【例文あり】就活で送る「確認しました」メールの書き方 | ポイント,注意点も

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就活生の皆さん、こんにちは!「就活の教科書」編集部の井上です。

この記事では、就活において企業に確認するときのメールについて詳しく解説していきます。

就活生の皆さんは、「企業に確認のメールって送る必要あるの?」「就活で企業に確認しましたっておくるときでもメールのマナーはあるの?」など思っているのではないでしょうか。

「就活の教科書」編集部 井上

就活生くん

私は就活を始めたばかりなので、企業へのメールの仕方が分からないです…

企業からメールが来て、内容確認だけだった場合って返信しなきゃいけないんでしょうか?

就活生ちゃん

企業にメールを送るときにいつもどんなメールをすればよいか悩んでしまいます。

メールの書き方とかマナーを知っておきたいです。

企業から返信が来た時どんなメールはそもそも必要なのか、またどんなものを書けばよいか、知りたいですよね。

「就活の教科書」編集部 井上

そこでこの記事では、就活における「確認しました」のメールについて解説していきます。

また、就活で企業に「確認しました」とメール返信するときの例文も紹介します。

さらに、就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントや、就活生が企業にメールを送るときのマナーについても説明します。

併せて、就活生が企業に質問をする時のメールに関するよくある質問も紹介します。

こんな人におすすめ
  • 就活し始めたばかりで、企業へのメールの仕方が分からない
  • 企業に確認しました、とメールするときの例文が知りたい
  • 企業にメールするときに気を付けたいこと・マナーを知りたい

これらに当てはまる方は特に、ぜひこの記事を最後まで読んでみてくだい。

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目次

就活は具体的に何から始めるべき?

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企業への「確認しました」メールって送ったほうがいいの?

就活生くん

就活で企業にメールするときって、結構送るかどうかでも迷ってしまいます。

就活生ちゃん

ただ確認するだけのメールでも、返信って必要なんでしょうか?

SNSで友達や家族と話すのとはわけが違うので悩みますよね。

それではさっそく「確認しました」メールについて解説します!

「就活の教科書」編集部 井上

 

結論:「確認しました」メールは送るべき

結論から言うと、「確認しました」メールは送りましょう。

丁寧さの印象を企業人事の人に伝えられるようにするためです。

丁寧な対応によって、企業への志望度の高さを示すことにもつながります。

就活では、単なる確認のみのメールであっても丁寧に返信しましょう。

就活生ちゃん

企業の方はいちいち返信が返ってきて面倒くさいとか思ったりしないんでしょうか?

メールの確認は、確かに面倒ですが、企業は仕事でやっているのでメールを面倒くさがる採用の人はいないと思いますよ。

また、返答のメールを送ったことによって選考で落とされるということもまず考えられないです。

ですから、「確認しました」のメールも送っておくほうがお得です!

「就活の教科書」編集部 井上

 

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【NG例も】就活で企業に「確認しました」とメール返信するときの例文

就活生くん

やっぱりメール送った方がいいんですね。

次から気を付けます。

就活生ちゃん

今度からは確認のメールもちゃんと送ろうと思います。

ところで、「確認しました」のメールに使えそうな例文ってないですか?

もちろん例文がありますよ。

それではここから、就活で就活で企業に「確認しました」とメール返信するときの例文をいくつか紹介していきます!

ぜひコピーアンドペーストして使ってみてください!

