- インターンの辞退は選考に影響があるのか
- インターンの断り方（メール・電話編）
- 失礼のないインターン断り方のコツ5選
- インターンの断り方（メールと電話のメリット/デメリット）
- インターン辞退の連絡はメールか電話どちらが良いか
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就活生の皆さんこんにちは。
「就活の教科書」編集部のハヅキです。
この記事では「インターンシップの断り方・キャンセル方法」について解説します。
皆さんは、インターンの選考が進んでいたけど、何かの事情で断らざるを得ない状況になった経験はありませんか？
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
就活生ちゃん
メールと電話どちらが良いのでしょう？
一応、今のところ電話でキャンセルの連絡をしようと思っているのですが、キャンセルの方法がわかりません・・・。
就活生くん
インターンシップを電話でキャンセルするときに注意することって何かありますか？
インターンとは言っても、これからの選考に影響もあるのではないかと考えてしまいますよね。
私も、なるべく慎重に断りたいと、ネットで調べてから連絡した覚えがあります。
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「就活の教科書」編集部 ハヅキ
そこでこの記事で、メールと電話それぞれのインターンシップの断り方の例文について解説していきます。
合わせて、インターンシップ辞退は選考に影響があるのかということも解説します。
また、インターンシップを電話でキャンセルするときのポイント、キャンセル時の理由7選、電話とメールそれぞれのメリットとデメリットも解説します。
この記事を読めば、インターンの上手い断り方・キャンセル方法について理解できるので、インターンの辞退についての悩みがなくなります。
失礼のないインターン断り方を知りたい就活生の皆さんは、ぜひ最後まで読んでみて下さい。
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就活アドバイザー 京香
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就活アドバイザー 京香
目次
インターンシップの辞退は選考に影響はするの？
就活生くん
インターンシップに参加する予定だったけど、急に大学の予定が入ってしまって参加できなくなってしまった・・・
キャンセルしても選考に影響ないか心配です・・・
そうですよね。
インターンシップのキャンセルって選考に影響するのか不安だし、どうやって連絡すればいいかわからないですよね。
そこで、インターンシップのキャンセルは選考に影響するのかどうか、キャンセルする場合はどうやってキャンセルすればいいのかについて解説していきますね。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
インターンシップのキャンセルはしっかり連絡すれば問題ない
就活生くん
そもそもインターンシップをキャンセルすることって、問題ないんですか？
結論から言えば、インターンシップをキャンセルすること自体は問題ないし、就活に悪影響を及ぼすことはありません。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
なぜなら、企業側もインターンシップをキャンセル・辞退する人が出てくることを、事前に予想しているからです。
そのため、インターンシップをキャンセルすることで、企業とトラブルになったり、損害を与えるようなことはほとんどないでしょう。
しかし、そのキャンセル時の対応を怠ったり非常識な行動をとったりすると、自分はもちろん、その企業のインターンを受ける同じ大学の同期や、後輩、OB・OGにも悪影響を及ぼす可能性があります。
数年前から会社の採用に関わらせているけど、学生さんに言いたいことはただ一つ。
「無断欠席はやめてくれ」
インターンや面接には準備が必要なのです。
もし行きたくないとかだったら、もういっそ仮病でもなんでもいいよ。
頼むから始まる前に教えておくれ。。。— K(Carly) (@DesuyoKei) August 25, 2020
このように、企業にとってインターンシップの無断欠席はかなりきついことなので、インターンシップをキャンセルする場合は、必ず事前に連絡を入れるべきです。
ですが、「インターンシップをキャンセルする」=「自己管理ができていない」と判断されることもあるため、できるだけキャンセルはしない方がいいでしょう。
インターンシップのマナーについて詳しく知っておきたいという就活生は、以下の記事でインターンシップで気をつけるべきことについて詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
また、インターンシップだけでなく会社説明会のキャンセル方法について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
無断でキャンセルする場合は多少の影響はある
インターンの辞退が本選考の合否を左右することはありませんが、無断でキャンセルする場合は影響はあります。
