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【内定者が教える】”内定辞退”の電話での伝え方 | マナー,会話の例も

【内定者が教える】"内定辞退"の電話での伝え方 | マナー,会話の例も

みなさんこんにちは!
「就活の教科書」編集部の橋口です。
就活が進むと内定をもらえるようになるかもしれません。
もし、内定辞退をするとしたら、電話で辞退しますか?

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退の電話は怖いので、正直したくないです。
内定辞退はメールではなく、電話でするべきなんですか?

就活生くん

内定式に参加した後に、内定辞退を決意したので怖いですね。
内定辞退の電話を何事も無く終えるための対処法を知りたいです。

内定辞退の電話をしたくても、怖くてなかなか電話できない。
そんな就活生の内定辞退に関する悩みを解決しましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

この記事では、内定辞退に厳しい金融業界の内定辞退経験を持つ僕が、内定辞退を電話でするべき理由電話するときのマナー、ポイント、会話例を紹介しています。

さらに、「内定辞退の電話が怖い!」という就活生に向けて、穏便に電話を終わらせるための対処法を解説しています。

内定辞退の電話をしなければならないけど、なかなか一歩踏み出せない。

そんな就活生の悩みを解決する記事となっています。

ぜひ、最後まで読んでください。

 

内定辞退を「電話」でするべき理由2つ

naiteizitai dennwa

就活生ちゃん

内定辞退は、電話とメールどっちで連絡するべきですか?

内定辞退の連絡は、先方からの指定がない限りは電話で行うようにしましょう。
内定辞退の連絡を電話で行うべき理由を解説します。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退を電話ですべき理由は2つあります。

内定辞退を電話ですべき理由
  • 理由①:早く伝えられる
  • 理由②:確実に伝えられる

それでは一つずつ解説していきますね。

 

理由①:早く伝えられる

内定辞退を電話ですべき理由の1つ目は、早く伝えることが出来るからです。

内定通知を出してから、企業は就活生の入社に向けて準備を進めています。

また、採用人数の調整など、企業が採用計画を変更している可能性もあります。

そのため、企業側の負担を軽減するために、就活生は出来るだけ早く内定辞退の連絡をする必要があります。

企業側に早く内定辞退の旨を伝えるために、内定辞退は電話で行いましょう。

メールや手紙だと、就活生の内定辞退連絡と企業側の確認に時間差が生じてしまいます。
この時間差が、企業に迷惑をかけてしまうことが多いので、内定辞退の連絡は電話でするようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

理由②:確実に伝えられる

内定辞退を電話ですべき理由2つ目は、確実に伝えることが出来るからです。

メールや手紙では、内定辞退の連絡を企業側が確認したか、就活生が知ることはできません。

そのため、就活生は連絡したのに企業側が把握していない、という状況が生じてトラブルになる可能性があります。

 

一方で電話であれば、直接企業側に内定辞退を伝えることが出来ます。

企業側に確実に内定辞退を伝えるためにも、内定辞退は電話で行いましょう。

僕が就活していた時も、内定辞退は全て電話で行いました。
電話連絡は怖いかもしれませんが、企業への感謝の気持ちも込めて、連絡は電話で行いましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

やっぱり内定辞退は電話なんですね!
では、内定辞退の電話をするときに守るべきマナーはありますか?

内定辞退の電話マナーは、基本的に就活中のマナーと同じです。
それでは、次に最低限守るべきマナーを紹介しますね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退の電話のマナー3つ

naiteizitai mana-

内定辞退の電話をするときに守るべきマナーは3つあります。

内定辞退の電話のマナー
  • マナー①:時間に気を付けよう
  • マナー②:期限を守ろう
  • マナー③:正直に話そう

就活をしていれば、どのマナーも勝手に身についていますよね!
内定辞退の連絡も特別なことは何もないので、基本的なマナーを守りましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー①:時間に気を付けよう

内定辞退の電話をするときに守るべきマナー1つ目は、「時間に気を付けること」です。

内定辞退の電話をする時は以下の時間を避けて電話しましょう。

  • 就業開始後1時間:メールの処理などで忙しい
  • お昼休み:不在の可能性が高い
  • 就業終了前1時間:明日の準備に追われて忙しい

就業時間などは、企業ごとに異なるので新卒採用の募集要項を参考にしましょう。

注意!