「就活の教科書」編集部 井上

 

例文①:「面接日程を確認しました」と伝える場合

まず初めの例文は、「面接日程について確認しました」のメールです。

【件名】

Re:Re:面接日程について(〇〇大学〇〇学部・[名前フルネーム])

【本文】

株式会社◯◯◯
人事部
◯◯△△(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇[名前フルネーム]です。

面接日程をご連絡いただきありがとうございました。
日程を確認いたしました。
ご提示いただいた日程の中で、下記の日時に貴社にお伺いいたします。

○月○日(○)○時~○時

お忙しいなか、ご丁寧に対応いただき感謝いたします。
回答のお礼を申し上げます。

お会いできるのを楽しみにしております。
面接の際はよろしくお願いいたいします。

====================================
〇〇 〇〇(名前フルネーム)
〇〇大学〇〇学部
kakuninshimashitakyoukasho.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)
xxx-xxxx-xxxx(電話番号)
====================================

日程の確認は人事の方との大切なコンタクトになります。

「就活の教科書」編集部 井上

 

例文②:「資料を確認しました」と伝える場合

続いての例文は、「資料を確認しました」のメールです。

【件名】

件名:Re:選考に関する資料送付のご案内

【本文】

株式会社◯◯◯
人事部
◯◯△△(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇[名前フルネーム]です。

選考に関する資料を送付いただき。ありがとうございました。
いま資料を確認させていただきました。
後ほど書類の作成が完了いたしましたら
別途メールにてご連絡いたします。

お忙しい中、ご対応頂き誠にありがとうございました。
引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。

====================================
〇〇 〇〇(名前フルネーム)
〇〇大学〇〇学部
kakuninshimashitakyoukasho.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)
xxx-xxxx-xxxx(電話番号)
====================================

書類が完成していなくても、いったん確認したという旨のメールを送りましょう!

「就活の教科書」編集部 井上

 

例文③:「面接日程を調整したい」と伝える場合

続いての例文は、「面接日程を調整したい」と伝える場合のメールです。

【件名】

Re:面接日程について

【本文】

株式会社◯◯◯
人事部
◯◯△△(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。
〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇[名前フルネーム]です。

面接日程をご連絡いただきありがとうございました。
日程を確認いたしました。

大変恐縮なのですが、
頂きました面接の日程はどうしても都合がつかず、
お伺いすることができません。
こちらの都合で申し訳ございませんが、以下の日程で
再度面接日をご調整いただくことはできますでしょうか。

◯月◯日(月) 終日
◯月◯日(火) 13時以降
◯月◯日(水) 11時~16時30分(16時30分に面接終了希望)
◯月◯日(金) 15時以降

上記、いずれの日程も難しいようでしたら、
あらためて別の候補を挙げさせていただきます。
お手数をおかけしまして申し訳ございません。
ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

====================================
〇〇 〇〇(名前フルネーム)
〇〇大学〇〇学部
kakuninshimashitakyoukasho.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)
xxx-xxxx-xxxx(電話番号)
====================================

日程が合わなかった場合は、こちらから改めて候補を提示しましょう。

「就活の教科書」編集部 井上

 

番外編:企業に送るメールのNG例文

就活生が企業に質問をする時のメールのNG例文は次のようなものがあります。

【件名】

Re:面接日程について

【本文】

了解しました。

こちらのNG例文は、次の点が問題点として挙げられます。

  • 挨拶ができていない
  • 間違った敬語の使い方をしている

メールの要件は、件名に示し、本文の初めの方に手短に書きましょう。

確認のメールだけであっても、あいさつ文や著名はしっかりと入れるようにしましょう。

就活では、一つ一つのメールでも丁寧さを心がけましょう!

「就活の教科書」編集部 井上

 

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就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイント

就活生くん

メールの例文があってとても助かりました!

このまま使えそうですね。

就活生ちゃん

でも本当にこれでいいのか心配です。

企業にメールするのは慣れてないので、企業にメールするときに気を付けておいた方がいいことってないですか?

就活生として、正しいメールの送り方を知っておくことは大切です!