面接官も人ですので、一度見覚えのある人には親近感も湧きますし、学生さん自身も社風を理解することができます。
特に、ベンチャーだとインターンシップに選考も含まれるものもあるので、そのインターンシップには優先的に参加すると良いでしょう。
インターンシップで、面接だけでは伝わらない良い印象を与えられると、採用にもメリットがあります。
就活生ちゃん
人事担当者３００人への「インターンシップの辞退がその後の選考に影響するのか」というアンケートによると、以下のような結果が出たそうです。
https://job.rikunabi.com/contents/internship/9433/
つまり、インターンシップはアピールチャンスなので、辞退をするとそのチャンスを逃してしまうと言っても過言ではないでしょう。
そのため、できる限り興味のある企業のインターンには参加するようにしましょう。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
インターンシップのキャンセルは電話でした方が良い
就活生くん
辞退連絡はしっかり理由をつけて連絡すれば本選考への影響は少ないことがわかりました。
けど、辞退の連絡って電話かメールどちらでするべきなんですか？
インターンシップをキャンセルするときは、基本的に電話で連絡すべきです。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
なぜなら、メールの場合相手が確実に見る保証がなく、期限までにキャンセルの意思が伝わらない可能性があるからです。
【インターン採用辞退の仕方】
辞退をする場合は必ず電話で伝えるようにしましょう。その際には、「申し訳ありませんが、選考を辞退させていただきたく、連絡致しました。」等と言いましょう。また、理由を聞かれた場合もはっきりと答えるようにしましょう。— 【インターン掲載サイト】グロース (@growth_effigent) September 13, 2018
もしメールだけで連絡して相手がそのメールを確認していなかったら、インターンシップを無断キャンセルした、と捉えれられて、その会社の選考を突破するチャンスはゼロになるでしょう。
そうならないためにも、インターンの辞退連絡は日時に余裕を持ったうえで、電話で確実に伝えるようにしましょう。
私の友人にも、インターンシップのキャンセルをメールで連絡したのに、当日に企業から「なんで来てないんですか？」という連絡が入った人がいます。
確実にキャンセルするには前日までに電話をすることが一番ですね。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
就活アドバイザー 京香
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インターンシップを見つけられるサイトについては「【内定者が選んだ】インターンシップを探せるサイトおすすめ19選！長期,短期別に紹介」という記事にまとめています。
この記事を読むと、自分に合った長期インターンを見つけられ、ガクチカを増やすことができます。
就活アドバイザー 京香
インターンシップ断り方の例文（メール編）
就活生くん
インターンを断る際は必ず連絡しましょう。
人事の方は、学生さんのためにプログラムを考えて、時間を割いてくれているので、無断で辞退するのは失礼です。
考えが変わって、今後の選考に興味がなかったとしても、礼儀のとして辞退の連絡しましょう。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
例文①：メール（インターン選考を途中で辞退する場合）
インターン断り方の例文１つ目は選考中にメールで連絡する場合です。
インターンシップ選考辞退のご連絡「〇〇大学 山田 太郎」
[本文]〇〇株式会社 人事部 ◯◯様
お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田 太郎です。
〇〇月〇〇日に面接をお願いしておりしたが、この度は諸般の事情により、選考を辞退させていただきたく連絡をいたしました。
貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
一身上の都合でこのような形でご連絡となってしまい、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。
末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。
〇〇大学 〇〇学科
山田太郎
〒123-4567
兵庫県大田区1-2-3 エミール 456
TEL：090-1234-5555
MAIL：taro.yama@gmali.com
例文②：メール（通過したインターンを辞退する場合）
次に、インターンの選考が終わり、案内も来ている場合のインターン断り方について紹介します。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡とおわび（〇〇大学・山田太郎）
[本文]株式会社△△△△
人事部〇〇様 （※名前は分かればで良い）
