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【例文あり】インターンシップの最適な断り方5選 | メール/電話による連絡のメリット・デメリット

監修者:岡本 恵典株式会社Synergy Career CEO)

この記事で分かること
  • インターンの辞退は選考に影響があるのか
  • インターンの断り方(メール・電話編)
  • 失礼のないインターン断り方のコツ5選
  • インターンの断り方(メールと電話のメリット/デメリット)
  • インターン辞退の連絡はメールか電話どちらが良いか

就活生の皆さんこんにちは。

「就活の教科書」編集部のハヅキです。

この記事では「インターンシップの断り方・キャンセル方法」について解説します。

皆さんは、インターンの選考が進んでいたけど、何かの事情で断らざるを得ない状況になった経験はありませんか?

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

就活生ちゃん

私は、二つのインターンシップの日時が重なってしまって、どちらかを断らないといけませんでした・・・

メールと電話どちらが良いのでしょう?

一応、今のところ電話でキャンセルの連絡をしようと思っているのですが、キャンセルの方法がわかりません・・・

就活生くん

僕もゼミの関係で行けなくなったのですが、失礼のないインターンの断り方を知りたいです。
インターンシップを電話でキャンセルするときに注意することって何かありますか?

インターンとは言っても、これからの選考に影響もあるのではないかと考えてしまいますよね。

私も、なるべく慎重に断りたいと、ネットで調べてから連絡した覚えがあります。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

そこでこの記事で、メールと電話それぞれのインターンシップの断り方の例文について解説していきます。

合わせて、インターンシップ辞退は選考に影響があるのかということも解説します。

また、インターンシップを電話でキャンセルするときのポイント、キャンセル時の理由7選、電話とメールそれぞれのメリットとデメリットも解説します。

この記事を読めば、インターンの上手い断り方・キャンセル方法について理解できるので、インターンの辞退についての悩みがなくなります。

失礼のないインターン断り方を知りたい就活生の皆さんは、ぜひ最後まで読んでみて下さい。

目次

インターンシップの辞退は選考に影響はするの?

就活生くん

インターンシップに参加する予定だったけど、急に大学の予定が入ってしまって参加できなくなってしまった・・・
キャンセルしても選考に影響ないか心配です・・・

そうですよね。
インターンシップのキャンセルって選考に影響するのか不安だし、どうやって連絡すればいいかわからないですよね。
そこで、インターンシップのキャンセルは選考に影響するのかどうか、キャンセルする場合はどうやってキャンセルすればいいのかについて解説していきますね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップのキャンセルはしっかり連絡すれば問題ない

就活生くん

そもそもインターンシップをキャンセルすることって、問題ないんですか?

結論から言えば、インターンシップをキャンセルすること自体は問題ないし就活に悪影響を及ぼすことはありません。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

なぜなら、企業側もインターンシップをキャンセル・辞退する人が出てくることを、事前に予想しているからです。

そのため、インターンシップをキャンセルすることで、企業とトラブルになったり、損害を与えるようなことはほとんどないでしょう。

しかし、そのキャンセル時の対応を怠ったり非常識な行動をとったりすると、自分はもちろん、その企業のインターンを受ける同じ大学の同期や、後輩、OB・OGにも悪影響を及ぼす可能性があります。

このように、企業にとってインターンシップの無断欠席はかなりきついことなので、インターンシップをキャンセルする場合は、必ず事前に連絡を入れるべきです。

ですが、「インターンシップをキャンセルする」=「自己管理ができていない」と判断されることもあるため、できるだけキャンセルはしない方がいいでしょう。
インターンシップのマナーについて詳しく知っておきたいという就活生は、以下の記事インターンシップで気をつけるべきことについて詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

また、インターンシップだけでなく会社説明会のキャンセル方法について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。

 