ここでは、就活生が企業に「確認しました」のメールを送るときのポイントを紹介します。

「就活の教科書」編集部 井上

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイント
  • ポイント①:件名は分かりやすくする
  • ポイント②:初めに所属大学名と名前を名乗る
  • ポイント③:適切な敬語を使う
  • ポイント④:挨拶文や締めの文章を入れる
  • ポイント⑤:署名を入れる

 

ポイント①:件名は分かりやすくする

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントの1つ目は「件名は分かりやすくする」です。

確認メールの件名は簡潔で明確にし、内容を的確に伝えることが重要です。

企業は多くのメールを受信してるので、分かりやすい件名にすることでメールを見落とすリスクを減らすことができるからです。

例えば、件名を「面接日程の調整についての確認メール」とすることで、メールの目的が明確になり、担当者はすぐに重要なメールであることを認識できます。

確認メールの件名は分かりやすく具体的にすることで、効果的にメールを届けることができます。

件名が具体的で明確だと、企業の担当者は迅速にメールの内容を把握することができます。

企業の担当者の方も忙しいので、わかりやすいメールを作ることを心がけましょう!

「就活の教科書」編集部 井上

 

ポイント②:初めに所属大学名と名前を名乗る

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントのい2つ目は「初めに所属大学名と名前を名乗る」ことです。

所属大学名と名前を明記することで、企業担当者はメールアドレス以外からも差出人を判断することができるからです。

例えば、メールの冒頭に「○○大学 ○○学部の××です。」と記載することで、差出人が明確になって、企業側も対応がしやすくなります。

確認メールの冒頭で所属大学名と名前を明記することで、差出人が明確になって、丁寧さも示すことができます。

就活生くん

簡単なメールならいちいち名乗らなくてもいいかと思ってました…
確認メールの冒頭で自身の所属大学名と名前を明記することで、メールの差出人を明確にし、丁寧な印象を与えます。

社会人として、やはり丁寧さが相手に伝わった方がいいです。

「就活の教科書」編集部 井上

 

ポイント③:適切な敬語を使う

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントの3つ目は「適切な敬語を使う」ことです。

確認メールでは敬語の適切な使用に注意し、誤った敬語の使用を避けましょう。

敬語の間違った使用は相手に不快感を与えたり、誤解を招く可能性があるからです。

例えば、「了解しました」は確認メールとして間違った敬語の使い方です。

敬語は誤って使ってしまう人が多い分、逆に正しく使えているとアピールポイントにもなります。

確認メールでは敬語の適切な使用に注意し、相手に誤解や不快感を与えないように心掛けましょう。

就活生ちゃん

たしかに間違った敬語を使ってしまうことがありますね。。

よく使う敬語の一覧とかってないですかね?

よく使う敬語をリストアップしてみました!ぜひ使ってください。

「就活の教科書」編集部 井上

就活のメールでよく使う言い回し
お願いします お忙しいところ恐れいりますが、よろしくお願いいたします
○○はどうなってますか? ○○の件、いかがでしょうか?
○○してください お手数をおかけいたしますが、○○していただきたく存じます
お手数ですが、○○していただけますでしょうか
見ておいてください お目通しいただければ幸いです
確認してください よろしくご査収ください
ご確認の程、よろしくお願いいたします
見ました 拝見いたしました
受け取りました 拝受いたしました
これでいいです この方向で進めてください
それで合ってます その認識で間違いございません
おっしゃる通りです
OKです 承知いたしました
かしこまりました
あと、それと 付随して(前の事柄に関連して)
また
合わせまして

 

ポイント④:挨拶文や締めの文章を入れる

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントの4つ目は「挨拶文や締めの文章を入れる」です。

確認メールには挨拶文や締めの文章を入れることで、丁寧さと好印象を与えることができます。

挨拶文を含めることで、メールの冒頭で相手に対する敬意を表すことができるからです。

挨拶文として「お世話になっております。」を入れて、締めの文章として「ご確認いただけますと幸いです。よろしくお願いいたします。」といった言葉を使ってみましょう。

確認メールには挨拶文と締めの文章を入れることで、丁寧さと好印象を与えることができます。

いちいち使うのは面倒なので、テンプレートを作っておくとよいです!

