【どこまで返す?】就活でのメール返信の例文と書き方 | 注意点,了解を使うのはあり?

サイト監修者:岡本 恵典(株式会社Synergy Career)

この記事でわかること

就活生の皆さん、こんにちは!「就活の教科書」編集部です。

この記事では、就活における企業からのメールの返信について詳しく解説していきます。

就活生の皆さんは、「企業からのメールにはどこまで返信したらいいのか」「就活で企業からのメールの返信時の例文が知りたい」など思っているのではないでしょうか。

「就活の教科書」編集部

就活生ちゃん

私は、就活に向けて少しずつ動いています。

しかし、企業からメールが届いた際にどんな返信をしたらいいかわかりません

就活生くん

僕は、すでに就活を始めていていくつかの企業にエントリーしています。

しかし、エントリーした企業からのメールの返信の仕方がまだよくわかっていません

なるほど・・・たしかに企業からのメールの返信は難しいですよね。

ですが、ポイントさえ掴めば、メールの返信も難なくできます

「就活の教科書」編集部

そこでこの記事では、「就活ではどこまで返信すべきか」「就活で企業からのメールに返信するときの書き方」などを詳しく解説していきます。

また、「パターン別の企業からのメール返信の例文」も紹介します。

さらに、「就活で企業からのメールに返信するときの注意点」「就活で企業からのメールに返信に関するよくある質問」についても詳しく解説していきます。

この記事を読めば、就活で企業からのメールの返信について詳しく知ることができ、例文もあるので就活で大いに役立ちます。

なので、この記事をぜひ最後まで読んでみてください!

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就活では企業からのメールにどこまで返信すべき?

就活生くん

僕は、就活中でいくつか企業にエントリーしました。

しかし、企業からのメールが届いた際にどこまで返信すべきかわかりません。

就活生ちゃん

私ももうそろそろ就活を始めます。

企業からのメールに「返信不要」と書かれていた場合、本当に返信しなくて良いのでしょうか?

企業からのメールってどこまで返せばいいのかわからないですよね。

そこで企業からのメールの返信のマナーや書き方について詳しく解説していきますね。

「就活の教科書」編集部

結論として、就活での企業からのメールにどこまで返信すべきかといった疑問への回答は、企業から返信が来なくなるまでです。

つまり、企業とのメールでのやりとりは、基本的に自身が送った返信で終わらせます

しかし、企業からのメールに「返信不要」と記載があった場合は、返信する必要はありません

また、企業からの返信が必要なメールに対しての返信メールがない場合は、2営業日待ち、それから連絡をするようにしましょう。

 


【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文

就活生くん

僕は、就活で多くの企業にエントリーしたため、メールの内容もそれぞれ違います。

なので、パターン別の企業へのメール返信の例文が知りたいです。

では以下で、【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文を紹介していきます。

「就活の教科書」編集部

 

例文①:面接日程の確認の返信メール

【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文1つ目は、「面接日程の確認の返信メール」です。

では以下で、例文を紹介します。

【件名】Re:(変更せずにそのままで)

〇〇株式会社

新卒採用担当 〇〇 〇〇(可能ならフルネーム)様

お世話になります。

〇〇大学〇〇学部〇年の〇〇 〇〇(フルネーム)と申します。

面接の日程についてご案内いただき、誠にありがとうございます。

◯月◯日◯時〜とのこと、承知いたしました。

上記日時に貴社にお伺い致します。

面接のお時間を頂きまして、誠にありがたく思います。

当日は、何卒よろしくお願い致します。

=================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

=================================

この例文では、最初に面接の日程の連絡をしていただいたことに対する感謝を伝えています

さらに、「◯月◯日◯時〜とのこと、承知いたしました。」と、日時を繰り返すことで確認できていることも伝えらえれています

また、メールでの日程調整については

「就活の教科書」編集部

 

例文②:面接のお礼を伝えるメール

【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文2つ目は、「面接のお礼を伝えるメール」です。

では以下で、例文を紹介します。

件名:一次面接のお礼(氏名フルネーム)