無断でキャンセルする場合は多少の影響はある

インターンの辞退が本選考の合否を左右することはありませんが、無断でキャンセルする場合影響はあります。

面接官も人ですので、一度見覚えのある人には親近感も湧きますし、学生さん自身も社風を理解することができます

特に、ベンチャーだとインターンシップに選考も含まれるものもあるので、そのインターンシップには優先的に参加すると良いでしょう。

インターンシップで、面接だけでは伝わらない良い印象を与えられると、採用にもメリットがあります

就活生ちゃん

インターンの断り方を知る前に、いくつかのインターンが重なって参加できない場合は、優先順位を決めることが大切ですね。

人事担当者300人への「インターンシップの辞退がその後の選考に影響するのか」というアンケートによると、以下のような結果が出たそうです。

「インターンシップのキャンセルは、その後の選考に影響しますか?」アンケート結果のグラフ

https://job.rikunabi.com/contents/internship/9433/‌‌

‌つまり、インターンシップはアピールチャンスなので、辞退をするとそのチャンスを逃してしまうと言っても過言ではないでしょう。

そのため、できる限り興味のある企業のインターンには参加するようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップのキャンセルは電話でした方が良い

就活生くん

辞退連絡はしっかり理由をつけて連絡すれば本選考への影響は少ないことがわかりました。

けど、辞退の連絡って電話かメールどちらでするべきなんですか?

インターンシップをキャンセルするときは、基本的に電話で連絡すべきです。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

なぜなら、メールの場合相手が確実に見る保証がなく、期限までにキャンセルの意思が伝わらない可能性があるからです。

もしメールだけで連絡して相手がそのメールを確認していなかったら、インターンシップを無断キャンセルした、と捉えれられて、その会社の選考を突破するチャンスはゼロになるでしょう。

そうならないためにも、インターンの辞退連絡は日時に余裕を持ったうえで、電話で確実に伝えるようにしましょう。

私の友人にも、インターンシップのキャンセルをメールで連絡したのに、当日に企業から「なんで来てないんですか?」という連絡が入った人がいます。

確実にキャンセルするには前日までに電話をすることが一番ですね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップ断り方の例文(メール編)

就活生くん

インターンシップの辞退は、内定辞退と比べて重要でもないし、連絡しなくても良いかなぁ?

インターンを断る際は必ず連絡しましょう。

人事の方は、学生さんのためにプログラムを考えて、時間を割いてくれているので、無断で辞退するのは失礼です。

考えが変わって、今後の選考に興味がなかったとしても、礼儀のとして辞退の連絡しましょう。

では早速、メールでのインターンシップの断り方から解説していきますね!

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

例文①:メール(インターン選考を途中で辞退する場合)

インターン断り方の例文1つ目は選考中にメールで連絡する場合です。

[件名]

インターンシップ選考辞退のご連絡「〇〇大学 山田 太郎」

[本文]

〇〇株式会社 人事部 ◯◯様

 

お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の山田 太郎です。

 

〇〇月〇〇日に面接をお願いしておりしたが、この度は諸般の事情により、選考を辞退させていただきたく連絡をいたしました。

貴重なお時間を割いて選考をして頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。

一身上の都合でこのような形でご連絡となってしまい、大変恐縮ではございますが、ご認識いただけますと幸いです。

 

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

 

〇〇大学 〇〇学科

山田太郎

〒123-4567

兵庫県大田区1-2-3 エミール 456

TEL:090-1234-5555

MAIL:taro.yama@gmali.com

 

例文②:メール(通過したインターンを辞退する場合)

次に、インターンの選考が終わり、案内も来ている場合のインターン断り方について紹介します。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

[件名]

〇月〇日インターンシップ辞退のご連絡とおわび(〇〇大学・山田太郎)

[本文]

株式会社△△△△

人事部〇〇様 (※名前は分かればで良い)

 

大変お世話になっております。

〇〇大学〇〇学部の山田 太郎です。

 

このたびは、インターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。

大変残念に思いますが、大学の研究発表と予定が重なってしまい、やむを得ず辞退させて頂きたく、ご連絡いたしました。

 