「就活の教科書」編集部 井上

 

ポイント⑤:署名を入れる

就活生が企業に「確認しました」メールを送るときのポイントの5つ目は「著名を入れる」ことです。

メールには自身の署名を入れることで、企業側があとで自分の連絡先を確認するのに役立つからです。

署名を入れることで、差出人の情報(連絡先や役職など)が明確になり、信頼性が高まります。

社会人のマナーがなっている印象を与えるために、署名には必要な情報(フルネーム、連絡先)を含めましょう。

例えば、以下のような情報を入れておきましょう。

==========================================
〇〇 〇〇(名前フルネーム)
〇〇大学〇〇学部
kyoukasho.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)
xxx-xxxx-xxxx(電話番号)
==========================================

こちらもいちいち書くのは面倒なので、メールの設定で付け足しておきましょう!

「就活の教科書」編集部 井上

 

                                     

就活のやり方に関する記事一覧

「最近就活を始めたけど、何から手を付ければいいか分からない」という就活生には、 就職活動の流れ という記事がおすすめです。

以下の記事を読むだけで、就活の流れを完全に理解できるので、就活生なら必ず読んでほしいです。

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企業に返信するときの注意点

就活生くん

次から企業に確認メールを送るときに気を付けたいと思います!

就活生ちゃん

そのほかに企業に返信するときに注意した方がいいことってありますか?

やっぱり不安で…

をれではここで、企業に返信するときの注意点について解説しましょう!

どのようなメールを送るときでも、就活で幅広く役立つポイントなので押さえておきましょう。

「就活の教科書」編集部 井上

企業に返信するときの注意点
  • 注意点①:件名や本文は残しておく
  • 注意点②:返信は企業ではなく自分が最後になるようにする
  • 注意点③:できる限り24時間以内に返信する

 

注意点①:件名や本文は残しておく

企業に返信するときの注意点の1つ目は「件名や本文は残しておく」ことです。

返信時に元のメールの内容を参照できるため、誤解や漏れを防ぐことができるからです。

元のメールの件名や本文を残すことで、何の会話だったのか、自分も企業も振り返ることができます。

企業に返信する際には、元のメールの件名や本文を残しておくことで、企業の人からも対応がしやすくして、正しく対応してもらいましょう。

企業に返信する際には、元のメールの件名や本文を残しておくことが重要です。

メールで「返信」から入力すれば勝手に履歴は残るので、そのままにしておきましょう。

「就活の教科書」編集部 井上

 

注意点②:返信は企業ではなく自分が最後になるようにする

企業に返信するときの注意点の2つ目は「返信は企業ではなく自分が最後になるようにする」ことです。

返信メールでは、最後に自身がメールを締めくくるようにしましょう。

自分が最後に返信することで、丁寧な印象を与えることができるからです。

最後の返信が企業に対する感謝や次のステップへの期待を伝える機会となります。

メールの結びには、「ご対応ありがとうございました」などの文言を使い、自身が最後にメールを締めくくることで、丁寧さと好印象を与えることができます。

返信メールでは、自分が最後にメールを締めくくり、企業への印象を上げましょう。

返信が企業側で終わらせてしまう就活生も多いですが、ここで丁寧な印象を与え、ライバルに差をつけましょう!

「就活の教科書」編集部 井上

 

注意点③:できる限り24時間以内に返信する

企業に返信するときの注意点の3つ目は「できる限り24時間以内に返信する」です。

迅速な返信によって、企業への自分の真剣さをアピールすることにつながります。

同じような例ですが、LINEで返信が早い人は印象がいいですよね。

企業からのメールにはできる限り24時間以内に返信し、印象アップに繋げましょう。

しっかりとした返信が難しい場合でも、一時的な確認の返信や受け取ったことの連絡程度の返信はしておきましょう。

企業からのメールにはできる限り24時間以内に返信することが望ましいです。

就活生のみなさんは色々な事情で忙しいと思いますが、やはり丁寧な対応が周りの就活生と差をつけられるポイントです!

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就活での「確認しました」メールに関するよくある質問

就活生ちゃん

企業にはしっかり「確認しました」とメールをするようにします!