内定辞退を金曜日の午後などに決断した場合は、多少遅い時間になっても連絡しましょう。
土日をはさんでしまうと、連絡がかなり遅くなってしまいます。

 

マナー②:期限を守ろう

内定辞退の電話をするときに守るべきマナー2つ目は、「期限を守る」ことです。

これは、マナーとして当たり前ですね。

もし期限以内に回答できない場合は、人事部に期限の延期を交渉しましょう。

全く連絡をしないまま期限を破る行為は、マナー違反です。

内定辞退の連絡の期限に関しては以下を参考にしてください。

  • 「内定通知」をまだ承諾していない:最低でも1週間以内
  • 「内定通知」を既に承諾している:入社日の2週間前まで

期限関係なく、できるだけ早く連絡するようにしましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

マナー③:正直に話そう

内定辞退の電話をするときに守るべきマナー3つ目は、「正直に話す」ことです。

内定辞退の電話をすると、「なぜ辞退するのか?」と質問されることが多いです。

そこで、適当な嘘をついてごまかすのは、相手に非常に失礼な行為です。

正直に内定を辞退した理由を話すようにしましょう。

ただ伝え方には注意してください!
例えば、「第一希望だった企業から内定を頂きました。」は相手に失礼ですよね。
「自分の適正と近い企業を選択しました。」のように相手を傷つけない表現に言い換えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

内定辞退の電話のマナーって、結構面倒くさいですね…。
内定辞退の電話をする時のポイントは無いんですか?

上記のマナーさえ守っていれば、内定辞退の電話は問題なく終えることが出来ます。
ただ、型にはめて電話する方が簡単だと思うので、内定辞退する時のポイントを解説しますね!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退の電話のポイント3つ

内定辞退の電話をする場合は、以下のポイントを参考にしてください。

内定辞退の電話のポイント
  • ポイント①:感謝の気持ちを示す
  • ポイント②:内定辞退をはっきり伝える
  • ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

電話で内定辞退を報告する時は、ポイント①から順番に伝えましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント①:感謝の気持ちを示す

内定辞退の電話のポイント1つ目は、「感謝の気持ちを示す」ことです。

そもそも内定辞退が出来るのは、内定を出した企業があるからこそです。

就活生の皆さんは「内定を頂けたこと」、「就職活動を通してお世話になったこと」に感謝しましょう。

就活中のどんな場面でも、相手への感謝は重要ですよね!
時間・お金・労力を懸けて内定を出してくれた企業には、自分の口で感謝の気持ちを伝えましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント②:内定辞退をはっきり伝える

内定辞退の電話のポイント2つ目は、「内定辞退をはっきり伝える」ことです。

たまに、こんな悩みを持った就活生がいます。

就活生ちゃん

いざ電話をかけてみると、緊張して内定辞退を報告できなくなってしまいます。
そのまま人事の言葉に上手くのせられて、もう少し検討することになりました・・・。

このように、内定辞退の連絡がズルズルと伸びてしまわないために、内定辞退ははっきりと伝えましょう。

人事部に「もう少し考えてみて!」と言われても、断る覚悟を持って電話しましょう。

内定辞退の連絡が遅くなると、就活生も企業も両方とも損をします。
自分の進路を早く決めるためにも、内定辞退の連絡ははっきり伝えましょう!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

内定辞退の電話のポイント3つ目は、「自分に非がある場合は、謝罪する」ことです。

自分に非があるとは、例えばこのような場合です。

  • 内定承諾期間を延ばしてもらったが、内定辞退をすることになった。
  • 面接では「第一志望だ」と言ったが、内定辞退した。
  • 企業側にOB/OG訪問の先輩を紹介してもらっていた。

内定辞退は、企業の期待を裏切る行為になってしまうので、謝罪をする方が無難です。

「企業の好意を裏切ってしまった」と思う場合は、謝罪するようにしておきましょう。

企業側も謝罪されると言い返しにくくなります。
誠心誠意気持ちを込めて、謝罪するようにしましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生くん

もっと具体的に、電話で何と話せばいいのか教えてください!

では、内定辞退の電話をする時の会話の例を紹介しますね。
このテンプレさえ守っていれば、内定辞退の電話は簡単に終わらせることが出来ます。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退の電話の会話例

電話で内定辞退の連絡をする時の会話例を紹介します。

お世話になります。
先日、内定の通知をいただきました△△大学、△△学部の橋口と申します。
採用担当の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか?

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

はい、採用担当の〇〇です。

〇〇様、お世話になります。
△△大学、△△学部の橋口と申します。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
大変身勝手で申し訳ないのですが、御社から頂いた内定を辞退させていただきたいと考え、この度はご連絡差し上げました。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

そうなんですね…。
差し支えなければ、他の企業様をお選びになった理由を教えて頂けませんか?

はい、ありがたいことに複数の企業様から内定通知を頂くことが出来ました。
そこで、自分がキャリアを通して実現したいことを再度考え直した結果、最も実現できる企業が××社だと考えました。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

そういった理由があって、お選びになったんですね。
ただ、それなら弊社でも橋口さんの夢を実現できますよ!

そう仰っていただき、大変光栄です。
ただ、私も考え尽くして導いた決断ですので、改めて考え直すことはございません。
御社の社員の方々や採用担当の〇〇様には、就職活動を通して非常にお世話になりました。
ご好意を裏切る形となってしまい、またご迷惑をお掛けしてしまい、申し訳ございません。

「就活の教科書」編集部 橋口

人事さん

いえいえ、橋口さんが考え抜いて決断された結果です。
残念ではありますが、この電話をもちまして内定辞退の旨を承りました。
ご連絡ありがとうございました。

貴重なお時間を頂き、ありがとうございました。
失礼いたします。

「就活の教科書」編集部 橋口

内定辞退を電話で行うと、このような流れで進みます。

企業側から引き留められる可能性もありますが、きっぱり断るようにしましょう!