貴重な機会を設けていただいたにも関わらず、大変申し訳ありません。

今後の説明会などに参加し、貴社のことを学んでいきたいと考えておりますので、今後ともなにとぞお願い致します。

 

—————————————————
山田太郎(Taro Yamada)

〇〇大学・〇〇学部

TEL:090-1234-5555

MAIL:taro.yama@ac.jp

—————————————————

 

例文③:メール(選考中、通過したインターン辞退どちらにも使える)

【件名】
【〇〇大学 〇〇(氏名)】〇月〇日開催予定のインターンシップ辞退のご連絡

【本文】

株式会社〇〇
採用担当 〇〇様

お世話になっております、〇〇大学の〇〇(氏名)と申します。
先日は、インターンシップ内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございました。

せっかく内定を頂いたのに大変恐縮ですが、大学の試験日がインターンシップの日程と重なってしまいましたので、申し訳ございませんが、この度のインターンシップ内定につきましては辞退させて頂きたく思っております。

貴重なご機会を頂いたにも関わらず、それを活かすことが出来ず大変心苦しく思っております。
今回インターンシップへの参加は叶いませんでしたが、貴社の今後の選考にはさらに精進を重ねて臨みたいと考えております。

大変ご迷惑をお掛けする事となり申し訳ございません。

何卒、よろしくお願い申し上げます。

〇〇大学 〇〇学部
〇〇(氏名)

「なぜ辞退するのか」と「今後の選考に対する意思」がはっきりと書かれているいい例文ですね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンだけでなく、本選考での面接や内定を辞退する時のメール例文が知りたい方は、下記の記事を読んでみてください。

 

インターンシップ断り方の例文(電話編)

次に電話でのインターンシップ断り方一つ目の例を紹介します。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

例文①:電話(担当者ではない方に繋がった際の場合)

インターン断り方1つ目の例文は、担当者ではない方に繋がった際の場合です。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

自分:お忙しいところ失礼致します。◯◯大学の山田太郎と申します。△月△日より開催されるインターンシップの件でお電話致しました。

人事部の◯◯様はいらっしゃいますか?

(担当者に繋がる)

自分:◯◯大学の山田太郎と申しますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?

人事:はい、ご用件は何でしょうか?

自分:先日は、インターンシップのご案内をいただき、ありがとうございました。

〇月〇日に参加を予定しておりましたが、事情により辞退させて頂きたくご連絡いたしました。

貴重な機会をいただいたのにも関わらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。

人事:ご連絡ありがとうございました。

それでは、山田さんのインターンをキャンセルという形で承りました。

自分:お忙しい中、‌お手数おかけします。今後とも何卒よろしくお願い致します。

それでは、失礼致します。

(相手が電話を切ったのを確認した上で、静かに切る。)

話す内容に気を配ることも大切ですが、電話を相手が切るタイミングなどと、相手を尊重した態度を意識しましょう

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

例文②:電話(電話に出た方が担当者本人だった場合)

次のインターン断り方二つ目の例文は、電話に出た方が担当者本人だった場合です。

声だけで担当者と判断することは難しいので、本人に「〇〇さんに変わっていただけますか」と聞いてしまっても焦る必要はありません。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

自分:お忙しいところ失礼致します。私、◯月◯日〇時のインターンシップに参加を申し込みました、〇〇大学の山田太郎と申します。人事部の〇〇様にお繋ぎいただくことは可能でしょうか?

人事:はい、私が〇〇です。

自分:◯◯大学の山田太郎と申しますが、ただいまお時間よろしいでしょうか?

人事:はい、ご用件は何でしょうか?

自分:インターンシップのご案内をありがとうございました。

しかし大変恐縮ですが、その件のキャンセルをお伝えしたく、お電話いたしました。

貴重な機会をいただいていたのにも関わらず、大変申し訳ありません。

人事:そうですか、差し支えなければ理由をお聞きしてもよろしいですか?

