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【内定者が教える】OB訪問のメールマナーと今すぐ使えるテンプレ文

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この記事で分かること
  • OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレ
  • OB訪問のメールを「送信」する時のマナー
  • OB訪問にメールを「返信」する時のマナー
こんにちは、「就活の教科書」編集部の西川です。
OB訪問(企業訪問)を始めたばかりだと、OBに送るメールってどういう内容で送信すればいいのか悩みますよね。

「就活の教科書」編集部 西川

就活生くん

今までメールなんて使ってこなかったから、OBにメール送る時に気をつけるマナーを教えて欲しいです。

就活生ちゃん

OBの社会人とのメールのやりとりで印象が悪くなったらどうしよう…デキる就活生が送るテンプレ文を知りたいです。

就活生くん

OBへの連絡ってLINE(ライン)でもいいんですか?

 

そこでこの記事では、OB訪問で50人以上の社会人に会った「就活の教科書」編集部の西川が、OB訪問のメールについて以下を説明していきます。

  • OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレ
  • OB訪問のメールを「送信」する時のマナー
  • OB訪問にメールを「返信」する時のマナー

 

この記事で紹介するマナーを押さえれば、OBの社会人に「おっ!この子は期待できる」と思わせるメールのやりとりが出来ます。

OB訪問を始めたての就活生や、ビジネスメールの書き方が分からない就活生は、ぜひ最後まで読んでみてください。

 

 

OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレを紹介

就活生くん

さっそく、OB訪問のメールで使えるテンプレ文を教えてください!

それでは、OB訪問で今すぐ使えるメールテンプレートを紹介します。
OB訪問で送るメールは、「依頼メール」「リマインドメール」「当日のメール」「お礼メール」の4つです。

紹介するメールテンプレをそのままコピペすれば、OB訪問で恥をかかずに済みますよ。

「就活の教科書」編集部 西川

 

テンプレ①:依頼メール

OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレの1つ目は「依頼メール」です。

この文章は、実際に僕が使用していた文章のテンプレなのです。ぜひ参考にしてみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 西川

件名:【OB訪問のお願い】○○大学の〇〇 〇〇と申します。
株式会社××
○○部△△課
〇〇 〇〇 様

はじめまして。
突然のご連絡恐れ入ります。
○○大学の〇〇 〇〇と申します。
本日は、大学のキャリアセンターで〇〇様の名前を知り、OB訪問をさせて頂きたくご連絡致しました。
現在私は就職活動をしており、業界研究を進めていく中でとりわけ多くの実績を持つ貴社に、非常に魅力を感じました。
そこで、貴社で活躍されている〇〇様にぜひお話を伺いたく、この度はご連絡致しました。
お忙しい中大変恐縮ですが、下記日程でご都合がよろしい日時がございましたら、お時間をいただけないでしょうか。
・4月10日(月)10:00~20:00
・4月11日(火)13:00~20:00
・4月12日(水)10:00~17:00
もしいずれの日程でもご都合がつかない場合は、再度検討させていただければと思います。
ご多忙の中、大変恐れ入りますが、ご返信頂ければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
——————-
【大学】〇〇大学〇〇学部
【氏名】〇〇 〇〇
【電話】090-〇〇-〇〇
【メール】〇〇〇〇@riashu.jp
——————-

 

OB訪問の依頼メールについては、こちらの記事も参考になるので合わせて確認してくださいね。

 

テンプレ②:リマインドメール

OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレの2つ目は「リマインドメール」です。

リマインドメールを送ることで、OB訪問のキャンセルや当日のトラブルを防ぐことができます。

訪問前日にリマインドメールを送ることは、社会人のマナーとしても重要ですよ。

件名:【明日のOB訪問につきまして】○○大学の就活 花子です。

○○株式会社
○○部○○課
○○○○様

お世話になっております。
○○大学の就活 花子と申します。

先日はOB訪問をご了承いただき、誠にありがとうございました。
明日は16:00に〇〇カフェ(住所)でお待ちしております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

————————————————————————
○○大学○○学部○○学科
就活 花子(しゅうかつ はなこ)

自宅TEL:000-0000-0000
携帯TEL:000-0000-0000
E-mail:hanako-reashu@xxxxx.co.jp
————————————————————————

 

OB訪問のリマインドメールについては、以下の記事でテンプレを公開しています。ぜひ参考にしてくださいね。

 

テンプレ③:当日のメール

OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレの3つ目は「当日のメール」です。

ただし、前日にリマインドメールを送っていれば、当日にメールを送る必要はありません。

ちなみに、待ち合わせの時間に遅刻しそうな時や緊急事態にあった時は、メールでに加えて電話で遅刻する事実を先方に伝えましょう。

OB訪問の当日のマナーについては、こちらの記事が参考になるので合わせて確認してくださいね。

 