大変お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部の山田 太郎です。
このたびは、インターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。
大変残念に思いますが、大学の研究発表と予定が重なってしまい、やむを得ず辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。
貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。
今後の説明会などに参加し、貴社のことを学んでいきたいと考えておりますので、今後ともなにとぞお願い致します。
—————————————————
山田太郎（Taro Yamada）
〇〇大学・〇〇学部
TEL：090-1234-5555
MAIL：taro.yama@ac.jp
—————————————————
例文③：メール（選考中、通過したインターン辞退どちらにも使える）
【件名】
【〇〇大学 〇〇（氏名）】〇月〇日開催予定のインターンシップ辞退のご連絡
【本文】
株式会社〇〇
採用担当 〇〇様
お世話になっております、〇〇大学の〇〇（氏名）と申します。
先日は、インターンシップ内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。
せっかく内定を頂いたのに大変恐縮ですが、大学の試験日がインターンシップの日程と重なってしまいましたので、申し訳ございませんが、この度のインターンシップ内定につきましては辞退させて頂きたく思っております。
貴重なご機会を頂いたにも関わらず、それを活かすことが出来ず大変心苦しく思っております。
今回インターンシップへの参加は叶いませんでしたが、貴社の今後の選考にはさらに精進を重ねて臨みたいと考えております。
大変ご迷惑をお掛けする事となり申し訳ございません。
何卒、よろしくお願い申し上げます。
〇〇大学 〇〇学部
〇〇（氏名）
「なぜ辞退するのか」と「今後の選考に対する意思」がはっきりと書かれているいい例文ですね。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
インターンだけでなく、本選考での面接や内定を辞退する時のメール例文が知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。
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インターンシップ断り方の例文（電話編）
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
例文①：電話（担当者ではない方に繋がった際の場合)
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
自分：お忙しいところ失礼致します。◯◯大学の山田太郎と申します。△月△日より開催されるインターンシップの件でお電話致しました。
人事部の◯◯様はいらっしゃいますか？
（担当者に繋がる）
自分：◯◯大学の山田太郎と申しますが、ただいまお時間よろしいでしょうか？
人事：はい、ご用件は何でしょうか？
自分：先日は、インターンシップのご案内をいただき、ありがとうございました。
〇月〇日に参加を予定しておりましたが、事情により辞退させて頂きたくご連絡いたしました。
貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。
人事：ご連絡ありがとうございました。
それでは、山田さんのインターンをキャンセルという形で承りました。
自分：お忙しい中、お手数おかけします。今後とも何卒よろしくお願い致します。
それでは、失礼致します。
（相手が電話を切ったのを確認した上で、静かに切る。）
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
例文②：電話（電話に出た方が担当者本人だった場合)
声だけで担当者と判断することは難しいので、本人に「〇〇さんに変わっていただけますか」と聞いてしまっても焦る必要はありません。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
自分：お忙しいところ失礼致します。私、◯月◯日〇時のインターンシップに参加を申し込みました、〇〇大学の山田太郎と申します。人事部の〇〇様にお繋ぎいただくことは可能でしょうか？
人事：はい、私が〇〇です。
自分：◯◯大学の山田太郎と申しますが、ただいまお時間よろしいでしょうか？
人事：はい、ご用件は何でしょうか？
自分：インターンシップのご案内をありがとうございました。
しかし大変恐縮ですが、その件のキャンセルをお伝えしたく、お電話いたしました。
貴重な機会をいただいていたのにも関わらず、大変申し訳ありません。
人事：そうですか、差し支えなければ理由をお聞きしてもよろしいですか？
自分：はい、大学での研究発表と重なってしまい、参加が厳しくなってしましました。
人事：分かりました。山田さんの参加を楽しみにしておりましたが、キャンセルの旨を承りました。