株式会社◯◯

採用担当 ◯◯ ◯◯様

お世話になっております。

本日は、お忙しい中、面接の機会を頂きまして誠にありがとうございました。

◯◯様のお話を伺う中で、貴社のサービスの質、また活躍するための必要なスキルについて理解できました。

本日の面接を通して、貴社で仕事をしたいという気持ちがより一層強くなりました。

まずは、本日の面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。

末筆ながら、貴社のますますのご発展とご多幸をお祈り申し上げます。

================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

================================

このお礼メールの例文では、面接して頂いた感謝の気持ちに加えて、面接での感想も伝えています

お礼メールを送る際は、感謝の気持ち、さらに面接を踏まえてどう感じたかなど伝えることでより好印象を与えられます

また、面接のお礼メールに関しては以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください。

「就活の教科書」編集部

 

例文③:面接を辞退する場合のメール

【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文3つ目は、「面接を辞退する場合のメール」です。

では以下で、例文を紹介します。

【件名】面接辞退のご連絡(氏名フルネーム)

〇〇株式会社

新卒採用担当 〇〇 〇〇(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。

〇〇 〇〇(フルネーム)と申します。

誠に申し訳ございませんが、諸般の事情により面接を辞退させて頂きたく、ご連絡差し上げました。

大変貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、身勝手なお願いで誠に申し訳ございません。

メールにより面接の辞退をご連絡しましたことを重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております。

================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

================================

このメールでは、面接辞退のご連絡と件名からメールの内容がひと目でわかります

さらに、面接辞退に対する謝罪とそれをメールで伝えたことへの謝罪も述べられています。

また、面接や内定を辞退する際のメールの送り方については以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひ読んでみてください

「就活の教科書」編集部

 

例文④:内定を承諾する場合の返信メール

【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文4つ目は、「内定を承諾する場合の返信メール」です。

では以下で、例文を紹介します。

【件名】Re:(変更せずにそのままで)

〇〇株式会社

新卒採用担当 〇〇 〇〇(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。

〇〇 〇〇(フルネーム)と申します。

この度は、内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

心より感謝申し上げ、謹んでお受け致します。

これまでの経験を生かし、貴社の戦力として貢献できるよう今後も努力して参ります。

引き続き、何卒よろしくお願い申し上げます。

================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

================================

このメールでは、まず内定の連絡をしてもらえたことへの感謝を伝えています。

さらに、内定を承諾し、これからの意気込みも伝えているので企業へ好印象を与えられています。

「就活の教科書」編集部

 


就活での企業からのメールに返信する時の書き方

就活生くん

僕は、就活で企業からのメールへの返信の書き方がまだイマイチわかっていません。

なので、就活での企業からのメールに返信するときの書き方を教えてください!

たしかに、就活で企業からメールの返信をするのは戸惑いますよね。

ではこれから就活での企業からのメールに返信するときの書き方について解説していきます。

「就活の教科書」編集部

 

書き方①:件名をわかりやすく書く

就活での企業からのメールに返信するときの書き方1つ目は、「件名をわかりやすく書く」です。

件名をわかりやすくするというのは、「どんな要件を伝える内容なのか」「誰からのメールなのか」がひと目で把握できるようにすることです。

件名をわかりやすくすることで、企業側がメールを開いてよく読んで用件を理解するといった手間がかかりません

また、企業からの問いかけのようなメールには件名を変えずに、「Re:」を残しておくとよいでしょう。

件名をわかりやすくすることは、企業にメールを送る上で非常に大切なことです。

なので、企業への返信メールをする際は、件名をわかりやすくすることを意識しましょう。

「就活の教科書」編集部

 

書き方②:宛名を正式名称で書く

就活での企業からのメールに返信するときの書き方2つ目は、「宛名を正式名称で書く」です。

宛名を正式名称を使わず、略称や(株)などそのまま使ってしまうと大変失礼です。

内容がいくら丁寧であっても宛名が正式名称でないことでマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

なので、企業へのメールには宛名を正式名称で書くように気を付けましょう。

企業への返信メールには、何度もやりとりがあった場合でも、宛名を正式名称で書くことを忘れないようにしましょう。

「就活の教科書」編集部

 