テンプレ④:お礼メール

OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレの4つ目は「お礼メール」です。

忙しい中、わざわざ時間を空けて頂いた事実に対して、OBの方にしっかりと感謝の意を述べましょう。

お礼メールを送るタイミングは、OB訪問をした当日中に送るのがベストです。

[件名]‌
【OB訪問のお礼】〇〇大学 就活 太郎‌
[本文] ××株式会社
○○部△△課
●● ●● 様
お世話になっております。

先ほどOB訪問させていただいた、
〇〇大学の就活 太郎と申します。

本日はお忙しい中お時間を作って頂き、
誠にありがとうございました。

●●さんからは学生に求められる素質や、
自分の強みをどう表現すれば良いのかについて
お話し頂き大変勉強になりました。

また、就職活動がを目標とした考え方ではなく、
●●さんのような「将来どうありたいか」
という人生観を参考にして、今後の就職活動に励みたいと思います。

改めまして、本日は誠にありがとうございました。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

 

OB訪問のお礼メールについては、以下の記事でテンプレを公開しています。ぜひ参考にしてくださいね。

 

僕は初めてのOB訪問で、第一志望だった会社の重役員にOB訪問を受けて頂いたのにも関わらず、お礼メールを送るのを忘れてしまい、先方を不快な気持ちにさせてしまった失敗経験があります。

皆さんは、お礼メールを送るのを忘れないようきちんと当日中に送りましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

OB訪問のメールを「送信」する時のマナー4つ

OB訪問で使えるメールテンプレを紹介した後に、OBにメールを送る時のマナーを知っておきましょう。

マナーを知らずにOBにメールを送ってしまうと、OBに不快な思いをさせてしまう恐れがあります。

OBへメールを送る時のマナーを知っているよという就活生は、さっそく次の項目でテンプレを確認してくださいね。

「就活の教科書」編集部 西川

 

OB訪問でメールを返信する時のマナーは4つあります。

OB訪問でメールを送信する時のマナー
  • 送信マナー①:メールに誤字脱字がないか注意する
  • 送信マナー②:時間帯に注意する
  • 送信マナー③:メールに「件名」を書く
  • 送信マナー④:メールに「宛名」と「署名」を書く
この4つの送信マナーを押さえれば、OBの方に失礼のないメールのやりとりが出来るので、ぜひ参考にしてみてください。

「就活の教科書」編集部 西川

 

送信マナー①:メールに誤字脱字がないか注意する

OB訪問でメールを返信するマナーの1つ目は、OBにメールを送る際に、誤字脱字がないか注意することです。

誤字脱字があるということは、書いた文章を確認もせずに送信したことになります。

そんな雑に送られてきたメールを見れば、OBの方は「自分は重要に思われていないんだな」と感じるでしょう。

社会人の方は忙しい時間を割いてあなたに会ってくれています。
失礼のないように誤字脱字がないかメールを送る前に確認しましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

送信マナー②:時間帯に注意する

OB訪問でメールを返信するマナーの2つ目は、OBにメールを送る時間帯に注意することです。

注意すべき時間帯とは22時以降の時間帯です。

仕事が終わり、休まれている時間帯にメールが送られてくることに対して不快に思われる社会人もいます。

もし返信が22時以降になってしまうのなら、翌朝に返信しましょう。

どうしても夜にメール送らなければならない場合、「夜遅くに申し訳ございません」と一言添えてから返信しましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

送信マナー③:メールに「件名」を書く

OB訪問でメールを返信するマナーの3つ目は、メールに「件名」を書くことです。

OB訪問のメールを送る際、社会人の方がひと目で内容を理解できるように「件名」を必ず書きましょう。

「なんて書けばいいのか分からない」という方のために、メールの件名のテンプレ/例を紹介します。

  • 【OB訪問のお願い】〇〇大学 氏名
  • 【OB訪問の日程について】〇〇大学 氏名
  • 【OB訪問のお礼】〇〇大学 氏名

 

送信マナー④:メールに「宛名」と「署名」を書く

OB訪問でメールを返信するマナーの4つ目は、メールに「宛名」と「署名」を書くことです。

「宛名」とは、相手の会社・所属・名前などOBの相手方の情報を文章の始めに書きます。

「宛名」の例
株式会社〇〇 〇〇部 〇〇様

 

「署名」とは、自分は一体何者なのかを文章の最後に書きます。

就活生は、大学名・名前・電話番号・メールアドレスなどを書きましょう。

「署名」の例
〇〇大学 〇〇学部
〇〇 〇〇
090-〇〇-〇〇
〇〇〇〇@mail
OB訪問のメールを送る際、「宛名」と「署名」をしっかり書きましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