自分:はい、大学での研究発表と重なってしまい、参加が厳しくなってしましました。

人事:分かりました。山田さんの参加を楽しみにしておりましたが、キャンセルの旨を承りました。

自分:この度は本当に申し訳ございません。今度とも何卒よろしくお願いします。

人事:ご連絡ありがとうございました。

それでは、失礼します。自分:失礼します。(相手が電話を切ったのを確認した上で、静かに切る。)

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人事さん

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インターンシップの辞退理由を聞かれる場合もあるので、簡潔に答えられるようにしておきましょう

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップを電話で断ることについて詳しく知りたい方は、下記の記事を読んでみてください

 

失礼のないインターンシップ断り方のコツ5選

就活生ちゃん

インターンシップを断ることで、人事にどう思われるのかが気になります・・・

失礼のないようにインターンを断るコツがあれば知りたいです。

  • ポイント①:件名は分かりやすくする
  • ポイント②:謝罪・感謝をする
  • ポイント③:電話の場合、連絡する時間に考慮する
  • ポイント④:辞退理由は簡潔にまとめる
  • ポイント⑤:辞退を決めた時点で連絡する
当たり前のこともあるのですが、意外とできていない学生さんはお多いので、順番に解説していきますね!

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント①:件名は分かりやすくする

失礼のないインターン断り方のコツ1つ目は、件名を分かりやすくすることです。

件名だけでもメールの内容が分かるようにしておくことで、メールの内容を確認してもらえる可能性も高まります

人事の方はたくさんのメールを受け取っているので、工夫して読んでもらう必要があります。

メールの件名を「インターン辞退の報告と謝礼」などと分かりやすく付けましょう。

話す時に結論ファーストと言われますが、それと似たようなことですね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント②:謝罪・感謝をする

失礼のないインターン断り方のコツ2つ目は、謝罪・感謝をすることです。

貴重な機会を与えていただいたことへの感謝と、好意に応えられなかったことへの謝罪をの礼儀として述べることは大切になります。

「このたびは、インターンシップへの参加案内を頂き、ありがとうございました。大変残念に思いますが、やむを得ず辞退させて頂きたくご連絡いたしました。」

などと伝えましょう。

理由の前に、まず謝罪と感謝をすることで、人事は理由も受け入れてくれる可能性が高まります。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

感謝が重要なのはインターンシップを断る時だけでなく、インターンシップに参加した後も同じです。

インターンシップに参加した後にお礼状を送って感謝の気持を示す人はほんのごく僅かなので、他の就活生と大きな差を付けられます。

企業に良い印象を与えたいけどやり方がわからない就活生は、ぜひお礼状の書き方を学び、印象をUPさせましょう。

 

ポイント③:連絡する時間に考慮する

失礼のないインターン断り方のコツ3つ目は、電話の場合、連絡する時間に考慮することです。

人事の方は、休憩時間や会議の時間にかけてこられると良い気はしません。

朝方にメールをチェックする時間や、休憩時間直後は好ましいでしょう。

インターンシップを電話で断る際には、時間帯に注意しましょう。

メールはいつでもできるが、さすがに深夜に送るなどの非常識なことは避けた方が良いでしょう。

また、緊急報告の場合は例外になりますので、なるべく至急連絡しましょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント④:辞退理由は簡潔にまとめる

失礼のないインターン断り方のコツ4つ目は、辞退理由は簡潔にまとめることです。

インターンの断る理由をだらだらと語られても、言い訳に聞こえてしまいます

簡潔に、家庭の事情や学校の事情などやむを得ない事情があると思うので、その旨を一言伝えるだけで十分です。

理由なしで断ることはいけませんが、簡潔に理由はまとめておきましょう。

他のインターンと重なった場合は、正直に伝える必要はありません。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント⑤:辞退を決めた時点で連絡する

失礼のないインターン断り方のコツ5つ目は、辞退を決めた時点で連絡ことです。

企業側は、インターンシップ参加人数の調整や準備もありますので、断る人がいるなら早く知ることができる方が助かります

場合によっては、追加募集することもあります。

インターンを断ると決めた時点で連絡することを心がけましょう。

就活生くん

保留にしてギリギリに辞退することは、他にインターンをしたかった学生さんにとっても失礼だと気づきました。

 

【電話/メール】インターンシップをキャンセルする際の理由7選

就活生くん

インターンシップのキャンセル方法は理解できました!