自分：この度は本当に申し訳ございません。今度とも何卒よろしくお願いします。
人事：ご連絡ありがとうございました。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
インターンシップを電話で断ることについて詳しく知りたい方は、下記の記事を読んでみてください
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就活アドバイザー 京香
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就活アドバイザー 京香
インターンシップガイドの評判や、特徴が気になる方は、以下の記事もぜひ読んでみてくださいね。
方法：大学のキャリアセンターを利用する
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また、学校によっては予約制の場合もあるので、キャリアセンターのホームページを一度見ておきましょう。
「キャリアセンターって本当に良いの？」という方は、以下の記事で詳しく解説しているので合わせて読んでみてくださいね。
就活アドバイザー 京香
失礼のないインターンシップ断り方のコツ5選
就活生ちゃん
インターンシップを断ることで、人事にどう思われるのかが気になります・・・
失礼のないようにインターンを断るコツがあれば知りたいです。
- ポイント①：件名は分かりやすくする
- ポイント②：謝罪・感謝をする
- ポイント③：電話の場合、連絡する時間に考慮する
- ポイント④：辞退理由は簡潔にまとめる
- ポイント⑤：辞退を決めた時点で連絡する
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
ポイント①：件名は分かりやすくする
失礼のないインターン断り方のコツ１つ目は、件名を分かりやすくすることです。
件名だけでもメールの内容が分かるようにしておくことで、メールの内容を確認してもらえる可能性も高まります。
人事の方はたくさんのメールを受け取っているので、工夫して読んでもらう必要があります。
メールの件名を「インターン辞退の報告と謝礼」などと分かりやすく付けましょう。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
ポイント②：謝罪・感謝をする
失礼のないインターン断り方のコツ２つ目は、謝罪・感謝をすることです。
貴重な機会を与えていただいたことへの感謝と、好意に応えられなかったことへの謝罪をの礼儀として述べることは大切になります。
「このたびは、インターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。大変残念に思いますが、やむを得ず辞退させて頂きたくご連絡いたしました。」
などと伝えましょう。
理由の前に、まず謝罪と感謝をすることで、人事は理由も受け入れてくれる可能性が高まります。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
感謝が重要なのはインターンシップを断る時だけでなく、インターンシップに参加した後も同じです。
インターンシップに参加した後にお礼状やお礼メールを送って感謝の気持を示す人はほんのごく僅かなので、他の就活生と大きな差を付けられます。
企業に良い印象を与えたいけどやり方がわからない就活生は、ぜひお礼状やお礼メールの書き方を学び、印象をUPさせましょう。
ポイント③：連絡する時間に考慮する
失礼のないインターン断り方のコツ３つ目は、電話の場合、連絡する時間に考慮することです。
人事の方は、休憩時間や会議の時間にかけてこられると良い気はしません。
朝方にメールをチェックする時間や、休憩時間直後は好ましいでしょう。
インターンシップを電話で断る際には、時間帯に注意しましょう。
メールはいつでもできるが、さすがに深夜に送るなどの非常識なことは避けた方が良いでしょう。
また、緊急報告の場合は例外になりますので、なるべく至急連絡しましょう。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
ポイント④：辞退理由は簡潔にまとめる
失礼のないインターン断り方のコツ４つ目は、辞退理由は簡潔にまとめることです。
インターンの断る理由をだらだらと語られても、言い訳に聞こえてしまいます。
簡潔に、家庭の事情や学校の事情などやむを得ない事情があると思うので、その旨を一言伝えるだけで十分です。
理由なしで断ることはいけませんが、簡潔に理由はまとめておきましょう。
他のインターンと重なった場合は、正直に伝える必要はありません。
「就活の教科書」編集部 ハヅキ
ポイント⑤：辞退を決めた時点で連絡する
失礼のないインターン断り方のコツ５つ目は、辞退を決めた時点で連絡ことです。
企業側は、インターンシップ参加人数の調整や準備もありますので、断る人がいるなら早く知ることができる方が助かります。
場合によっては、追加募集することもあります。
インターンを断ると決めた時点で連絡することを心がけましょう。
就活生くん
保留にしてギリギリに辞退することは、他にインターンをしたかった学生さんにとっても失礼だと気づきました。