書き方③:本文はわかりやすく簡潔に書く

就活での企業からのメールに返信するときの書き方3つ目は、「本文はわかりやすく簡潔に書く」です。

本文をわかりやすく簡潔に書くことで、企業側もメールの内容を把握しやすくなります。

伝えたい内容や相手からの問いに対して、結論から述べ、一文一文を短く書くことで簡潔に書くことができます。

句読点や接続詞が多い文章は、要点を把握しづらいので、できる限り短く、簡潔な文章とすることが大切です。

本文をわかりやすく書くことで読み手に負担を与えにくくすることができます。

メールを送る際には、一文を短くすることを心がけましょう。

「就活の教科書」編集部

 

書き方④:最後に署名を忘れずに書く

就活での企業からのメールに返信するときの書き方4つ目は、「最後に署名を忘れずに書く」です。

最後に署名を書くことで、送り主の情報を知らせることができます

署名には、氏名フルネーム・電話番号・メールアドレス・出身大学等の情報を記載します。

署名をする際には、本文との区別をしやすくするために「-」「/」などを使ってみやすくしましょう。

では以下に署名の例を載せておきます!

================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

================================

場合によっては、住所も記載しておくとよいでしょう。

企業へのメール返信の際にも署名を忘れないよう気をつけましょう。

「就活の教科書」編集部

 

 

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就活で企業からのメールに返信する時の注意点

就活生ちゃん

就活で企業からのメールに返信する際、どんなことに気をつければ良いのでしょうか?

ではこれから、就活で企業からのメールに返信するときの注意点について解説していきます。

「就活の教科書」編集部

注意点①:24時間以内に返信する

就活で企業からのメールに返信するときの注意点1つ目は、「24時間以内に返信する」です。

企業からのメールには、できればみたらすぐに、遅くても24時間以内に返信をするようにしましょう。

日程に関するメールですぐに返信できない場合には、「◯日までに返信します」などの取り次ぎの連絡を入れましょう。

企業からのメールには失礼のないように、24時間以内に返信しましょう。

また返信の時間帯は、深夜の時間帯は避けることを心がけましょう。

「就活の教科書」編集部

 

注意点②:返信メールの件名は「Re」を付けたままにする

就活で企業からのメールに返信するときの注意点2つ目は、「返信メールの件名は『Re』をつけたままにする」です。

「Re」をつけたまま返信することで、何の用件への返信か、ひと目で分かるからです。

また、件名を変えてしまうと過去のやりとりを遡るという作業が増えるので、件名は変えずにそのまま返信しましょう!

さらに、件名の「Re」に加えて、氏名や用件が書かれていると誰からどのような用件でどの返信かがわかりやすいです。

件名に「Re」を残しておくと、企業もどのメールの返信か把握しやすいです。

なので、企業へのメールに返信する際は、「Re」を残したまま返信しましょう!

「就活の教科書」編集部

 

注意点③:誤字脱字に気を付ける

就活で企業からのメールに返信するときの注意点3つ目は、「誤字脱字に気を付ける」です。

誤字脱字があると、よく確認せずに送信しているというネガティブな印象を与えてしまう可能性があります。

せっかく丁寧な文章を考えて送っていても誤字脱字があると、良くは見えないでしょう。

なので、企業にメールの返信をする際は誤字脱字をしていないかよく確認したり、一度自分に向けて送信したりすることをおすすめします。

企業にメールの返信を送る際は、誤字脱字をしないように気を付けましょう!

また、確認ために自分自身にメールを送ってみるのもおすすめです!

「就活の教科書」編集部

 

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就活で企業からのメールの返信に関するよくある質問

就活生くん

僕は、企業からのメールの返信で使っていい言葉と使わない方がいい言葉の境目がよくわかっていません。

例えば、「了解」という言葉は返信で使っても良いのでしょうか?

たしかに、企業からのメールの返信には気をつけることが多いので何が良くて何がダメか分からなくなりなすよね。

では以下で、就活で企業からのメールの返信に関するよくある質問について答えていきます。

「就活の教科書」編集部

 

質問①:メールで「了解」を使ってもいいの?

就活で企業からのメールの返信に関するよくある質問1つ目は、「メールで『了解』を使ってもいいの?」です。

結論からいうと、企業からのメールの返信に「了解」を使うのはNGです。

「了解しました。」は丁寧語ですが、目上の方などに送るメールへの使用は適切ではありません。

企業に承諾の意志を見せる際には、「了解しました」「わかりました」ではなく、「かしこまりました」「承知いたしました」などを使うようにしましょう

企業へのメールの返信に「了解」というワードはNGです。

なので、企業へのメールに返信する際は「了解」を使わないように気を付けましょう!