けど、他の就活生はどんな理由でキャンセルしてるんですか?

就活生がインターンシップをキャンセルする理由は以下の7つです。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

就活生がインターンシップをキャンセルする理由
  • 当日体調不良になったから
  • 他社からの内定をもらったから
  • 他社の選考の日程と被ったから
  • 日程を間違えたから
  • 寝坊したから
  • 身内の不幸があったから
  • 学校の試験日程と被ったから

様々な理由がありますね。

では、それぞれについて解説します。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由①:当日体調不良になったから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由1つ目は、当日体調不良になったからです。

https://twitter.com/E2907K/status/1353852847268392962

キャンセルする理由の定番ともいえる体調不良ですが、理由にするときはある程度詳細に説明しなければ、相手に納得してもらえないこともあります。

就活生くん

体調不良になったのでキャンセルします。

学生のうちはこれでも許されるかもしれませんが、社会人になると「自己管理がなっていない人だ」と判断される可能性があります。

誠意を伝えるためにも、体調不良でキャンセルする際にはある程度詳細な情報は合わせて伝えましょう。

当日インターンシップを休む時の連絡の仕方については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由②:他社からの内定をもらったから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由2つ目は、他社からの内定をもらったからです。

https://twitter.com/_fujimayu27/status/1315855503189180416

内定をもらったのであればインターンシップに行く意味は基本的になくなります。

「いろんな仕事を経験してみたい」「就職前に仕事をして体をならしておきたい」という目的を持って内定獲得後もインターンシップに取り組む人もいますが、内定獲得はインターンシップをキャンセルする理由としては十分適当です。

もし卒業までに余裕があるのであれば、他社から内定をもらっていても、インターンシップに参加してみるのは十分アリです。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

内定辞退のやり方について知りたい方は、下記の記事を読んでみてください

 

理由③:他社の選考の日程と被ったから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由3つ目は、他社の選考の日程と被ったからです。

就活生の多くは、複数の企業のインターンシップに同時に応募しますが、最初から日程を確認して申し込むよりは「とりあえず申し込む」という方が多いため、日程が被ってしまうことがあります。

https://twitter.com/w6r9dqr4IFDp6JP/status/1301881518730563587

日程が被ってのキャンセルは、スケジュール管理能力の低さを証明することになりかねないので、インターンシップを申し込む際には、日程もしっかり確認して申し込むのがよいでしょう。

もしあなたが人事担当で「他社の日程と被ったからインターンシップをキャンセルします」と就活生から言われることを考えると、あまりいい気はしませんよね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由④:日程を間違えたから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由4つ目は、日程を間違えたからです。

社会人としてはありえないことですが、一定数の就活生はインターンシップの日程を間違えた経験があるようです。

これに関しては完全に自分の落ち度になってしまうので、スケジュールはこまめにチェックしておく必要があります。

実を言うと私も一度、日程を間違えてインターンシップをキャンセルしたことがあります・・・

すぐに企業に電話したんんですが、そのときは冷や汗が止まりませんでしたね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由⑤:寝坊したから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由5つ目は、寝坊したからです。

学校に遅刻する理由ならまだしも、インターンシップを「寝坊したから」という理由でキャンセルする就活生もいるようです。

寝坊でインターンシップをキャンセルしたことが知られたら、間違いなくその企業との縁はなくなってしまいますので、インターンシップ前日は十分な睡眠を心掛けましょう。

数年後には笑い話になるかもしれませんが、寝坊したとわかった瞬間の絶望感は筆舌に尽くしがたいですよ。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由⑥:身内の不幸があったから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由6つ目は、身内の不幸があったからです。

