」という長所があるという主張のより強固な根拠となります。

どのくらい作業効率が上がったのかを具体的に伝えるためにも、結果は定量的に伝えるようにしましょう。

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評価される自己PRの構成

就活生くん

「効率性」の自己PR作成のコツは「具体的なエピソード」、「業務の効率化の過程の説明」「結果は定量的に」の3つですね!

早速作成してみようかなと思います!!

ちょっと待った!

自己PRにはきちんと伝えるための構成の仕方があります。

「効率性」を伝えるためのコツを把握することも重要ですが、評価される自己PRの構成をチェックすることも大切ですよ。

「就活の教科書」編集部 はるな

評価される自己PRの構成
  • ①:アピールしたい強み
  • ②:強みを発揮したエピソードの概要
  • ③:直面した課題
  • ④:どのように課題を解決したか
  • ⑤:強みをどのように会社の業務で活かすか

①:アピールしたい強み

まず最初に、アピールしたい強みを伝えましょう。

エピソードから話してしまうと結論がぼやけることが多く、聞く側も先に結論を聞いてからの方が話を理解しやすくなります。

就活生くん

僕の場合は状況を分析して課題を発見し、その解決のために動くことができることですね。

なるほど。とても良いアピールポイントだと思います。

「就活の教科書」編集部 はるな

②:強みを発揮したエピソードの概要

続いて、最初に伝えた自分の強みを補強するために強みを発揮したエピソードを伝える部分を作成します。

エピソードを伝えるうえで、まず強みを発揮したエピソードの概要を理解してもらいましょう。

あなたがどのような場面で、どのような立場で強みを発揮したのかという情報を聞き手に提供する必要があります。

就活生くん

僕は大学生の時に書店で働いていたので、その時のエピソードにしようと思います。

あまり大きくない書店だったので、レジは2台で1人のお客様に対して1人の店員がレジ打ちからブックカバーをつけるまでを担当していました。

強みを発揮したエピソードの概要としては具体的なあなたの立場や所属、普段の業務などを伝えるとよいですね。

「就活の教科書」編集部 はるな

③:直面した課題

強みを発揮したエピソードの概要を伝えた後で、直面した問題について説明しましょう。

問題が発生した状況や問題の原因は何であったのかについてわかりやすく説明して、あなたに状況分析力が備わっていることを示しましょう。

就活生くん

ここで「状況分析力」の有無がみられていると考えた方がいいんですね!

普段はお客さんが一度にやってきて業務が滞ってしまうことはないのですが、本屋大賞の発表時や話題作の発売時は一度に多くのお客様がいらっしゃって、レジ打ちやブックカバーをつける作業が滞ってお客様をお待たせしてしまうときがありました。

ブックカバーをつける作業は慣れるまでは大変で、新人は特に時間がかかってしまうのです。

そのため、一度に多くのお客様が来てくださった時に新人がレジに立っていると、お会計の際に時間がかかってさらにお客様をお待たせすることになっていました。

問題点を深くまでしっかり分析できていますね。

良いと思います。

「就活の教科書」編集部 はるな

④:どのように課題を解決したか

強みを発揮したエピソードの最後には、どのように課題を解決したかを伝えましょう。

あなたがどのような解決策を考え、それをどのように実践したか、「課題解決力」や「実行力」などをアピールするポイントとなります。

就活生くん

僕は2つの点に目を付けました。

1点目は新人研修で、新人にはまずレジ打ちに慣れてもらってブックカバーをつける作業に慣れるのはレジ打ちに慣れた後にしたのです。

2点目は、混雑時にはレジを打つ人とブックカバーをつける人とで役割分担をすることです。

その際、ブックカバーをつける作業に慣れていない新人にはレジ打ちを担当してもらうことにしました。

結果的に、新人はそれぞれの作業を習得するのに集中することができて、研修期間を平均して1週間から2週間程度短縮することに成功しました。

また、混雑時にお客様1人に対応するのに4分程度かかっていたところを約1分程度短縮することができました。

課題解決策を考えたときの着眼点を伝えると、あなたがその課題に対してどのように取り組んだのかが分かりやすいですね。

結果は定量的に伝えるというポイントもカバーできていますね。

「就活の教科書」編集部 はるな

⑤:強みをどのように会社の業務で活かすか

自己PRの最後には、強みをどのように会社の業務で活かすかを伝えましょう。

選考の際に企業が知りたいことは学生の自己PRではなく、学生に自分の強みを仕事に活かす力が備わっているかです。

つまり企業は、自己PRを通して就活生が社会人として活躍できそうかどうかを見ています。

そのため、自分の長所を伝えるだけでなく、自分が志望する企業で何ができるのか、どう役立つのかを伝えることが大切です。

就活生くん

書店でのアルバイトの経験から、現状に甘んじていてはいけないと感じたことに触れたいです。

また、常により効率よく質の良いパフォーマンスができるのではないかと意識して働きたいですね。

それでは今まで整理してきた自己PRの構成に沿って、実際に自己PRを作成してみましょう。

「就活の教科書」編集部 はるな

就活生くんの「効率性」の自己PR

私は状況を分析して課題を発見し、その解決のために動くことができることに強みを持っています。

私は大学生の時に書店でアルバイトをしていました。

あまり大きくない書店で、レジは2台で1人のお客様に対して1人の店員がレジ打ちからブックカバーをつけるまでを担当していました。

普段はお客さんが一度にやってきて業務が滞ってしまうことはないのですが、本屋大賞の発表時や話題作の発売時は一度に多くのお客様がいらっしゃって、レジ打ちやブックカバーをつける作業が滞ってお客様をお待たせしてしまうときがありました。