 

内定辞退の電話って怖い?

dennwa kowai

就活生ちゃん

今まで企業との連絡はメールで行っていたので、自分から電話するのはちょっと怖いです。
人事部から怒鳴られる、みたいな噂も聞きましたし・・・。

内定辞退の電話って怖いですよね。
企業に自分から電話する機会なんて滅多にないですし、怒られるかもって思いますよね。
そんな就活生の皆さんに、内定辞退の電話を経験した僕から助言をします。

「就活の教科書」編集部 橋口

結論から述べると、内定辞退の電話は全く怖くないので、心配せず電話しましょう。

内定通知を承諾した後であれば、注意される可能性はありますが、怒鳴られるようなことはありません。

言われてもこのぐらいです。

もう入社手続き始めてたんだから…。
来年から社会人になるんだから、もっと早く連絡しなさい。

人事さん

怖がって内定辞退の連絡を先延ばしにすることが、最もしてはいけないことです。

内定辞退をした時に怒られる可能性はかなり低いですが、怒られないためにも適切なマナーに沿って対応しましょう。

僕は、2社の内定辞退を電話でしましたが、全く怒られませんでした。
むしろ、××社でも頑張ってくださいね!と応援してくれました。

「就活の教科書」編集部 橋口

就活生ちゃん

そうは言っても、やっぱり直接電話するのは怖いし、緊張します。

怒られないとわかっていても、内定辞退の電話は怖いですよね。
そんな就活生に、内定辞退の電話をなるべく穏便に終わらせるための対処法を紹介します。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法3つ

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法は3つあります。

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法
  • 対処法①:マナーを守る
  • 対処法②:テンプレに従う
  • 対処法③:無心で謝る

対処法①、②を守っていれば、内定辞退の電話は問題なく終えることが出来ます。
それでも怖い場合は、対処法③を参考にしてください!

「就活の教科書」編集部 橋口

 

対処法①:マナーを守る

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法1つ目は、マナーを守ることです。

内定辞退の決断をしたときは、出来るだけ早く、適切な時間に、感謝と謝罪の気持ちを伝えるべきです。

企業側の注意を穏便に鎮めるためにも、反論などは絶対にしないようにしましょう。

 

対処法②:テンプレに従う

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法2つ目は、テンプレに従うことです。

自分なりの言葉で内定辞退を伝えると、誤って相手にとって不快なことを言ってしまう場合があります。

内定辞退の電話を穏便に終わらせるためにも、先ほどのテンプレに従って内定辞退を伝えるようにしましょう。

 

対処法③:無心で謝る

内定辞退の電話が怖い就活生の対処法3つ目は、無心で謝ることです。

人事の口調に合わせて、「はい、大変申し訳ございません」と謝り続けましょう。

心の中では、「今日の夜ご飯は何にしようかな~」など好きなことを考えて大丈夫です。

とにかく、人事部の注意や説教をまともに聞かず、謝り続けることを徹底しましょう。

この対処法には、誠心誠意謝っているように見せかける演技力も重要です。
おススメはしないですが、、内定辞退の電話がどうしても怖い就活生は試してみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 橋口

 

就活は内定をもらってからも考えなくてはならないことがたくさんあります。

内定後の流れを理解できていない人は、内定をもらったらすべきことが分かりますので、こちらの記事を参考にしてみてくださいね。

「就活の教科書」編集部 橋口

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まとめ:内定辞退の電話は怖くない!

今回の「【内定者が解説】内定辞退の電話が怖い!怒られる?対処法,マナー,会話例も」はいかがだったでしょうか。

この記事では、内定辞退の電話をする時のマナーやポイント、実際の会話例を紹介しました。

また、「内定辞退の電話が怖い!」という就活生に向けて、対処法を解説しました。

この記事のまとめ

<内定辞退は電話でするべき>

  • 理由①:早く伝えられる
  • 理由②:確実に伝えられる

<内定辞退の電話のマナー>

  • マナー①:時間に気を付けよう
  • マナー②:期限を守ろう
  • マナー③:正直に話そう

<内定辞退の電話のポイント>

  • ポイント①:感謝の気持ちを示す
  • ポイント②:内定辞退をはっきり伝える
  • ポイント③:自分に非がある場合は、謝罪する

<内定辞退の電話が怖い就活生の対処法>

  • 対処法①:マナーを守る
  • 対処法②:テンプレに従う
  • 対処法③:無心で謝る

内定辞退に厳しい金融業界の内定辞退を経験した僕が言えるのは、内定辞退は全く怖くない!ということです。
就活生の皆さんは、自分が決めた進路に誇りをもって、内定辞退する企業には出来るだけ早く連絡するように心がけましょう。

「就活の教科書」編集部 橋口