身内の不幸は予め分かることではないので、この理由でインターンシップをキャンセルすることになった場合は、負い目を感じる必要はまったくありません。

ですが、他の理由でキャンセルするときと同じく、インターンシップの担当者の方には丁寧に辞退連絡を入れましょう。

ただ、インターンシップをキャンセルするときに「身内の不幸」が乱用されていることもあり、理由として疑われる可能性もあります。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

理由⑦:学校の試験日程と被ったから

就活生がインターンシップをキャンセルする理由7つ目は、学校の試験日程と被ったからです。

学生の本分は勉強なので、学校の試験でインターンシップをキャンセルすることはそこまで問題ではありません。

しかし、試験の日程はある程度事前に分かることが多いので、テスト期間中にはなるべくインターンシップを入れないようにした方がよいでしょう。

理由はどうであれ、インターンシップをキャンセルされることは、企業としては気持ちのいいものではないですからね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップを電話でキャンセルする時のポイント

就活生ちゃん

インターンシップの辞退連絡は電話ですべきなんですね!

あと、連絡をするときに気をつけておいたほうがいいことって、何かありますか?

インターンシップをキャンセルするときは、以下の5つのポイントを意識しましょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

インターンシップをキャンセルするときのポイント
  • ビジネスマナーに則った対応を心掛ける
  • なるべく早く連絡する
  • 理由を明確に伝える
  • 誠意を持って辞退を伝える
  • 無断キャンセルは絶対にしない

これらを意識するだけで、インターンシップのキャンセルを滞りなく行うことができます。

では、それぞれについて解説しますね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント①:ビジネスマナーに則った対応を心掛ける

インターンシップをキャンセルするときのポイント1つ目は、ビジネスマナーに則った対応を心掛けることです。

インターンシップでは、企業は学生を社会人として扱うので、学生側にもそれに相応しい対応が求められます。

例えば、「電話を掛けるときは先に電話を切る」「受話器はそっと置く」などが、電話のビジネスマナーとしてあります。

学生にとってビジネスマナーはあまり馴染みのないものかもしれませんが、最低限のマナーは勉強しておく方がよいでしょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

就活には多くのマナーがありますので、ビジネスマナーについて理解を深めておきたい方は、下記の記事を読んでみてください。

 

ポイント②:なるべく早く連絡する

インターンシップをキャンセルするときのポイント2つ目は、なるべく早く連絡することです。

企業はインターンシップの参加人数に合わせて準備を進めている場合があります。

加えて、インターンシップの参加人数が決まっている場合は、企業も他の参加希望の学生にインターンシップの案内をすることもできるでしょう。

このように、最悪前日でもいいので、必ず事前に連絡することが大切です。

自分が選考に落ちたインターンシップを誰かが無断キャンセルしていると知ったら、腹が立ちますよね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント③:理由を明確に伝える

インターンシップをキャンセルするときのポイント3つ目は、理由を明確に伝えることです。

仮にキャンセルの理由が寝坊や勘違いなど自分に非がある場合でも、それを中途半端に濁して伝えると、相手も不信感を抱き、今後の選考に影響を及ぼす恐れがあります。

そのため、理由自体は本当のことでなくてもいいので、理由を伝える際はハッキリと伝えましょう。

変にごまかそうとすると必ず相手に伝わるので、理由は辞退連絡前に整理してから伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント④:誠意を持って辞退を伝える

インターンシップをキャンセルするときのポイント4つ目は、誠意を持って辞退を伝えることです。

企業にインターンシップの辞退を伝えるときは、「参加できなくて申し訳ない」っという気持ちを全面に出さなければなりません。

特に、電話は声でダイレクトにこちらの感情が伝わってしまいます

相手に媚びる必要はありませんが、「また機会があれば参加させていただきたい」という気持ちをしっかり伝えましょう。

選考に影響してくるからというよりも、社会人として当たり前のマナーですね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