ブックカバーをつける作業は慣れるまでは時間がかかってしまうこともしばしばあり、新人は特に時間がかかってしまいます。

そのため、一度に多くのお客様が来てくださった時に新人がレジに立っていると、お会計の際に時間がかかってさらにお客様をお待たせすることになっていました。

この問題の解決のために、私は2つの改善策を提案しました。

1つ目は新人研修に関してです。新人にはまずレジ打ちに慣れることを優先させ、ブックカバーをつける作業の習得はのレジ打ちに慣れた後にしたのです。

2つ目は、混雑時にはレジを打つ人とブックカバーをつける人とで役割分担をすることです。

その際、ブックカバーをつける作業に慣れていない新人にはレジ打ちを担当してもらうことにしました。

結果的に、新人はそれぞれの作業を習得するのに集中することができて、研修期間を平均して1週間から2週間程度短縮できました。

また、混雑時にお客様1人に対応するのにかかる時間を3分程度に収めることに成功し、1分程度短縮することができました。

私が御社に入社できた際には、この経験を活かして現状に甘んずることなく、常により効率よく質の良いパフォーマンスができるのではないかと意識して、課題を見つけ改善していきたいと思います。

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【言い換え】「業務の効率化」に似た自己 PRで使える強みワード一覧

長所として「効率性」「業務の効率化」をあげられても、すぐにピンと来る人は少ないように思います。

そのような場合は他の言葉に言い換えて表すことで、分かりやすく「業務の効率化」を行う能力が備わっていることを伝えることができます。

「就活の教科書」編集部 はるな

◆「効率性」「業務の効率化」言いかえ表現一覧

  • 合理的に物事を行うことができる
  • 能率的に物事を遂行することができる
  • 作業手順の見直しをして生産性をあげることができる
  • 作業がスムーズに進むよう工夫することができる
  • 行動力がある
  • テキパキと仕事をこなすことができる

「効率性」「業務の効率化」を言い換えることで、よりあなたの強み/長所が分かりやすくなり、面接官に伝わりやすくなります。

自分に合った「効率性」「業務の効率化」の言い換え表現を見つけて、ESや面接で使えるようにしておきましょう。

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「業務の効率化」以外におすすめの強み/長所一覧

就活生くん

「効率性」をアピールするための自己PRの作成については理解できたと思います。

他に長所としてアピールできるポイントはどのようなものがありますか?

「効率性」が自分の長所であると考えている就活生の皆さんには、以下の様な自己PRポイントもお勧めです。

それぞれの長所についての魅力的な自己PRの作成についてご紹介していますので、よかったらご覧になってみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 はるな

 

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まとめ:業務の効率化を自己PRで使う時は、過程と定量の2つに気をつけよう

いかがでしたか。

今回は「効率性」という長所を上手に伝える自己PRの作成方法について考えてきました。

最後までご覧いただき誠にありがとうございました。

また次の記事でお会いしましょう。

「就活の教科書」編集部 はるな

最後に今回の記事の内容を簡単にまとめておきます。

この記事のまとめ

◆【人事目線】そもそも「業務の効率化」は自己PRで評価される?

  • 結論:「業務の効率化」は自己PRで十分評価される
  • 注意点:強みが発揮された具体的なエピソードがないと説得力に欠ける
  • 補足:「業務の効率化」の過程でどのようなことをしたのかが重要

◆【例文3選】「業務の効率化」をアピールするための自己PR例

  • 例文①アルバイト
  • 例文②サークル活動
  • 例文③学生委員会活動

◆自己PRで「業務の効率化」をアピールするコツ

  • コツ①:「業務の効率化」能力が発揮された具体的なエピソードを交える
  • コツ②:過程でどのような取り組みをしたのかを書く
  • コツ③:結果は定量的に(具体的な数字を使って)伝える

◆評価される自己PRの構成

  • ①:アピールしたい強み
  • ②:強みを発揮したエピソードの概要
  • ③:直面した課題
  • ④:どのように課題を解決したか
  • ⑤:強みをどのように会社の業務で活かすか

◆【言い換え】「業務の効率化」に似た自己 PRで使える強みワード一覧

◆「業務の効率化」以外におすすめの強み/長所一覧

◆まとめ:業務の効率化を自己PRで使う時は、過程と定量の2つに気をつけよう