就活生くん

メールで送っていいか迷っていたのが解決したので良かったです。

例文もそのまま使えるので、ぜひ本記事を参考にしてください!

最後に、就活での「確認しました」メールに関するよくある質問を紹介します。

「就活の教科書」編集部 井上

就活での「確認しました」メールに関するよくある質問
  • 質問①:企業からの返信にはどこまで返したら良いの?
  • 質問②:よくあるメールでの間違った敬語の使い方は?
  • 質問③:「承知いたしました。」って旨だけのメールが送りたいときはどうする?

 

質問①:企業からの返信にはどこまで返したら良いの?

就活での「確認しました」メールに関するよくある質問の1つ目は「企業からの返信にはどこまで返したら良いの?」です。

回答としては、メールが自分のもので終わらせるようにしましょう。

就活では、就活生側がメールを返して終わるのがマナーとなっています。

返信不要と書かれていない限り、メールにある選考に関する通知などの内容を確認したら、お礼または承諾した旨を返信しましょう。

就活生ちゃん

SNSのメッセージのやりとりとはやっぱり違いますね。。。
お礼のメール等を返信してやり取りを終えると、印象が良くなると思います。

返信不要なメールには、しっかりと「返信できません」や「送信専用」などと書かれているので、チェックしましょう。

「就活の教科書」編集部 井上

 

質問②:よくあるメールでの間違った敬語の使い方は?

就活での「確認しました」メールに関するよくある質問の2つ目は「よくあるメールでの間違った敬語の使い方は?」です。

メールでよくある間違った敬語の使い方は次のようなものがあります。

間違った敬語
誤(または不適当)
御社 貴社
させていただいております ~しております
私のほうで担当します 私が担当します
こちらが添付した資料になります
こちらが添付した資料です
よろしかったでしょうか
よろしいでしょうか
参考になりました
勉強になりました
取り急ぎ~まで 取り急ぎご連絡申し上げます
大丈夫です 問題ございません
ご苦労様です お疲れ様です
ご教授 ご教示
よろしくお願い致します よろしくお願いいたします
了解しました 承知いたしました

就活生くん

メールだと御社じゃなくて貴社って書くんですね。。。

知りませんでした。

就活生ちゃん

何個か間違った敬語を使ってしまったことがあります。

これ全部正しく使えないとだめですよね。

「のほうで」や「よろしかったでしょうか」など、案外使ってしまっている人も多いのではないでしょうか?

自分の書いたメールに間違った敬語がないかもう一度確認してみましょう。

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質問③:「承知いたしました。」って旨だけのメールが送りたいときはどうする?

就活での「確認しました」メールに関するよくある質問の3つ目は「「承知いたしました。」って旨だけのメールが送りたいときはどうする?」です。

「承知いたしました。」という旨だけのメールの場合でも、ビジネスメールのマナーを守りましょう。

メールのマナーを守ることは、相手に対して丁寧さを示すうえで大切です。

「承知いたしました。」と伝えるだけのメールでも、適切な敬語や挨拶文、締めの文を使用しましょう。

メール全体に色々なことを書き込む必要はないので、文面のわかりやすさや丁寧さにも注意して、相手が理解しやすい文章にしてコミュニケーションをとりましょう。

「承知いたしました。」という旨だけのメールの場合でも、メールのマナーを守り、相手に対して丁寧なコミュニケーションを心掛けましょう!

就活生としては、やはり企業や人事の方に丁寧な印象を与えた方が就活で有利になるはずです。

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まとめ:企業への「確認しました」メールをマスターして、第一志望企業の合格を掴もう!

本記事はいかがでしたか?

この記事では、就活における「確認しました」のメールについて解説しました。

また、就活で企業に「確認しました」とメール返信するときの例文も紹介しました。

本記事を読んだことで、就活メールに関する皆さんの疑問を少しでも解消できていたら、嬉しい限りです!