「就活の教科書」編集部

 

質問②:質問メールを送る時の例文は?

就活で企業からのメールの返信に関するよくある質問2つ目は、「質問メールを送るときの例文は?」です。

では以下で、面接日程の追加をしていただけるかの質問メールを送るときの例文を紹介します!

【件名】面接日程のご調整のお願いです(〇〇大学 氏名フルネーム)

〇〇株式会社

新卒採用担当 〇〇 〇〇(可能ならフルネーム)様

お世話になっております。

〇〇大学(〇〇学部〇〇学科の)〇〇 〇〇です。

この度は、面接日程のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変恐縮なのですが、頂きました面接の日程はどうしても都合がつかず、お伺いすることができません。

こちらの都合で申し訳ございませんが、以下の日程で再度面接日をご調整いただくことはできますでしょうか。

◯月◯日(火) 13時以降

◯月◯日(木) 10時〜15時(15時に面接終了希望)

◯月◯日(金) 終日

上記、いずれの日程もご調整が難しいようでしたら、あらためて別の候補を挙げさせていただきます。

お手数、ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。

ご検討いただけますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。

================================

〇〇 〇〇(名前フルネーム)

〇〇大学〇〇学部

satou.shuukatsu@xxx.jp(メールアドレス)

090-xxxx-xxxx(電話番号)

================================

この例文は面接日程の再調整なので、企業に手間をかけさせてしまうことに対しての謝罪を入れましょう!

また、日程の再調整なので複数の日程を挙げておくのが常識ですね。

「就活の教科書」編集部

 

質問③:企業からの返信メールに返信した方が良い?

就活で企業からのメールの返信に関するよくある質問3つ目は、「企業からの返信メールに返信した方がいい?」です。

企業からの返信メールには、返信をした方がいいです。

やりとりがこれまで続いていたなら、企業側からのメールが来なくなるまで、つまり、自分の返信で終わらせるのがベストです。

しかし、企業から「返信不要」というメールが届いた場合については返信する必要はありません。

たしかに、何度もやりとりが続いてしまうとどこまで返信したらいいのか戸惑いますよね。

基本的に自分の番で終わらせるということを頭に入れておくと良いでしょう!

では以下で、企業へのメールの返信に関連する記事をまとめていたのでぜひ参考にしてみてください!

「就活の教科書」編集部

 

 

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まとめ:就活での企業からの返信メールはマナーを守って丁寧に書こう

この記事「【どこまで返す?】就活でのメール返信の例文と書き方 | 注意点,了解を使うのはあり? 」はいかがでしたか?

この記事では、「就活ではどこまで返信すべきか」「就活で企業からのメールに返信するときの書き方」などを詳しく解説しました。

また、「パターン別の企業からのメール返信の例文」も紹介しました。

さらに、「就活で企業からのメールに返信するときの注意点」「就活で企業からのメールに返信に関するよくある質問」についても詳しく解説しました。

では最後に、この記事を簡単にまとめておきます。

この記事のまとめ

◆就活では企業からのメールにどこまで返信すべき?

◆【パターン別】就活で使える企業からのメールの返信例文

  • 例文①:面接日程の確認の返信メール
  • 例文②:面接のお礼を伝えるメール
  • 例文③:面接を辞退する場合のメール
  • 例文④:内定を承諾する場合の返信メール

◆就活での企業からのメールに返信する時の書き方

  • 書き方①:件名をわかりやすく書く
  • 書き方②:宛名を正式名称で書く
  • 書き方③:本文はわかりやすく簡潔に書く
  • 書き方④:最後に署名を忘れずに書く

◆就活で企業からのメールに返信する時の注意点

  • 注意点①:24時間以内に返信する
  • 注意点②:返信メールの件名は「Re」を付けたままにする
  • 注意点③:誤字脱字に気を付ける

◆就活で企業からの返信メールに関するよくある質問

  • 質問①:メールで「了解」を使ってもいいの?
  • 質問②:質問メールを送る時の例文は?
  • 質問③:企業からの返信メールに返信した方が良い?

まとめ:就活での企業からの返信メールはマナーを守って丁寧に書こう