就活生くん

なるほど。OB訪問でメールを送る時は、誤字脱字・時間帯・件名・宛名・署名に特に注意すればいいのですね。
はい、その通りですよ。
次は、OB訪問のメールに返信するマナーを確認しましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

OB訪問にメールを「返信」する時のマナー4つ

就活生くん

これでOBの社会人にメールを送ることに自信がつきました!
それはよかったです。では次に、OBからのメールに返信する時のマナーについて紹介していきます。

最後にこの項目で紹介するマナーを押さえたらOB訪問のマナーに関して完璧です。

「就活の教科書」編集部 西川

 

返信マナー①:メールの返信は24時間以内に行う

OB訪問でメールを返信するマナーの1つ目は、メールの返信が24時間以内に行うことです。

メールはすぐに返信するのが社会人のマナーの基本です。

OBの社会人は、忙しい中であなたと会う時間を調整してくれます。

あなたの返信が遅いと、OBの社会人の予定調整が滞ってしまいますので最低でも24時間以内に返信しましょう。

 

返信マナー②:件名は消さずにそのまま使用する

OB訪問でメールを返信するマナーの2つ目は、件名は消さずにそのまま使用することです。

ビジネスメールでは、メールに件名をつけて送信することがマナーです。

件名を消してしまうと、前後の流れが把握しづらくなります。

また社会人は、同時に複数の人間とやり取りしていることもあるため、件名で主題を把握できることは重要な要素になります。

メールのラリーを繰り返すことで、「re:re:○○」の様に、件名にre:が増えていきますが気にしなくて大丈夫です。

あまり長くなるようでしたら、話の内容に合わせて新たな件名を設定しましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

返信マナー③:前のメールを引用して返信する

OB訪問でメールを返信するマナーの3つ目は、前のメールを引用して返信することです。

前のメールを引用することで、これまでのやり取りを確認しながら返信を考えられるため、メール内容の抜け漏れの発生を予防できます。

 

返信マナー④:自分のメールでやり取りを終える

OB訪問でメールを返信するマナーの4つ目は、自分のメールでやり取りを終えることです。

OBとのメールは、日程調整などで何度もやり取りすると思います。

やり取りの最後になるメールは、内容が簡潔になってもいいので自分発信で終わりましょう。

社会人からすると、メールの返信が無いことに不安を覚える人もいるかもしれません。

やり取りを終えたい場合は、失礼が無い程度に内容を絞って簡潔に返信することを意識しましょう。

 

OB訪問する社会人を探すには、専用のサイト/アプリを利用してみてください。

「就活の教科書」編集部 西川

 

OB訪問の連絡はメールでなければいけないの?

就活生くん

サークルの先輩にOBの連絡先をLINEで教えて頂いたのですが、このままLINEで連絡しても良いのでしょうか。
連絡手段についてはまだ説明していませんでしたね。

ではこの項目で、OB訪問の連絡手段について説明していきましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

メールが一般的

基本的にはOB訪問のやり取りの手段は、メールで行うのが一般的なマナーです。

ただし、相手のOBが他の連絡手段を指定した場合は、その指定に沿うのが無難です。

社会人は、仕事の予定管理をメールで管理していることが多いです。

メール以外の連絡手段でコンタクトを取ると忘れられる可能性があるので、メールで連絡するのが無難です。

「就活の教科書」編集部 西川

 

LINE(ライン)は関係性による

OB訪問のやり取りの手段でLINEは、相手との関係性によります。

OBにメールで連絡を取るのはマナーであって、メールでなれけばいけない訳でもありません。

LINEで連絡を取り合っていたならLINEでも構いませんし、Facebookで連絡を取り合っていたならFacebookでも構いません。

相手との関係性や連絡を取り合っていた手段に応じて、臨機応変に対応しましょう。

「就活の教科書」編集部 西川

 

OBとの連絡をLINEで取ることについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

【内定者が教える】OB訪問の連絡でLINEはアリorナシ? 社会人との正しい連絡手段とは

 

まとめ:OB訪問のメールマナーはテンプレを使えば簡単!

いかがでしたでしょうか。

この記事では、OB訪問を50人行った「就活の教科書」編集部の西川が、
①OB訪問のメールを「送信」する時のマナー、②OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレ、③OB訪問にメールを「返信」する時のマナー、④OB訪問の連絡はメールでなければいけないかを説明してきました。

この記事で伝えたかったこと
  • OB訪問のメールマナーを押さえたテンプレ
  • OB訪問のメールを「送信」する時のマナー
  • OB訪問にメールを「返信」する時のマナー

OB訪問のメールは、マナーさえ押さえれば失礼のない丁寧なメールを送れます。
この記事を参考にして、皆さんのOB訪問に役立ててください。

「就活の教科書」には他にも、OB訪問に役立つ記事があるので、ぜひ合わせて参考にしてみてください。

「就活の教科書」編集部 西川