ポイント⑤:無断キャンセルは絶対にしない

インターンシップをキャンセルするときのポイント5つ目は、無断キャンセルは絶対にしないことです。

インターンシップの辞退は後ろめたく、伝えるのは勇気が必要なことです。

しかし、無断でキャンセルをする学生と、きちんと辞退連絡を伝えてくれる学生では、確実に後者の方が好印象ですよね。

辞退を決めた時点では優先度が高くなかったとしても、将来的に入社したくなることもありうるので、どんな企業に対しても真摯に対応しましょう。

インターンシップの無断キャンセルは、デメリットはあってもメリットはまったくない行為なので、絶対にやめましょう。
以下の記事でもインターンシップの断り方のコツについて詳しく解説しているので、企業に迷惑をかけずにインターンシップを断りたいという就活生はぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンの断り方:メール/電話のメリット・デメリット

インターンの断り方は電話かメールの二つがありますが、状況によって、適切・不適切かは異なります。

就活生くん

インターンの断り方はメールと電話、どちらの方が好ましいのでしょうか?

状況にもよるので、一言で答えることはできません。

それぞれのメリットとデメリットを見ていきましょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

メールで断る時のメリット・デメリット

就活生ちゃん

メールの方が気軽にできるから、メールにしようと考えているのですけどどうでしょうか?
状況によっては問題ありませんが、デメリットも確認しておきましょうね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

メールのメリット
  • 人事のスケジュールなど時間帯関係なく送信できること
  • 辞退の連絡をしたという確固たる証拠を残すことができる

メールのデメリット

  • やりとりに時間がかかるため、人事のメール確認が遅いと、無断キャンセルという形になるというリスクがある

就活生ちゃん

無断キャンセルになるのは怖いですね・・・
そうですね、なので私は辞退の連絡が、インターン開催日の一週間を切ってしまった時は特に、電話で連絡するようにしていました。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

電話で断る時のメリット・デメリット

就活生くん

僕は電話で連絡した方が礼儀正しいのではないかと思うのですが、実際のところはどうなのでしょうか?
一概にそうとも言えないので、解説していきますね。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

電話のメリット

  • 対応が素早い
  • 感情的移入ができるので、より丁寧に断ることができる

電話のデメリット

  • 人事のスケジュールを把握して、連絡しなければいけない

(昼食時は避けるなど)

人事の昼食時や、会議中に連絡してしまうというリスクもあるようですね。

確かに、相手のスケジュールを把握した上で電話することはメールより好ましいでしょう。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

インターンシップの前日や当日になって辞退しざるを得ない状況になった場合は、電話で至急連絡しましょう

時間に余裕があるのであれば、メールの方が人事の方も都合の良い時間に確認するので問題はありません。

‌インターンシップの断り方は、基本的に電話での連絡をおすすめしますが、緊急でない場合はメールでも問題ありません。

興味があってこれからの選考に関わっていく企業であれば特に、電話とメール両方で連絡することを個人的にはおすすめします。
さらに、以下の記事ではインターンシップで気をつけるべきことについて詳しく解説しているので、インターンシップでのマナーについて詳しく知りたい就活生はぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

 

インターンシップの辞退電話にベストな時間帯はいつ?

就活生ちゃん

インターンシップをキャンセルするにもいろんな理由があるんですね。

じゃあ、もし辞退電話をかける場合は、何時ぐらいにかけるのがベストなんですか?

企業に電話をかける時間帯は、10時~12時、14時~16時の間がベストです。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

始業から数時間は、メールチェックなどで忙しくしている可能性が高いため、始業から2時間ほど経った、10時~12時ごろの時間帯なら、電話をかけても失礼にあたりません。

また、午後に電話をするならお昼休みの時間を外した、14~16時の時間帯にしましょう。

いずれの場合も、就業時間は企業によって異なるため、インターンシップ先の企業の業務時間に合わせて、電話をかけるようにしましょう。

電話をかけたあとにメールまで送れば、インターンシップのキャンセルとしては完ぺきです。

「就活の教科書」編集部 ハヅキ

内定者がおすすめするインターンシップに役立つサイト

就活生くん

インターンシップに参加してみたいけど、たくさんありすぎてどこから参加していいかわからないです・・・

インターンシップを見つけられるサイトがあれば教えてください。

インターンシップに役立つサイトとして「インターンシップガイド」と「OfferBox(オファーボックス)」が最もおすすめですね。

インターンシップガイドは全国47都道府県のインターン情報があり、日本最大の掲載企業数を誇るインターンシップサイトです。

インターン選考通過のノウハウや、体験記もあるので自分のいきたいインターンシップを見つけられます。

OfferBoxは7,600社以上の企業の中から、インターンシップ参加依頼があなたに直接届くスカウトサイトです。

プロフィール登録をするだけで、インターンシップへのスカウトが企業から届きますよ。

人事さん

>> インターンシップガイドでインターンを見つけてみる

>> OfferBoxでインターンシップスカウトを受けてみる

 

その他のインターンシップが探せるサイトはこちらの記事でまとめているので、あなたに合ったインターンシップを見つけてみてくださいね。

まとめ:失礼のないインターン断り方は、謝礼と謝罪に加え、簡潔に理由を述べること!

「【例文あり】インターンシップの最適な断り方5選 | メール/電話による連絡のメリット・デメリット」の記事はお役に立ちましたでしょうか?

この記事では「インターンの断り方」をメールと電話編の例文に分けてを紹介しました。

合わせて、メールと電話のそれぞれのメリット失礼のないインターンの断り方のコツも5つ紹介しました。

最後にもう一度おさらいをして、実際に活用していきましょう。

この記事のまとめ

◆ インターンシップの辞退は選考に影響はするの?

  • インターンシップのキャンセルはしっかり連絡すれば問題ない
  • 無断でキャンセルする場合は多少の影響はある
  • インターンシップのキャンセルは電話でした方が良い

◆ インターン断り方の例文(メール編)

  • 例文①:メール(インターン選考を途中で辞退する場合)
  • 例文②:メール(通過したインターンを辞退する場合)
  • 例文③:メール(選考中、通過したインターン辞退どちらにも使える)

◆ インターン断り方の例文(電話編)

  • 例文①:電話(担当者ではない方に繋がった際の場合)
  • 例文②:電話(電話に出た方が担当者本人だった場合)

◆ 失礼のないインターン断り方のコツ5選

  • ポイント①:件名は分かりやすくする
  • ポイント②:謝罪・感謝をする
  • ポイント③:連絡する時間に考慮する
  • ポイント④:辞退理由は簡潔にまとめる
  • ポイント⑤:辞退を決めた時点で連絡する

◆ 【電話/メール】インターンシップをキャンセルする際の理由7選

  • 理由①:当日体調不良になったから
  • 理由②:他社からの内定をもらったから
  • 理由③:他社の選考の日程と被ったから
  • 理由④:日程を間違えたから
  • 理由⑤:寝坊したから
  • 理由⑥:身内の不幸があったから
  • 理由⑦:学校の試験日程と被ったから

◆ インターンシップを電話でキャンセルする時のポイント

  • ポイント①:ビジネスマナーに則った対応を心掛ける
  • ポイント②:なるべく早く連絡する
  • ポイント③:理由を明確に伝える
  • ポイント④:誠意を持って辞退を伝える
  • ポイント⑤:無断キャンセルは絶対にしない

◆ インターンの断り方:メール/電話のメリット・デメリット

  • メールで断る時のメリット・デメリット
  • 電話で断る時のメリット・デメリット
インターンを断ざるを得ない事情は誰にでもあります。

しかし、インターンシップの参加は、選考に関わってくることもあるので、礼儀正しく断りましょう。

また、断る際は、自分のことだけでなく、企業や他の学生さんの為にもなるべく早く連絡しましょう。

インターンシップに関する記事は他にも多くあるので、インターンの情報を知っておきたい方は、下記の記事を読んでみてください

「就活の教科書」編集部 ハヅキ